Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Téléchargement de documents
Lors du téléchargement de documents, BIMcollab demande des informations sur le document, qui peuvent être remplies automatiquement à l’aide d’une liste de téléchargement spéciale. Cela est particulièrement utile pour de grands lots de fichiers. La liste de téléchargement relie chaque nom de fichier à ses informations, garantissant des données cohérentes et précises. En téléchargeant la liste en même temps que les fichiers, les informations sont copiées automatiquement. Si une convention de nommage des documents (DNC) est active, le nom du document est généré à partir de ces informations (métadonnées).
Créer une liste de téléchargement
La plupart des logiciels de dessin et de modélisation permettent d’exporter les données du cartouche d’un dessin directement dans un fichier Excel. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour remplir la liste de téléchargement BIMcollab. Mettre cela en place peut demander un peu d’effort, mais cela fait gagner du temps lors du téléchargement des fichiers et garantit que les informations du document dans BIMcollab correspondent exactement au dessin, tout en évitant les fautes de frappe.
Vous pouvez choisir l’une des options ci-dessous pour utiliser notre liste de téléchargement, disponible en différentes langues :
Télécharger la liste de téléchargement - Anglais
Télécharger la liste de téléchargement - Néerlandais
Pour créer une liste de téléchargement, suivez les étapes ci-dessous :
Étape 1 :
Ouvrez le fichier Excel que vous avez téléchargé. La feuille est organisée en quatre grandes catégories : Nom du document (1), Nom du fichier (2), Détails du document (3) et Détails de la version (4).
Étape 2 :
Dans la colonne A, saisissez le nom du document qui sera utilisé pour ce fichier dans BIMcollab. Notez que si une convention de nommage des documents a été activée pour votre projet, elle doit être respectée. Si vous n’avez pas rempli le nom du document ou s’il n’est pas conforme à la DNC active, le nom du document dans la liste de téléchargement sera ignoré et le nom sera généré automatiquement. Seule la partie champ libre du nom du document dans la liste sera copiée dans ce cas. BIMcollab vous en informera lorsque cela se produit.
Étape 3 :
Dans la colonne B, indiquez le nom du document à télécharger, extension comprise. Voir sur l’image ci-dessous : "test.pdf" où ".pdf" est l’extension du fichier.
Le nom du fichier sert uniquement à retrouver la bonne ligne dans l’Excel. Les métadonnées ne sont pas extraites de celui-ci.
Étape 4 :
Dans les colonnes C à L, remplissez les informations requises du document, y compris la structure spatiale, le type de document, la discipline, l’auteur, la date du document, les descriptions 1 à 3, les étiquettes et les codes du lot de travaux.
Si les métadonnées requises sont manquantes ou ne correspondent pas à BIMcollab, ces champs ne seront pas remplis lors du téléchargement. Avec une DNC active, le nom du document ne peut pas être finalisé tant que les métadonnées ne sont pas connues. BIMcollab n’utilise alors pas le nom de la colonne A.
Étape 5 :
Dans les colonnes M à S, remplissez les détails de la version, qui incluent le numéro de version, la date de version, le statut, la description de la version, l’échelle, le format papier et les pièces jointes. Les champs avec un astérisque dans la liste de téléchargement doivent être remplis ; sinon, ils peuvent être complétés tant que le document est dans l’onglet Brouillons ou via le panneau d’édition. Pour une nouvelle version, seuls les champs de version (numéro, date, statut, etc.) sont utilisés. Les métadonnées au niveau du document dans la liste n’écrasent pas le document existant.
Les règles du jeu
L’utilisation d’une liste de documents implique des règles spécifiques. Cela garantit que BIMcollab lit le fichier Excel uniquement comme une liste de téléchargement, et non comme un document à stocker. La liste doit être mise à jour pour chaque nouvelle version de fichier et toujours téléchargée en même temps que les documents correspondants. Si elle respecte les exigences ci-dessous, BIMcollab la traitera correctement :
Le nom du fichier de la liste de téléchargement contient le mot « upload list ». Du texte peut être ajouté avant ou après.
L’extension du fichier est .xlsx .
Utilisez les mêmes noms de colonnes que dans le modèle.
Ces noms de colonnes doivent toujours se trouver à la 4e ligne du fichier Excel.
L’ordre des colonnes n’a pas d’importance, il peut donc être modifié par rapport à l’exemple.
Les lignes 1 à 3 ne sont pas lues, vous pouvez y placer des données de projet, logos ou explications personnelles.
Chaque ligne avec un nom de document est considérée comme un fichier. N’ajoutez donc pas de sous-titres dans ces lignes.
La colonne du nom de fichier doit aussi contenir l’extension, par exemple : dessin.pdf .
Le contenu des cellules doit correspondre exactement aux métadonnées définies sur BIMcollab.
Les versions suivantes gardent l’identité et les métadonnées du document existant. Le fait qu’un téléchargement soit considéré comme un nouveau document ou une nouvelle version dépend uniquement du nom du document.
BIMcollab recherche les noms de fichiers dans la liste de téléchargement lors du téléchargement. Seuls les fichiers téléchargés en même temps que la liste sont lus. La liste de téléchargement peut donc contenir des lignes supplémentaires pour d’autres fichiers, mais elles ne seront pas prises en compte. BIMcollab signale les fichiers qui n’ont pas été trouvés.
La liste de téléchargement peut contenir des informations supplémentaires et être mise en forme, par exemple avec des couleurs ou des sous-titres. Veillez à ce que ces informations soient toujours dans leur propre colonne, qui ne sera pas lue par BIMcollab.
Télécharger avec une liste de téléchargement
📝 Remarque : Ce processus s’applique au paramètre avancé de téléchargement de documents. Les documents téléchargés sont d’abord enregistrés comme brouillons, afin que vous puissiez les vérifier avant de les partager.
Pour télécharger vos documents avec une liste de téléchargement, suivez les étapes ci-dessous :
Étape 1 :
Sélectionnez le niveau sur lequel vous souhaitez enregistrer vos documents (emplacement, projet ou phase de projet). Rendez-vous sur la page Documents et cliquez sur Ajouter au projet. Selon le niveau sélectionné, ce bouton peut indiquer Ajouter à l’emplacement ou Ajouter à la phase du projet. Sélectionnez ensuite Liste de téléchargement.
💡 Astuce : Vous ne pouvez pas glisser-déposer une liste de téléchargement dans le tableau des brouillons. Utilisez toujours l’option “Liste de téléchargement” pour télécharger des documents avec une liste de téléchargement.
Étape 2 :
Glissez-déposez ou sélectionnez le(s) fichier(s) avec la liste de téléchargement à importer puis cliquez sur Télécharger.
Étape 3 :
Vérifiez les notifications, le cas échéant. BIMcollab vous informe lorsque :
Un fichier n’est pas trouvé dans la liste de téléchargement.
Un nom de document dans la liste ne correspond pas à ses métadonnées. Lorsqu’une convention de nommage est active, BIMcollab ignore le nom de la liste et construit le nom du document à partir des métadonnées.
Des métadonnées obligatoires sont manquantes ou ne correspondent pas aux valeurs définies dans BIMcollab.
Étape 4 :
Allez dans l’onglet Brouillons. Vos fichiers téléchargés y apparaissent comme brouillons, avec les métadonnées de la liste déjà renseignées. Dans l’onglet Brouillons, vous pouvez ajouter des colonnes, rechercher, modifier et supprimer des brouillons.
Étape 5 :
Vérifiez et complétez les métadonnées. Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires. S’ils n’ont pas été remplis via la liste de téléchargement, ajoutez-les manuellement :
Un document : ouvrez le brouillon pour le modifier.
Plusieurs documents : sélectionnez les brouillons et modifiez-les ensemble. Les champs avec des valeurs différentes affichent “Valeurs multiples”.
📝 Remarque : Vous ne pouvez pas modifier plusieurs documents en même temps si :
vous n’avez pas la permission de modifier un ou plusieurs des documents sélectionnés.
votre sélection mélange des documents de projet et des documents de phase de projet.
un ou plusieurs des documents sélectionnés sont gelés.
Si plusieurs de ces cas s’appliquent, seule la première raison de cette liste s’affichera.
Étape 6 :
Sélectionnez les brouillons que vous souhaitez partager et cliquez sur Partager.
⚠️ Attention : Si un brouillon sélectionné comporte une erreur, aucun des brouillons sélectionnés ne pourra être partagé. Désélectionnez les brouillons en erreur pour partager les autres.
Étape 7 :
Vos documents apparaissent maintenant dans l’onglet Partagés.
Liste de téléchargement de réservations
Lors du téléchargement de documents dans BIMcollab, vous pouvez également utiliser des réservations comme remplaçants temporaires pour des documents que vous téléchargerez plus tard.
Vous pouvez créer des espaces réservés en masse en téléchargeant une liste. Suivez les mêmes étapes et règles de jeu que ci-dessus, mais téléchargez uniquement la liste, sans aucun fichier. Chaque ligne de la liste devient un espace réservé pour un futur fichier
❗ Avertissement : Lors de la création de la liste de téléchargement, les champs de métadonnées liés à la dernière version doivent rester vides, car ces informations ne peuvent pas être prévues à l'avance. Toutes les colonnes bleu clair dans la liste Excel, y compris les champs Données du fichier, Date du document et tous les détails de version doivent rester vides. Ces informations seront ajoutées lors du téléchargement des modèles réels.