Statuts et actions de communication
Leséléments de communication, en particulier les questions et les tâches, sont des élémentsentrant dans un flux de travail de coordination qui comporte souvent plusieurs cycles de communication en amont et en aval. La partie responsable doit fournir la réponse pour que le statut de l'élément change, et lorsque la réponse est satisfaisante, l'expéditeur peut l'approuver. La communication terminée n'est plus modifiable, mais peut toujours être consultée. Toutes les actions et modifications sont suivies dans les communications (1).
Statuts
- Ouvert - Une nouvelle question ou action est créée avec le statut Ouvert.
- Urgent - Lorsque la date de fin est dépassée, le statut devient Urgent.
- Répondu - Le statut Répondu est attribué à la communication lorsqu'une réponse a été donnée.
- Terminé - Lorsque l'expéditeur approuve la réponse, il peut l'accepter dans la fenêtre de traitement située en bas de la page.
- Annulé - Lorsque l'expéditeur décide d'annuler l'élément de communication soulevé, le statut est mis à jour et devient Annulé.
Actions
- Créer une communication - Lorsqu'une nouvelle question ou une tâche est ajoutée, le statut est ouvert (2).
- Modifier - L'expéditeur peut toujours modifier l'objet ou le message, changer la date de fin ou ajouter une pièce jointe à l'aide du bouton "Modifier" (3). Un message peut être annulé par le créateur après sa publication, à condition qu'il n'y ait pas déjà eu de réponse. Les modifications sont toujours suivies et visibles dans la liste des questions.
- Répondre - Le destinataire du message peut répondre à la question (4). En outre, il peut ajouter une pièce jointe pour obtenir des éclaircissements supplémentaires. Non seulement le destinataire, mais aussi les employés de la même entreprise peuvent répondre. Le statut passe alors à "répondu".
- Informé - Les utilisateurs peuvent s'ajouter eux-mêmes (5) en tant qu'informés. L'élément de communication est alors ajouté à l'aperçu du tableau de bord personnel.
- Commentaires - Tout utilisateur ayant accèsau projet peut ajouter un commentaire (6) à un message, même si la question ne lui est pas adressée. De cette manière, des informations supplémentaires peuvent provenir d'une personne qui n'a pas participé à la communication initiale.
- Gestion - Après avoir répondu à la question ou à l'action, l' expéditeur doit encore examiner la réponse. Une fois la réponse acceptée, le statut devient Terminé. Une fois qu'une question ou une action a été complétée, elle ne peut plus être modifiée.
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