Criar e adicionar uma convenção de nomenclatura de documentos a uma fase do projeto

Criar e adicionar uma convenção de nomenclatura de documentos a uma fase do projeto

No BIMcollab Twin, o número do documento é muito importante, pois todo o gerenciamento de versões depende dos números de documentos correspondentes.
As convenções de nomenclatura de documentos são essenciais para organizar os arquivos de maneira estruturada e consistente. Convenções de nomenclatura bem estruturadas proporcionam clareza sobre o conteúdo e o contexto de um documento.

Uma convenção de nomenclatura de documentos é um conjunto de regras usadas para nomear consistentemente os documentos do projeto. As mesmas regras de nomenclatura se aplicam a todos que fazem upload de documentos para a fase ativa do projeto.

Siga as etapas abaixo para criar conexões de nomeação de documentos para seu projeto.

1. Dê permissão aos usuários para criar uma convenção de nomenclatura

No Twin, a permissão dos usuários para cada fase do projeto é gerenciada pela função do usuário. A primeira etapa é ativar o recurso Convenção de nomenclatura de documentos para funções de usuário que poderão criar e adicionar convenções de nomenclatura de documentos às fases do projeto.
Na página Space Setting (Configuração do espaço), navegue até a guia User Role (Função do usuário) (1), clique na função de usuário desejada e selecione o menu Permissions (Permissões) (2). Selecione Edit Permissions (3) (Editar permissões), ative o recurso Document Naming Conventions (Convenções de nomenclatura de documentos) e selecione Save (Salvar) na parte inferior da página.



2. Criar uma convenção de nomenclatura

Os usuários atribuídos a funções de usuário que têm o recurso Document Naming Conventions ativado podem criar novas convenções e adicioná-las às fases necessárias do projeto no Twin.
Uma nova convenção de nomenclatura pode ser adicionada na página Configuração de espaço. Clique na guia Configurações (1) no menu à esquerda. Selecione a guia Document Naming Convention (Convenção de nomenclatura de documentos) (2) e clique no botão Add (Adicionar) (3) no canto superior direito.



Um novo menu é aberto, onde você pode criar a nova convenção de nomenclatura. Comece adicionando o nome e a descrição da convenção.



Na próxima parte, selecione qual será a estrutura de sua convenção de nomes. Ela é dividida nos seguintes campos de metadados: Empresa, Disciplina, Local, Projeto e Fase do Projeto.
Todos os campos listados devem ter abreviações configuradas para poderem ser usados na convenção. As abreviações são gerenciadas nas guias Configurações, Empresas, Locais ou Projeto, respectivamente.


O campo "Free" é obrigatório para todas as convenções e, como tal, já está adicionado à fórmula da convenção de nomes. O campo Livre é um identificador exclusivo para cada documento, composto de números, letras e caracteres especiais.

Cada equipe deve concordar, como parte da configuração do projeto, com a estrutura da convenção de nomes a ser usada, bem como com a ordem sequencial dos caracteres do campo Livre.


Para criar sua convenção de nomenclatura, arraste e solte qualquer campo, em qualquer ordem, na fórmula de convenção de nomenclatura abaixo. Você também pode usar delimitadores, como hífen (-), sublinhado (_), ponto (.) ou espaço ( ), para separar os campos e torná-los mais legíveis. Você pode reorganizar os campos de metadados e os delimitadores em qualquer ordem, arrastando-os para a esquerda ou para a direita na convecção, ou removê-los da fórmula clicando no símbolo "x".

Quando terminar, clique em Salvar na parte inferior da tela.

A convenção de nomenclatura de documentos pode ser editada posteriormente, como alterar a ordem ou remover campos. Essas alterações se aplicam somente aos documentos futuros; os documentos existentes permanecem com o mesmo nome.

As convenções de nomes de documentos podem ser excluídas ou uma nova convenção de nomes pode ser aplicada à fase do projeto. Em ambos os casos, as alterações afetarão apenas os documentos futuros!


3. Adicionar uma convenção de nomenclatura à fase do projeto

Depois de criadas, as convenções de nomenclatura precisam ser adicionadas à(s) fase(s) do projeto necessária(s) para serem aplicadas.


Na página Projeto, depois de selecionar o local, o projeto e a página do projeto necessários, vá para a guia Configurações (1) no menu à esquerda. Na guia Document Naming Convention (Convenção de nomenclatura de documentos) (2), clique no botão Edit (Editar) (3) para adicionar uma nova convenção de nomenclatura a essa fase do projeto.


Selecione uma convenção de nomenclatura na lista suspensa e clique em salvar.



4. Fazer upload de documentos

Agora que a convenção de nomenclatura foi criada e adicionada ao projeto, ela pode ser aplicada aos seus documentos.

Novos documentos podem ser carregados na página Documentos, manualmente ou usando a lista Upload.

Ao fazer upload manual de um documento, os campos obrigatórios devem ser preenchidos manualmente. Os valores selecionados serão exibidos automaticamente na convenção de nomenclatura do número do documento.


Se um documento com o mesmo número de documento for adicionado, será exibida uma notificação de que o documento carregado será tratado como uma nova versão do documento existente com o mesmo número de documento.



Quando os documentos estão na lista de upload, os campos de metadados são preenchidos automaticamente de acordo com a lista de upload. Todos os campos de nome do documento, incluindo o campo livre, são extraídos da lista de upload e preenchidos automaticamente. Se um campo de metadados obrigatório (marcado com um símbolo "*") estiver faltando na lista de upload, ele precisará ser preenchido manualmente.




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