Prévisualiser, annoter et collaborer sur des documents dans BIMcollab Twin

BIMcollab Twin facilite la gestion des documents et la communication, en permettant aux membres de l'équipe de télécharger n'importe quel type de fichier, et de prévisualiserces trois types de fichiers dans l'application : images, PDF, et fichiers DWG. Ce guide propose des étapes rapides pour prévisualiser et annoter ces types de documents, afin de garantir une collaboration efficace. En outre, comme les annotations sont ajoutées par le biais de la communication, il explique également les différents statuts de communication afin de faciliter le suivi de l'avancement du projet.

Voir les documents

Les images (PNG, JPG et JPEG), les PDF et les fichiers DWG téléchargés sur BIMcollab Twin peuvent être prévisualisés directement sur la page web.

Ces fichiers peuvent être visualisés de deux manières :

A. Directement à partir de la page de présentation du document

Étape 1 : Naviguez vers le module Documents et accédez à la vue d'ensemble des documents.

Étape 2 : Recherchez l'icône de visualisation à côté des types de fichiers respectifs.

Étape 3 : Cliquez sur l'icône pour afficher l'aperçu du document.

B. À partir de la page de détails de chaque document individuel 

Étape 1 : Naviguer vers le module Documents.

Étape 2 : Sélectionnez le document que vous souhaitez prévisualiser.

Étape 3 : Cliquez sur l'icône de visualisation pour afficher le document directement dans l'application.

Images

Les fichiers images peuvent être prévisualisés, mais aucune annotation supplémentaire ne peut être ajoutée.

DWG

Les fichiers DWG étant des fichiers natifs, ils ne peuvent pas être annotés.

Cependant, dans le mode de prévisualisation des fichiers DWG, vous avez la possibilité detélécharger le document au format PDF (1), de télécharger à nouveau la version PDF et d'ajouter des annotations. Vous pouvez égalementafficher les calques en noir et blanc (2), changer la couleur d'arrière-plan de l'aperçu ennoir, gris ou blanc (3), ou entrer dans lemode Mesure (4), qui fournira une mesure sur le dessin entre deux points cliqués.

Le panneau des calques est disponible sur le côté gauche. Vous pouvez icibasculer la visibilité des couches du fichier (5) et ouvrir différentes mises en page (6 ) du fichier DWG (si plusieurs mises en page existent dans un fichier).

Annoter et comcommuniquer sur les PDF

Les utilisateurs peuvent ajouter des annotations aux fichiers PDF en utilisant les éléments de communication dans BIMcollab Twin. Cette fonction permet aux membres de l'équipe de fournir un retour d'information spécifique, de surligner les informations importantes et de prendre des notes directement sur les documents PDF.

Toutes les annotations sont ajoutées et jointes aux éléments de communication, ce qui garantit la clarté et l'association à des discussions spécifiques. Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des annotations aux fichiers PDF :

Étape 1 : Cliquez sur le document et, dans sa page de présentation, cliquez sur le bouton "Voir". 

Étape 2 : Dans l'aperçu du document, ouvrez le panneau "À faire" en cliquant sur l'icône "À faire" :

Étape 3 : Cliquez sur "Ajouter" pour créer un nouvel élément de communication.

Étape 4 : Vous pouvez choisir d'ajouter une question ou une tâche au document. Vous trouverez plus d'informations sur ces deux éléments de communication dans cet article.

Lors de l'ajout d'une tâche ou d'une question (1), vous pouvez compléter les informations suivantes :

1. La personne responsable (2)
   
2. Les parties à informer (3)
   
3. L'objet du type de communication (4)
   
4. Étiquettes, si nécessaire (5)
   
5. La date de fin (6)
   
6. Un message relatif à l'élément (7)
   

Étape 5 : La barre (qui s'affiche automatiquement à gauche lors de l'ajout d'un élément de communication) vous permet d'ajouter des annotations sur le document qui seront affichées avec la question ou la tâche.

Vous pouvez choisir d'ajouter :

Formes : rectangle, ovale ou ligne avec largeur de ligne, couleur de ligne et couleur de remplissage réglables (le cas échéant)

Texte : la taille de la police et la couleur des lignes sont réglables.

Flèches : orientées vers la gauche ou la droite.

Les utilisateurs peuvent faire défiler le panneau d'annotation pour explorer et sélectionner les options de marquage du document disponibles.

Étape 6 : Cliquez sur "Enregistrer" lorsque vous avez terminé d'ajouter votre nouvel élément de communication.

Pour plus de détails sur la communication générale et la communication spécifique, veuillez vous référer à cet article: Ajout de communication

Lorsque plusieurs éléments de communication annotés sont ajoutés par un ou plusieurs utilisateurs, toutes les annotations sont affichées en même temps lors de la prévisualisation du PDF. En cliquant sur un élément de communication spécifique, l'annotation qui lui est associée sera mise en évidence, si elle existe, tandis que les annotations des autres éléments seront grisées. Il est également possible de cliquer sur l'annotation pour mettre en évidence l'élément de communication correspondant.

Lorsqu'une nouvelle version du document remplace la version existante, tous les éléments de communication précédents apparaissent toujours dans le menu "A faire". Toutefois, si un utilisateur sélectionne un élément de communication d'une version antérieure alors que la dernière version du document est ouverte, il recevra un avertissement indiquant que l'élément de communication ne correspond pas à la version actuelle du document.

De même, si un utilisateur tente d'annoter une version plus ancienne du document, il recevra un avertissement indiquant que la version sélectionnée n'est pas la plus récente.

Tous les éléments d'annotation des versions précédentes d'un document seront également affichés dans la dernière version. Pour afficher uniquement les communications et les annotations associées à la dernière version du document, cliquez sur le bouton "Afficher uniquement la version actuelle". 

État de la communication

Pour assurer une progression continue et suivie du projet, un statut est attribué à tous les éléments de communication. Voici un résumé des cinq statuts que peut avoir un élément de communication :

1. Ouvert :Une nouvelle question ou tâche est créée avec un statut ouvert.

Les postes non soldés sont de couleur jaune. Si une question de communication n'a pas encore reçu de réponse, elle restera ouverte jusqu'à ce qu'il en soit autrement. Un champ de réponse est disponible qui affichera "Aucune réponse n'a encore été donnée".

Les options suivantes sont disponibles pour les éléments ayant le statut "Ouvert" :

Modifier (1) - L'expéditeur peut toujours modifier le sujet du commentaire ou changer la date de fin à l'aide du bouton "Modifier".
Annuler (2) - Un message peut être annulé par son auteur après avoir été posté, à condition qu'il n'y ait pas déjà été répondu. 
Ajouter une réponse (3) - Le destinataire du message peut répondre à la question. Non seulement le destinataire, mais aussi les employés de la même entreprise peuvent y répondre.  
Remarque (4) - Les remarques sont des commentaires supplémentaires que chacun peut ajouter et qui ne constituent pas la réponse officielle à la question.

2. Urgents: Le statut passe à Urgent lorsque la date de fin d'un élément de communication est dépassée.

Les éléments urgents sont de couleur rouge. La date de fin d'une communication urgente qui n'a pas encore reçu de réponse est surlignée en rouge dans la vue des commentaires.

3. Répondu: Lorsque le destinataire d'une question fournit une réponse, le statut passe à "Répondu".

Les éléments ayant fait l'objet d'une réponse sont de couleur bleue. Lorsqu'une réponse a été donnée à une question, elle peut être lue dans le champ Réponse.

Modifier (1) - Le destinataire de la question peut modifier sa réponse à tout moment avant qu'elle ne soit acceptée par l'expéditeur.

Accepter la réponse (2) - L'expéditeur de la communication peut accepter la réponse une fois qu'elle a été examinée. Une fois accepté, le statut de la tâche devient "terminé". 

4. Terminé: Après avoir examiné la réponse fournie, l'expéditeur peut choisir de l'accepter, ce qui fait passer le statut à Terminé.

Les éléments terminés sont de couleur verte. Un commentaire ne peut plus être modifié une fois que son statut a été modifié en "terminé".

5. Annulé: Si l'expéditeur décide d'annuler un élément de communication soulevé, le statut devient Annulé.

Un élément peut être annulé en cliquant sur le bouton de l'élément en statut ouvert, urgent ou répondu. Un élément de communication annulé s'affiche en gris.

Boutons supplémentaires dans la barre d'outils

D'autres options d'affichage sont disponibles pour faciliter l'examen des PDF.

 

1. Version du document : Affiche la version et la date du document en cours de consultation.
2. Flèches haut et bas : Elles permettent de faire défiler rapidement les pages du document.
3. Boutons "-" et "+": Contrôlent le niveau de zoom du document ; "-" diminue le zoom et "+" l'augmente.
4. Rotation dans le sens des aiguilles d'une montre, rétablissement et rotation dans le sens inverse des aiguilles d'une montre : Boutons permettant de faire pivoter le document.
5. Imprimer : En appuyant sur cette touche, le document est envoyé à l'imprimante pour être imprimé.

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