Criar e adicionar uma convenção de nomenclatura de documentos a uma fase do projeto

Criar e adicionar uma convenção de nomenclatura de documentos a uma fase do projeto

No BIMcollab Twin, o número do documento é muito importante, pois todo o gerenciamento de versões depende dos números de documentos correspondentes.
As convenções de nomenclatura de documentos são essenciais para organizar os arquivos de forma estruturada e consistente. Convenções de nomenclatura bem estruturadas proporcionam clareza sobre o conteúdo e o contexto de um documento. 

Uma convenção de nomenclatura de documentos é um conjunto de regras usadas para nomear consistentemente os documentos do projeto. As mesmas regras de nomenclatura se aplicam a todos que fazem upload de documentos para a fase ativa do projeto.

Siga as etapas abaixo para criar convenções de nomenclatura de documentos para seu projeto.

1. Criar uma convenção de nomes

Os administradores de espaço podem adicionar uma nova convenção de nomenclatura na página Configuração do espaço. Clique na guia Settings (Configurações) (1) emno menu à esquerda. Selecione a guia Convenção de nomenclatura de documentos (2) e clique no botão Adicionar (3) no canto superior direito.



Um novo menu é aberto, no qual você pode criar a nova convenção de nomes. Comece adicionando o nome e a descrição da convenção.



Na próxima parte, selecione qual será a estrutura de sua convenção de nomes. Ele é dividido nos seguintes campos de metadados: Empresa, Disciplina, Localização, Projeto e Fase do Projeto.
Todos os campos listados devem ter abreviações configuradas para poderem ser usados na convenção. As abreviações são gerenciadas nas guias Settings (Configurações), Companies (Empresas), Locations (Locais) ou Project (Projeto), respectivamente.

O campo "Free" é obrigatório para todas as convenções e, portanto, já está adicionado à fórmula da convenção de nomes. O campo Free é um identificador exclusivo para cada documento, composto por números, letras e caracteres especiais.

Cada equipe deve concordar, como parte da configuração do projeto, com a estrutura da convenção de nomes a ser usada, bem como com a ordem sequencial dos caracteres do campo Livre.

Para criar sua convenção de nomenclatura, arraste e solte qualquer campo, em qualquer ordem, na fórmula de convenção de nomenclatura abaixo. Você também pode usar delimitadores, como hífen (-), sublinhado (_), ponto (.) ou espaço ( ), para separar os campos e torná-los mais legíveis. Você pode reorganizar os campos de metadados e os delimitadores em qualquer ordem, arrastando-os para a esquerda ou para a direita na convecção, ou removê-los da fórmula clicando no símbolo "x".

Quando terminar, clique em Salvar na parte inferior da tela.

A convenção de nomenclatura de documentos pode ser editada posteriormente, como alterar a ordem ou remover campos. Essas alterações se aplicam apenas aos documentos futuros, os documentos existentes permanecem com o mesmo nome.

As convenções de nomenclatura de documentos podem ser excluídas ou uma nova convenção de nomenclatura pode ser aplicada à fase do projeto. Em ambos os casos, as alterações afetarão apenas os documentos futuros!


2. Adicione uma convenção de nomenclatura à fase do projeto

Depois de criadas, as convenções de nomenclatura precisam ser adicionadas à(s) fase(s) do projeto necessária(s) para serem aplicadas. Somente usuários em uma função de usuário com permissões para adicionar convenções de nomenclatura de documentos a projetos podem executar essa ação.

Na página Projeto, depois de selecionar o local, o projeto e a página do projeto desejados, vá para a guia Configurações (1) no menu à esquerda. Na guia Convenção de nomenclatura de documentos (2), clique no botão Editar (3) para adicionar uma nova convenção de nomenclatura a essa fase do projeto.


Selecione uma convenção de nomenclatura na lista suspensa e clique em salvar.



3. Fazer upload de documentos

Agora que a convenção de nomenclatura foi criada e adicionada ao projeto, ela pode ser aplicada aos seus documentos.

É possível fazer upload de novos documentos na página Documentos, manualmente ou usando a lista Upload.

Ao fazer o upload manual de um documento, os campos obrigatórios devem ser preenchidos manualmente. Os valores selecionados serão exibidos automaticamente na convenção de nomenclatura do número do documento.


Se um documento com o mesmo número de documento for adicionado, será exibida uma notificação de que o documento carregado será tratado como uma nova versão do documento existente com o mesmo número de documento.


Quando os documentos estão na lista de upload, os campos de metadados são preenchidos automaticamente de acordo com a lista de upload. Todos os campos de nome de documento, inclusive o campo livre, são extraídos da lista de upload e preenchidos automaticamente. Se um campo de metadados obrigatório (marcado com um símbolo "*") estiver faltando na lista de upload, ele precisará ser preenchido manualmente.



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