Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.
Subir documentos
Al subir documentos, BIMcollab requiere detalles del documento, que se pueden introducir de forma automática usando un listado especial de subida. Esto es especialmente útil para grandes lotes de archivos. El listado de subida vincula cada nombre de archivo con sus detalles, asegurando información consistente y precisa. Al subir el listado junto con los archivos, los detalles se copian automáticamente. Si hay un grupo de Convención de Nombres de Documentos (DNC) activo, el Nombre del Documento se genera a partir de esos detalles (metadatos).
Crear listado de subida
La mayoría de los programas de dibujo y modelado permiten exportar datos del cajetín de un dibujo directamente a un archivo de Excel. Luego puedes usar estos datos para introducirlos en el listado de subida de BIMcollab. Configurarlo puede requerir algo de esfuerzo, pero ahorra tiempo al subir archivos y asegura que la información del documento en BIMcollab coincida exactamente con el dibujo, además de eliminar errores tipográficos.
Puedes seleccionar una de las siguientes opciones para usar nuestro listado de subida, disponible en diferentes idiomas:
Para crear un listado de subida, sigue los pasos a continuación:
Paso 1:
Abre el archivo de Excel que has descargado. La hoja está organizada en cuatro categorías principales: Nombre del Documento (1), Nombre del Archivo (2), Detalles del Documento (3) y Detalles de la Versión (4).
Paso 2:
En la columna A, introduce el nombre del documento que se usará para este archivo en BIMcollab. Ten en cuenta que si se ha activado una convención de nombres de documentos para tu proyecto, debe seguirse. Si no has introducido el Nombre del Documento o no cumple con la DNC activa, el Nombre del Documento en el listado de subida se descartará y el nombre se generará automáticamente. Solo se copiará la parte de campo libre del Nombre del Documento en el listado de subida en este caso. BIMcollab te avisará cuando esto ocurra.
Paso 3:
En la columna B, introduce el nombre del documento que se va a subir, incluyendo su extensión. Mira en la imagen de abajo: "test.pdf" donde ".pdf" es la extensión del archivo.
El nombre del archivo solo se usa para encontrar la fila correcta en el Excel. No se toman metadatos de él.
Paso 4:
En las columnas C-L, introduce los detalles requeridos del documento, incluyendo la Estructura Espacial, Tipo de Documento, Disciplina, Autor, Fecha del Documento, Descripciones 1-3, Etiquetas y Códigos del paquete de trabajo.
Si faltan metadatos requeridos o no coinciden con BIMcollab, esos campos no se rellenan al subir. Con una DNC activa, el Nombre del Documento no se puede finalizar hasta que se conozcan los metadatos. BIMcollab no recurre al nombre en la columna A.
Paso 5:
En las columnas M-S, introduce los detalles de la versión, que incluyen el número de versión, fecha de versión, estado, descripción de la versión, escala, tamaño de papel y adjuntos. Los campos con un asterisco en el listado de subida deben introducirse; alternativamente, se pueden introducir mientras el documento esté en la pestaña Borradores o mediante el panel de edición. Para una siguiente versión, solo se usan los campos de versión (número, fecha, estado, etc.). Los metadatos a nivel de documento del listado no sobrescriben el documento existente.
Las reglas del juego
Usar un listado de documentos tiene reglas específicas. Esto asegura que BIMcollab lea el archivo de Excel solo como un listado de subida, no como un documento a almacenar. El listado debe actualizarse para cada nueva versión de archivo y siempre subirse junto con los documentos correspondientes. Si cumple con los requisitos a continuación, BIMcollab lo procesará correctamente:
El nombre del archivo del listado de subida contiene la palabra “upload list”. El texto puede ir al principio o al final.
La extensión del archivo es .xlsx .
Usa los mismos nombres de columna que en la plantilla.
Estos nombres de columna deben estar siempre en la línea 4 del archivo de Excel.
El orden de las columnas no importa, por lo que puede ajustarse respecto al ejemplo.
Las líneas 1 a 3 no se leen, aquí se pueden colocar datos del proyecto, logotipos o explicaciones propias.
Cada línea con un nombre de documento se considera un archivo. Así que no pongas subtítulos en las líneas.
La columna de nombre de archivo también debe contener la extensión, por ejemplo: dibujo.pdf .
El contenido de las celdas debe coincidir exactamente con los metadatos establecidos en BIMcollab.
Las siguientes versiones conservan la identidad y metadatos existentes del documento. Si una subida cuenta como un documento nuevo o una nueva versión depende solo del Nombre del Documento.
BIMcollab busca los nombres de archivo en el listado de subida al subir. Solo se leen los archivos que se suben junto con el listado de subida. Por lo tanto, el listado puede contener líneas adicionales para otros archivos, pero estas no se leerán. BIMcollab informa sobre los archivos que no se han encontrado.
El listado de subida puede contener información adicional y puede estar formateado, por ejemplo, con colores y subtítulos. Asegúrate de que esta información esté siempre en su propia columna, la cual no será leída por BIMcollab.
Subir con listado de subida
📝 Nota: Este flujo aplica a la configuración avanzada de subida de documentos. Los documentos subidos se guardan primero como borradores, para que puedas revisarlos antes de compartir.
Para subir tus documentos con un listado de subida, sigue los pasos a continuación:
Paso 1:
Selecciona el nivel en el que quieres guardar tus documentos (ubicación, proyecto o fase del proyecto). Ve a la página de Documentos y haz clic en Añadir al proyecto. Dependiendo del nivel seleccionado, este botón puede decir Añadir a la ubicación o Añadir a la fase del proyecto. Luego selecciona Listado de subida.
💡 Consejo: No puedes arrastrar y soltar un listado de subida en la tabla de Borradores. Siempre usa la opción “Listado de subida” para subir documentos con un listado de subida.
Paso 2:
Arrastra y suelta, o selecciona el/los archivo(s) junto con el listado de subida que vas a subir y haz clic en Subir.
Paso 3:
Revisa las notificaciones, si las hay. BIMcollab te avisa cuando:
Un archivo no se encuentra en el listado de subida.
Un Nombre de Documento en el listado de subida no coincide con sus metadatos. Cuando hay una convención de nombres de documentos activa, BIMcollab ignora el nombre del listado y construye el Nombre del Documento a partir de los metadatos.
Faltan metadatos obligatorios o no coinciden con los valores establecidos en BIMcollab.
Paso 4:
Ve a la pestaña Borradores. Tus archivos subidos aparecen ahí como borradores, con los metadatos del listado de subida ya introducidos. En la pestaña Borradores puedes añadir columnas, buscar, editar y eliminar borradores.
Paso 5:
Revisa y completa los metadatos. Los campos con asterisco (*) son obligatorios. Si no se introdujeron a través del listado de subida, añádelos manualmente:
Un documento: abre el borrador para editarlo.
Varios documentos: selecciona los borradores y edítalos juntos. Los campos con valores diferentes mostrarán “Valores múltiples”.
📝 Nota: No puedes editar varios documentos juntos si:
no tienes permiso para editar uno o más de los documentos seleccionados.
tu selección mezcla documentos de proyecto y documentos de fase de proyecto.
uno o más de los documentos seleccionados están congelados.
Si se da más de una de estas situaciones, solo se muestra la primera razón de esta lista.
Paso 6:
Selecciona los borradores que quieres compartir y haz clic en Compartir.
⚠️ Atención: Si algún borrador seleccionado tiene un error, ninguno de la selección se puede compartir. Desmarca los borradores con errores para compartir el resto.
Paso 7:
Tus documentos ahora aparecen en la pestaña Compartidos.
Listado de subida de marcadores de posición
Al subir documentos a BIMcollab, también puedes usar marcadores de posición como sustitutos temporales para documentos que subirás más adelante.
Puedes crear marcadores de posición en lote mediante un listado de carga. Sigue los mismos pasos y reglas del juego mencionados anteriormente, pero sube solo el listado de carga, sin ningún archivo. Cada fila del listado se convierte en un marcador de posición para un archivo futuro
❗ Advertencia: Al crear el listado de carga, los campos de metadatos relacionados con la última versión deben dejarse en blanco, ya que esta información no se puede predecir de antemano. Todas las columnas azul claro en el listado de Excel, incluyendo los campos de Datos del archivo, Fecha del documento y todos los campos de Detalles de la versión deben dejarse en blanco. Estos se añadirán cuando se suban los modelos reales.