Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
BIMcollab is afgestemd op de ISO 19650-norm voor documentbeheer, waardoor het voor projectteams gemakkelijker wordt om projectinformatie te structureren, beheren en samenwerken. ISO 19650 is een breed aangenomen internationale norm die onder andere een gestructureerde aanpak biedt voor informatiebeheer tijdens de projectuitvoering.
Documentstatussen verwijzen naar het proces van het beoordelen van projectdocumentatie voordat deze definitief wordt goedgekeurd. De documenten die door de beoordeling gaan, verschijnen in verschillende documentstatuscategorieën terwijl ze door het proces gaan. In BIMcollab stroomlijnen documentstatussen het beheer van permissies door ervoor te zorgen dat gebruikers alleen de relevante versies van documenten zien die ze nodig hebben, zonder te werken met niet-goedgekeurde versies.
ISO 19650 documentstatussen
Volgens ISO 19650 zijn er vier hoofdfasen waarin een document zich kan bevinden:
Werk in uitvoering: Documenten en informatie die voortdurend worden ontwikkeld en overschreven door elk taakteam in hun lokale omgeving en alleen voor hen toegankelijk zijn.
In BIMcollab: Bestanden in deze status worden alleen binnen de lokale teams gedeeld en worden meestal niet geüpload naar BIMcollab omdat ze niet bedoeld zijn voor samenwerking tussen teams.
Gedeeld: Bestanden die interne controles hebben doorstaan en klaar zijn voor coördinatie met andere disciplines en belanghebbenden. Deze bestanden zijn meestal toegankelijk, maar niet bewerkbaar.
In BIMcollab: Alle bestanden die naar BIMcollab worden geüpload, worden automatisch in de Gedeelde map geplaatst en zijn klaar om te worden verzonden voor beoordeling en goedkeuring.
Gepubliceerd: Documenten die zijn beoordeeld en goedgekeurd en voldoen aan de vereisten om te worden geautoriseerd voor gebruik in de bouw of exploitatie.
In BIMcollab: Zodra de documenten het goedkeuringsproces hebben doorlopen en als contractueel leverbaar zijn geaccepteerd, worden ze verplaatst naar de Gepubliceerde map in het Documenten-tabblad.
Gearchiveerd: Bestanden die zijn afgerond en opgeslagen om een audittrail te bieden voor langdurig gebruik en referentie.
In BIMcollab: Zodra ze zijn gearchiveerd, worden deze bestanden opgeslagen in de Gearchiveerde map in het Documenten-tabblad.
Figuur 1: Tabbladdiagram, een concept van documentstatussen zoals gedemonstreerd in ISO 19650-1, Figuur 10
Goedkeuringsworkflow in BIMcollab
De verschillende statuscategorieën zijn te vinden in het Documenten-tabblad. Er zijn drie verschillende statuscategorieën waar documenten tussen kunnen wisselen terwijl ze door het beoordelingsproces gaan: Gedeeld, Gepubliceerd, Gearchiveerd.
Je kunt op elk klikken om de documenten in de relevante status te filteren.
Werk in uitvoering
Zoals hierboven vermeld, worden deze documenten meestal intern gedeeld binnen het taakteam en niet geüpload naar BIMcollab. Als de voorkeur is om ze naar BIMcollab te uploaden, kun je als workaround het Statusveld gebruiken om aan te geven dat het document in de conceptfase is.
Lees meer over het maken van statussen in dit artikel. Zodra de status is toegewezen, kun je de bestanden in de Gedeelde map filteren op basis van hun status.
Gedeeld
Standaard worden alle bestanden die naar BIMcollab worden geüpload, toegewezen aan een Gedeelde status en in de Gedeelde map geplaatst. Lees meer over documenten uploaden of documentenlijsten.
Aangezien bestanden in de Gedeelde map niet zijn goedgekeurd en afgerond, hebben gebruikers speciale permissies nodig om deze map te bekijken, zoals later in dit artikel beschreven.
De gedeelde map biedt een lijst van alle documenten (die niet vertrouwelijk of gearchiveerd zijn), inclusief gepubliceerde documenten. Documenten zijn voorzien van pictogrammen voor eenvoudige identificatie:
1. Het vinkje geeft aan dat bestanden zijn gepubliceerd.
2. Het pijlpictogram geeft aan dat een oudere versie is gepubliceerd, maar een nieuwe, niet-gepubliceerde versie is geüpload.
3. Bestanden zonder pictogram geven aan dat ze niet zijn gepubliceerd en zich in een gedeelde status bevinden.
Keur bestanden goed om ze te publiceren
Om bestanden van gedeelde naar gepubliceerde status te laten gaan, moeten ze worden beoordeeld en goedgekeurd.
Er zijn twee manieren om bestanden in BIMcollab goed te keuren. Documenten kunnen handmatig worden goedgekeurd (door gebruikers met de juiste rechten) vanaf de documentendetailpagina, of als een document deel uitmaakt van een workflow, kunnen ze worden goedgekeurd door het voltooien van een Review Tasks.
Het goedkeuren van documenten op beide manieren wordt uitgelegd in dit artikel.
Publiceren
Zodra ze zijn goedgekeurd, worden bestanden automatisch weergegeven in de Publiceer-map. Standaard hebben gebruikers toestemming om gepubliceerde bestanden te bekijken (en hebben ze speciale rechten nodig om de Gedeelde map te bekijken), die zijn beoordeeld en goedgekeurd als definitieve versies.
Archiveren
Gearchiveerde documenten worden bewaard, maar niet weergegeven in de actieve documentenlijst. Om een document te archiveren (voor gebruikers met de juiste rechten), klik na het selecteren van een document uit de overzichtslijst op het Archief-icoon.
Beheer gebruikersrechten
Projectniveau
Standaard hebben gebruikers op projectniveau toegang tot gepubliceerde documenten. Bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker (of het bewerken van een gebruiker), kunnen gebruikers ook toegang krijgen tot gedeelde (niet-gepubliceerde) documenten.
Projectfaseniveau
Op faseniveau wordt toegang beheerd door gebruikersrolrechten. Standaard hebben gebruikers van projectfasen toegang tot gepubliceerde documenten. Voor elke gebruikersrol kan een schakelaar "Heeft toegang tot niet-gepubliceerde documenten" worden ingeschakeld onder Rechten.