Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Documents confidentiels sont des documents restreints à un groupe limité d'utilisateurs, plutôt qu'à tout le monde dans le projet. Ils sont souvent utilisés pour des contenus sensibles, tels que des contrats, des informations financières, des accords juridiques, des informations propriétaires ou d'autres documents.

Ils garantissent que seuls les membres autorisés de l'équipe peuvent les consulter ou les gérer, stockés en toute sécurité dans la section Documents confidentiels du projet.

L'accès aux documents confidentiels est géré par les administrateurs de projet et peut être contrôlé à la fois au niveau du projet et au niveau de la phase.

Au niveau du projet, un membre de l'équipe peut obtenir l'accès aux documents confidentiels en ouvrant la 'Modifier le membre de l'équipe' et en cochant la case 'A accès aux documents confidentiels':

Au niveau de la phase, les utilisateurs peuvent accéder aux documents confidentiels uniquement s'ils ont un rôle de phase de projet qui le permet explicitement. Les rôles sont gérés par les autorisations utilisateur, comme décrit dans cet article.

Tous les documents confidentiels sont stockés et gérés dans la section Documents confidentiels.

Le processus de téléchargement est le même que pour les documents réguliers. Cependant, les documents doivent être téléchargés depuis la section Documents confidentiels et ne seront visibles que dans cette section.

Lors du téléchargement ou de la modification d'un document dans la section confidentielle, un type de document peut être choisi dans les détails du document. Les documents confidentiels ont des types de documents différents des documents réguliers :

Ces types de documents peuvent être utilisés pour filtrer les documents dans l'aperçu des documents.

Les documents confidentiels peuvent avoir le même état que les autres documents non confidentiels, partagés, publiés et archivés, mais ils ne seront visibles que par les membres de l'équipe ayant accès aux documents confidentiels.

Vous pouvez trouver des informations sur le workflow des états des documents dans cet article.

Les documents ou modèles confidentiels peuvent être consultés dans le WebViewer par les utilisateurs qui ont la permission de les voir.

Dans les détails du document, vous pouvez choisir si un document sera visible dans le WebViewer ou non. Cela peut être fait pour les documents réguliers et aussi pour les documents confidentiels.

Lorsqu'ils sont ouverts dans le WebViewer, les documents confidentiels sont affichés de la même manière que les fichiers réguliers, mais leur visibilité reste restreinte aux utilisateurs autorisés.

Les workflows peuvent être déclenchés par le téléchargement d'un document confidentiel. Cependant, si le workflow inclut une action, par exemple, approuver ou réviser le document, le membre de l'équipe effectuant l'action doit avoir la permission d'accéder aux documents confidentiels.

Plus d'informations sur la gestion des workflows peuvent être trouvées ici.

Les documents confidentiels et réguliers peuvent être regroupés dans un ensemble de documents. Les membres de l'équipe sans droits d'accès ne verront que les documents réguliers, donc le nombre total de fichiers affichés peut différer entre les utilisateurs.

Plus d'informations sur les ensembles de documents peuvent être trouvées ici.

Les documents confidentiels peuvent également être assignés à des lots de travaux. Comme pour les ensembles de documents, les utilisateurs qui n'ont pas la permission de voir les documents confidentiels ne verront que les documents réguliers.

Plus d'informations sur les lots de travaux peuvent être trouvées ici.