Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.

Los grupos de documentos en BIMcollab funcionan como una colección de documentos y carpetas inteligentes flexibles que permiten agrupar y reutilizar documentos en varios contextos de proyecto.

⚠️ Nota: No todas las funciones están disponibles en todos los niveles. Para comprobar si está incluida en tu suscripción, revisa el listado comparativo de niveles o contacta con tu administrador. Si una función no está disponible, puede que necesites actualizar tu nivel.

¿Qué son los grupos de documentos?

Los grupos de documentos son una colección de documentos dentro de la gestión de documentos de BIMcollab. Aunque pueden usarse como un simple agrupamiento de documentos, también pueden funcionar como carpetas inteligentes que hacen referencia dinámica a documentos según criterios definidos.

En muchos proyectos, el mismo documento se necesita en diferentes contextos. Por ejemplo, un plano puede ser necesario tanto en un paquete de entrega como en un grupo de documentos actuales para compartir internamente entre disciplinas. Los equipos suelen gestionar esto creando copias duplicadas de documentos o organizando manualmente los mismos archivos en varias ubicaciones.

Esto puede provocar:

Versiones inconsistentes
Archivos duplicados
Mayor esfuerzo de gestión
Menor trazabilidad

Los grupos de documentos ofrecen un enfoque más flexible. Cada versión de documento se almacena solo una vez en BIMcollab, mientras que los grupos de documentos hacen referencia a esas versiones sin crear duplicados. Esto permite que el mismo documento pertenezca a varios grupos de documentos al mismo tiempo.

Esta flexibilidad da a los grupos de documentos dos usos importantes:

Como colecciones de documentos que se pueden compartir, revisar o descargar.
Como estructuras organizativas dinámicas que ayudan a gestionar y agrupar documentos en diferentes contextos.

Cómo gestionan las versiones los grupos de documentos

Los grupos de documentos se pueden configurar de dos maneras, según cómo se deban gestionar las versiones de los documentos.

⚠️ Atención: La gestión de versiones se configura por documento cuando se añade el documento a un grupo de documentos. Esto significa que el mismo grupo puede contener tanto documentos que siempre usan la última versión como documentos bloqueados en una versión específica.

Grupos de documentos con última versión (versión dinámica)

Estos grupos siempre contienen la versión más reciente de cada documento incluido. Cuando se sube una nueva versión, el grupo se actualiza automáticamente.

Casos de uso:

Documentación activa del proyecto
Planos aprobados actuales
Acceso a la información más reciente

Grupos de documentos con versión fija (versión bloqueada)

Estos grupos contienen versiones específicas de documentos seleccionadas en un momento determinado. El contenido del grupo no cambia automáticamente cuando se suben versiones nuevas.