Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Vertrauliche Dokumente sind Dokumente, die auf eine begrenzte Gruppe von Benutzern beschränkt sind, anstatt für alle im Projekt zugänglich zu sein. Diese werden häufig für sensible Inhalte wie Verträge, Finanzen, rechtliche Vereinbarungen, geschützte Informationen oder andere Dokumente verwendet.
Sie stellen sicher, dass nur autorisierte Team-Mitglieder sie einsehen oder verwalten können, und werden sicher im Bereich Vertrauliche Dokumente des Projekts gespeichert.
Zugriff auf vertrauliche Dokumente gewähren
Der Zugriff auf vertrauliche Dokumente wird von Projektadministratoren verwaltet und kann sowohl auf Projektebene als auch auf Phasenebene kontrolliert werden.
Zugriff auf Projektebene
Auf Projektebene kann einem Team-Mitglied Zugriff auf vertrauliche Dokumente gewährt werden, indem man das 'Team-Mitglied bearbeiten' öffnet und das Kästchen 'Hat Zugriff auf vertrauliche Dokumente': aktiviert.
⚠️ Hinweis: Benutzer in einer Projektleiterrolle haben immer Zugriff auf vertrauliche Dokumente.
Zugriff auf Phasenebene
⚠️ Hinweis: Diese Funktion ist nicht in allen Plänen verfügbar. Um zu überprüfen, ob sie in Ihrem Abonnement enthalten ist, sehen Sie sich die [Planvergleichsliste] an oder kontaktieren Sie Ihren Administrator.
Auf Phasenebene können Benutzer auf vertrauliche Dokumente nur zugreifen, wenn sie sich in einer Projektphasen Rolle befinden, die dies ausdrücklich erlaubt. Die Rollen werden durch Benutzerberechtigungen verwaltet, wie in diesem Artikel beschrieben.
Vertrauliche Dokumente hochladen
Alle vertraulichen Dokumente werden im Bereich Vertrauliche Dokumente gespeichert und verwaltet.
Der Upload-Prozess ist derselbe wie für reguläre Dokumente. Allerdings müssen Dokumente aus dem Bereich Vertrauliche Dokumente hochgeladen werden und sind nur in diesem Bereich sichtbar.
⚠️ Achtung: Dokumente können nicht zwischen regulären Dokumenten und vertraulichen Dokumenten verschoben werden. Um ein Dokument vertraulich zu machen, muss es im Bereich Vertrauliche Dokumente hochgeladen werden.
Dokumenttypen
Beim Hochladen oder Bearbeiten eines Dokuments im vertraulichen Bereich kann in den Dokumentdetails ein Dokumenttyp ausgewählt werden. Vertrauliche Dokumente haben andere Dokumenttypen als reguläre Dokumente:
Verträge: alle Verträge werden hier zusammengeführt.
Finanzen: alle Finanzdokumente, wie Budgets, Angebote und Rechnungen, können hier gesammelt werden.
Rechtlich: andere rechtliche Dokumente können hier abgelegt werden.
Verschiedenes: andere vertrauliche Dateien, die nicht in die oben genannten Kategorien passen
Diese Dokumenttypen können verwendet werden, um die Dokumente in der Dokumentenübersicht zu filtern.
Dokumentenstatus für vertrauliche Dokumente
Vertrauliche Dokumente können denselben Status wie andere nicht-vertrauliche Dokumente haben, geteilt, veröffentlicht und archiviert, aber sie sind weiterhin nur für Team-Mitglieder sichtbar, die Zugriff auf die vertraulichen Dokumente haben.
Informationen über den Dokumentenstatus-Workflow finden Sie in diesem Artikel.
Vertrauliche Dokumente im WebViewer anzeigen
Vertrauliche Dokumente oder Modelle können im WebViewer von Benutzern angezeigt werden, die die Berechtigung dazu haben.
In den Dokumentdetails können Sie auswählen, ob ein Dokument im WebViewer sichtbar sein soll oder nicht. Dies kann sowohl für reguläre Dokumente als auch für vertrauliche Dokumente erfolgen.
Wenn sie im WebViewer geöffnet werden, werden vertrauliche Dokumente auf die gleiche Weise wie reguläre Dateien angezeigt, aber ihre Sichtbarkeit bleibt auf autorisierte Benutzer beschränkt.
Vertrauliche Dokumente in Workflows
Workflows können durch das Hochladen eines vertraulichen Dokuments ausgelöst werden. Wenn der Workflow jedoch eine Aktion beinhaltet, zum Beispiel das Genehmigen oder Überprüfen des Dokuments, muss das Team-Mitglied, das die Aktion ausführt, die Berechtigung haben, auf vertrauliche Dokumente zuzugreifen.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Workflows finden Sie hier.
Vertrauliche Dokumente in erweiterten Funktionen
⚠️ Hinweis: Diese Funktion ist nicht in allen Plänen verfügbar. Um zu überprüfen, ob sie in Ihrem Abonnement enthalten ist, sehen Sie sich die [Planvergleichsliste] an oder kontaktieren Sie Ihren Administrator.
Vertrauliche Dokumente in Dokumentensets
Vertrauliche und reguläre Dokumente können in einem Dokumentenset zusammengefasst werden. Team-Mitglieder ohne Zugriffsrechte sehen nur die regulären Dokumente, sodass die Gesamtanzahl der angezeigten Dateien zwischen den Benutzern variieren kann.
Weitere Informationen zu Dokumentensets finden Sie hier.
Vertrauliche Dokumente in Arbeitspaketen
Vertrauliche Dokumente können auch Arbeitspaketen zugewiesen werden. Wie bei Dokumentensets sehen Benutzer, die keine Berechtigung zum Anzeigen vertraulicher Dokumente haben, nur die regulären.
Weitere Informationen zu Arbeitspaketen finden Sie hier.