Statuts et actions de communication
Les éléments de communication, en particulier les questions et les tâches, sont des éléments d'un flux de travail de coordination qui comporte souvent plusieurs cycles de communication aller-retour. Le responsable doit fournir la réponse pour que le statut de l'élément change, et lorsque la réponse est satisfaisante, l'expéditeur peut l'approuver. La communication terminée n'est plus modifiable, mais peut toujours être consultée. Toutes les actions et modifications sont suivies dans le module "A faire".
Statuts
- Ouvert - Une nouvelle question ou action est créée avec un statut ouvert.
- Urgent - Lorsque la date de fin est dépassée, le statut passe à Urgent.
- Answered - Le statut Answered est attribué à la communication lorsqu'une réponse a été donnée.
- Terminé- Lorsque l'expéditeur accepte la réponse.
- Annulé- Lorsque l'expéditeur décide d'annuler l'élément de communication soulevé, le statut est mis à jour et devient Annulé.
Pour modifier l'état d'un élément de communication, une action doit être effectuée. Cela peut se faire de deux manières, selon que la communication a été ajoutée en tant que commentaire sur un document ou non :
(1) Toutes les communications: Vous pouvez ouvrir l'aperçu des tâches à accomplir en cliquant sur le numéro du document. Vous pouvez ensuite voir les actions requises dans la vue d'ensemble du document À faire.
(2) Communications ajoutées en tant que commentaire sur un document : Vous saurez que l'élément de communication est un commentaire sur un document si une icône '
' est présente à côté du numéro de la tâche et s'il y a une icône en forme d'œil pour ouvrir le document. Consultez cet article pour en savoir plus sur les actions de communication sur un document: Prévisualiser, annoter et collaborer sur des documents dans BIMcollab Twin
Aperçu des choses à faire
Outre la possibilité de voir toutes les informations associées à l'élément de communication, un certain nombre d'actions peuvent être effectuées à partir de la page "A faire" (1) :
Actions
- Créer une communication - Lorsqu'une nouvelle question ou une tâche est ajoutée, le statut estouvert (2).
- Modifier - L'expéditeur peut toujours modifier l'objet ou le message, changer la date de fin ou ajouter une pièce jointe en utilisant le bouton de modification (3). Un message peut être annulé par son auteur après avoir été posté, à condition qu'il n'ait pas déjà reçu de réponse. Les modifications sont toujours suivies et visibles dans la liste des questions.
- Réponse - Le destinataire du message peut répondre à la question en ajoutant une réponse (4). En outre, il est possible d'ajouter une pièce jointe pour plus de clarté. Non seulement le destinataire, mais aussi les employés de la même entreprise peuvent y répondre. Le statut passe à "Répondu".
- Informé - Les utilisateurs peuvent s'ajouter en tant qu'informés (5). L'élément de communication est désormais ajouté à la vue d'ensemble du tableau de bord personnel.
- Commentaires - Tout utilisateur ayant accès au projet peut ajouter un commentaire (6) à un message, même si la question ne lui est pas adressée. De cette manière, des informations supplémentaires peuvent être fournies par une personne qui n'a pas participé à la communication initiale.
Une fois qu'une réponse a été ajoutée, deux actions peuvent être effectuées :
Modifier (7) - Le destinataire de la question peut modifier sa réponse à tout moment avant qu'elle ne soit acceptée par l'expéditeur.
Accepter la réponse (8) - L'expéditeur de la communication peut accepter la réponse après l'avoir examinée. Une fois accepté, le statut de la communication passera à "terminé". Une fois qu'une question ou une tâche a été complétée, elle ne peut plus être modifiée.
En savoir plus sur l'ajout de communication.
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