Observação: Este artigo é uma tradução gerada por IA.

Depois que seu espaço BIMcollab estiver funcionando, o próximo passo é aprimorar como ele opera como um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS). Este artigo foca nas opções avançadas de configuração disponíveis no lado Admin, especificamente na aba DMS.

Ao final deste guia, você terá configurado os metadados e convenções de nomenclatura dos documentos, criado as estruturas espaciais e de projeto, atribuído usuários a grupos de trabalho por fase e preparado fluxos de trabalho para aprovações de documentos.

Como administrador, você pode acessar as configurações do DMS clicando no ícone de engrenagem para abrir a área de administração e, em seguida, selecionando a aba DMS.

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Em todo projeto, é importante usar uma estrutura de dados clara e consistente.

No BIMcollab, isso pode ser feito definindo os metadados do espaço como administrador.

No ambiente do projeto, os membros da equipe podem ver quais metadados estão disponíveis em seu espaço na aba Configurações e depois acessando o menu Gerenciamento de Documentos:

O Líder do projeto também pode escolher uma configuração de upload de documentos aqui:

Se você sabe que suas equipes de projeto vão usar o método avançado de upload, pode configurar esses campos obrigatórios de metadados em Configurações na aba de administração do DMS. Assim, esses campos, definidos previamente pelos administradores, aparecerão automaticamente como menus suspensos quando os usuários adicionarem documentos aos projetos.

Abaixo está uma lista de todos os campos que podem ser adicionados e suas descrições. Cada novo valor pode ser adicionado no campo desejado clicando no botão Add no canto superior direito.

Convenções consistentes de nomenclatura de documentos são essenciais para manter um DMS claro e fácil de pesquisar. Os administradores podem configurar convenções de nomenclatura combinando campos de metadados pré-definidos como Empresa, Disciplina, Localização, Projeto e Fase do Projeto em um formato estruturado de nome.

Também está incluído um Campo livre, que garante que cada nome de documento seja único, permitindo que os usuários insiram uma sequência de números ou letras.

Depois de criadas, os Líderes do projeto podem aplicar as convenções de nomenclatura de documentos ao seu projeto na aba Configurações.
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A organização espacial do BIMcollab, por padrão, utiliza uma terminologia comum na indústria da construção (Edifício, parte, pavimento). Existe a opção de substituir por uma terminologia alternativa, mais genérica, adequada para projetos de infraestrutura e outros casos de uso, conforme listado abaixo:

Quando habilitada, a terminologia atualizada é aplicada a todos os locais dentro do seu espaço, e as duas terminologias não podem ser misturadas. Recomendamos que os administradores do espaço escolham uma terminologia alinhada ao tipo de projeto e apliquem antes de iniciar qualquer projeto. Se quiser habilitar esse recurso, entre em contato conosco pelo [email protected] ou pelo chat, e ativaremos para o seu espaço.
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Em Localização, o administrador do espaço pode definir a estrutura espacial do espaço. No BIMcollab, você pode vincular documentos e dados à estrutura espacial do edifício. Essa estrutura espacial evolui conforme o desenvolvimento do edifício, então cada fase tem sua própria estrutura espacial.

Isso é configurado na aba Localizações no ambiente de administração.

A estrutura espacial atual é composta por 5 componentes:

Os projetos podem ser divididos em fases, que representam períodos específicos ou séries de eventos dentro de um projeto.

As Fases do Projeto também podem ser vinculadas à estrutura espacial, de modo que partes da estrutura sejam gerenciadas por projetos. Vários projetos podem ser vinculados a uma mesma estrutura espacial. Isso permite criar diferentes projetos que acontecem separadamente dentro da mesma estrutura. Uma fase de projeto pode se aplicar a um ou mais lotes, edifícios ou partes do edifício.

Os projetos são criados a partir do ambiente do projeto, mas todos os projetos têm uma visão geral na aba Projeto da página de administração do DMS.

Por padrão, novos projetos não terão fases dentro deles. Para adicionar uma fase, selecione o projeto na lista e clique no botão Adicionar fase do projeto.
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No BIMcollab, os usuários são adicionados aos projetos como membros da equipe no ambiente do projeto.

No nível do projeto, eles terão determinadas permissões para funcionalidades de Gerenciamento de Documentos, de acordo com seu papel de membro da equipe.

No nível de fase, eles terão determinadas permissões para funcionalidades de Gerenciamento de Documentos, de acordo com seu papel no grupo de trabalho.

Os usuários só têm acesso às fases do projeto no ambiente do projeto quando foram adicionados a um grupo de trabalho, e esse grupo de trabalho recebeu acesso a determinadas fases.

Os papéis de grupo de trabalho permitem que os administradores definam permissões e determinem quais funcionalidades de Gerenciamento de Documentos os usuários atribuídos a esses papéis podem acessar. Saiba mais sobre papéis de grupo de trabalho e como criá-los e editá-los neste artigo: Papéis de grupo de trabalho.
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Os papéis são atribuídos por fase do projeto. Se um usuário fizer parte de vários grupos de trabalho, ele pode ter vários papéis dentro de um projeto (fase). Nesse caso, as permissões serão mescladas e o usuário terá as permissões de todos os papéis em todas as equipes.
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Depois de adicionar um novo papel de grupo de trabalho, para modificar as permissões e acessos associados a ele, clique no papel desejado na lista e, na próxima janela, escolha entre Permissões ou Direitos para formatos de arquivo. Os papéis de grupo de trabalho são atribuídos aos usuários ao adicioná-los aos grupos de trabalho na guia Grupos de trabalho.
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Os grupos de trabalho representam grupos de usuários associados a uma ou mais fases. Ao adicionar um novo grupo de trabalho, na próxima janela, você seleciona em quais fases do projeto esse grupo de trabalho estará ativo. Vincular um grupo de trabalho a uma fase do projeto dá aos membros do grupo de trabalho acesso direto a essa fase. Na interface do ambiente do projeto, um membro de grupo de trabalho só pode ver as fases do projeto às quais o grupo de trabalho está vinculado.

Para adicionar usuários a um grupo de trabalho, clique no grupo de trabalho na lista de visão geral e, em Membros do grupo de trabalho, você pode adicionar usuários. Ao adicionar um novo usuário ao grupo de trabalho, você também pode atribuir a ele um papel de grupo de trabalho (que já tenha sido criado em Papéis de grupo de trabalho). Ao agrupar usuários em grupos de trabalho com acesso a fases específicas e atribuir papéis a usuários individuais, você está definindo efetivamente o acesso e as permissões deles dentro do projeto.

Para determinados planos, as informações sobre grupos de trabalho e fases do projeto das quais os usuários participam ficarão visíveis em Administração do espaço > DMS > Usuários.

Com fluxos de trabalho, você pode transformar qualquer processo de documentos em um fluxo de trabalho automático. Use ações padronizadas como auditoria, revisão, carimbo ou notificações e habilite a ordem, prazo e condições dessas ações. O fluxo de trabalho é então automatizado para monitorar o progresso e coordenar as tarefas.
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Por meio de um fluxo de trabalho, você pode criar um conjunto de ações que serão iniciadas automaticamente quando um novo documento (que atenda aos requisitos definidos do fluxo de trabalho) for enviado. Uma série de ações acontecerá em uma ordem definida conforme o documento for atualizado.
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