Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
Dentro de la gestión de documentos de BIMcollab, el nombre del documento es muy importante, porque toda la gestión de versiones depende de los nombres de documentos correspondientes.
Las convenciones de nomenclatura de documentos son esenciales para organizar archivos de manera estructurada y coherente. Las convenciones de nomenclatura bien estructuradas proporcionan claridad sobre el contenido y el contexto de un documento.
Una convención de nomenclatura de documentos es un grupo de reglas utilizadas para nombrar documentos de proyectos de manera consistente. Las mismas reglas de nomenclatura se aplican a todos los que suben documentos a la fase activa del proyecto.
❗ Advertencia: La convención de nomenclatura de documentos solo está disponible al usar la Configuración de Carga Avanzada de Documentos. Lea más sobre la configuración de carga de documentos aquí.
Siga los pasos a continuación para crear convenciones de nomenclatura de documentos para su proyecto.
1. Crear una convención de nomenclatura
Los administradores del espacio pueden añadir una nueva convención de nomenclatura desde la página de Administración. Haga clic en la pestaña Configuración (1) en el menú de la izquierda. Seleccione la pestaña Convención de Nomenclatura de Documentos (2), y haga clic en el botón Añadir (3) en la esquina superior derecha.
Se abre un nuevo menú, donde puede crear la nueva convención de nomenclatura. Comience añadiendo el nombre y la descripción de la convención, así como eligiendo la longitud del campo libre.
El campo libre es un identificador único para cada documento, que consiste en nombres, letras y caracteres especiales.
En la siguiente parte, seleccione cuál será la estructura de su convención de nomenclatura. Se divide en los siguientes campos de metadatos: Empresa, Disciplina, Ubicación, Proyecto, Fase del Proyecto y el nombre(s) de campo único, y Campos Personalizados (si hay alguno configurado en sus metadatos).
El campo “Libre” es obligatorio para cada convención, y como tal ya está añadido a la fórmula de la convención de nomenclatura.
📝 Nota: Todos los campos listados deben tener abreviaturas configuradas para poder ser utilizados en la convención. Las abreviaturas se gestionan en las pestañas Configuración, Empresas, Ubicaciones, Proyecto o Campo Personalizado respectivamente.
💡 Consejo: Cada equipo debe acordar, como parte de la configuración de su proyecto, la estructura de la convención de nomenclatura a utilizar, así como el orden secuencial de los caracteres del campo Libre.
Para crear su convención de nomenclatura, arrastre y suelte cualquier campo en cualquier orden en la fórmula de la convención de nomenclatura a continuación.
También puede usar delimitadores, como guion (-), guion bajo (_), punto (.) o espacio ( ), para separar los campos y hacerlos más legibles. Puede reorganizar los campos de metadatos y delimitadores en cualquier orden arrastrándolos a la izquierda o derecha en la convención, o eliminarlos de la fórmula haciendo clic en el símbolo 'x'.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la pantalla.
❗ Advertencia: La convención de nomenclatura de documentos se puede editar después, como cambiar el orden o eliminar campos. Estos cambios solo se aplican a los documentos futuros, los documentos existentes permanecen con el mismo nombre.
Las convenciones de nomenclatura de documentos se pueden eliminar, o se puede aplicar una nueva convención de nomenclatura a la fase del proyecto. En cualquier caso, los cambios solo afectarán a los documentos futuros.
2. Añadir una convención de nomenclatura a su Fase del Proyecto
Una vez creada, las convenciones de nomenclatura deben ser añadidas a la(s) fase(s) del proyecto requerida(s) para ser aplicadas. Solo los usuarios en un rol de usuario con permisos para añadir Convenciones de Nomenclatura de Documentos a proyectos pueden realizar esta acción.
Desde la página del Proyecto, una vez que haya seleccionado su ubicación, proyecto y página de proyecto requeridos, vaya al menú Configuración (1). Bajo 'Gestión de Documentos (2), Seleccione Convención de Nomenclatura de Documentos (3), haga clic en el botón Editar (4) para añadir una nueva convención de nomenclatura a esta fase del proyecto.
Seleccione una convención de nomenclatura de la lista desplegable, y haga clic en guardar.
3. Subir documentos
Ahora que la convención de nomenclatura ha sido creada y añadida al proyecto, se puede aplicar a sus documentos.
Nuevos documentos se pueden subir desde la página de Documentos, ya sea manualmente o usando el listado de Carga.
Cuando subes manualmente un documento, los campos obligatorios deben ser completados manualmente. Los valores seleccionados se mostrarán automáticamente en la convención de nombres del documento.
Si se añade un documento con el mismo nombre de documento, se mostrará una notificación indicando que el documento subido será tratado como una nueva versión del documento existente con el mismo nombre.
Cuando los documentos se añaden con el listado de carga, los campos de metadatos se completan automáticamente según el listado de carga.
Todos los campos de nombre de documento, incluido el campo libre, se extraen del listado de carga y se completan automáticamente. Si falta un campo de metadatos obligatorio (marcado con un símbolo '*') en el listado de carga, entonces deben completarse manualmente.
📝 Nota: Cuando una Convención de Nombres de Documentos está activa para tu proyecto o fase, BIMcollab puede extraer automáticamente metadatos de los nombres de archivo durante las cargas de archivos.
El sistema escanea el nombre del archivo en busca de metadatos correspondientes usando la sintaxis definida en la convención de nombres de documentos, incluso si el nombre del archivo contiene caracteres adicionales. Todos los campos definidos por la convención de nombres que estén presentes en el mismo orden en el nombre del archivo, se rellenarán previamente en el campo de nombre de documento.
Si subes un listado de carga acompañante, sus valores tendrán prioridad sobre los derivados del nombre del archivo.
Sin embargo, si el listado de carga contiene celdas vacías para campos de metadatos específicos, BIMcollab usará los valores extraídos del nombre del archivo para mayor comodidad.
Los códigos no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, siempre se importarán en mayúsculas.
Para obtener los mejores resultados de esta función, asegúrate de que tus nombres de archivo coincidan con la sintaxis de la Convención de Nombres de Documentos.