Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Les listes de documents dans BIMcollab fonctionnent comme une collection de documents et de dossiers intelligents et flexibles qui permettent de regrouper et de réutiliser des documents dans plusieurs contextes de projet.

⚠️ Remarque : Toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles dans tous les Tiers. Pour vérifier si elles sont incluses dans votre abonnement, consultez la liste de comparaison des Tiers ou contactez votre administrateur. Si une fonctionnalité n’est pas disponible, il se peut que vous deviez passer à un niveau supérieur.

Qu’est-ce qu’une liste de documents ?

Les listes de documents sont une collection de documents dans la gestion documentaire de BIMcollab. Bien qu’elles puissent servir à simplement regrouper des documents, elles peuvent aussi fonctionner comme des dossiers intelligents qui référencent dynamiquement des documents selon des critères définis.

Dans de nombreux projets, le même document est nécessaire dans différents contextes. Par exemple, un plan peut devoir apparaître dans un dossier de soumission, ainsi que dans une liste de documents à jour à partager en interne entre différentes disciplines. Les équipes gèrent souvent cela en créant des copies en double des documents ou en organisant manuellement les mêmes fichiers à plusieurs endroits.

Cela peut entraîner :

Des versions incohérentes
Des fichiers en double
Un effort de gestion supplémentaire
Une traçabilité réduite

Les listes de documents offrent une approche plus flexible. Chaque version de document est stockée une seule fois dans BIMcollab, tandis que les listes de documents font référence à ces versions sans créer de doublons. Cela permet à un même document d’appartenir à plusieurs listes de documents en même temps.

Cette flexibilité donne aux listes de documents deux usages importants :

Comme collections de documents pouvant être partagées, révisées ou téléchargées.
Comme structures organisationnelles dynamiques pour gérer et regrouper les documents selon différents contextes.

Comment les listes de documents gèrent-elles les versions ?

Les listes de documents peuvent être configurées de deux manières selon la façon dont les versions doivent être gérées.

⚠️ Attention : La gestion des versions est configurée par document lors de l’ajout du document à une liste de documents. Cela signifie qu’une même liste de documents peut contenir à la fois des documents qui utilisent toujours la dernière version et d’autres verrouillés sur une version spécifique.

Listes de documents à la dernière version (version dynamique)

Ces listes contiennent toujours la version la plus récente de chaque document inclus. Lorsqu’une nouvelle version est téléchargée, la liste se met à jour automatiquement.

Cas d’utilisation :

Documentation de projet en cours
Plans approuvés à jour
Accès aux informations les plus récentes

Listes de documents à version figée (version verrouillée)

Ces listes contiennent des versions spécifiques de documents sélectionnées à un moment donné. Le contenu de la liste ne change pas automatiquement lorsque de nouvelles versions sont téléchargées.