Goed issuemanagement

Goed issuemanagement

Het gebruik van een issuemanagementplatform zoals BIMcollab Cloud kan tijd besparen, fouten voorkomen en transparantie binnen een team creëren. Hoe krachtig issuemanagement van BIMcollab ook is, als het niet op een gestructureerde manier wordt gebruikt, kan het volledige potentieel niet worden bereikt.
Door de hieronder beschreven punten toe te passen, kan issuemanagement zijn volledige potentieel benutten en je alle voordelen bieden die het belooft.

Om tot goed issuemanagement te komen, zijn volgende punten belangrijk:
  1. Definieer issues duidelijk
  2. Deel issues live in de cloud
  3. Documenteer alle wijzigingen van een status
  4. Vermijd scheiding in communicatie
  5. Vermijd vertragingen in de synchronisatie
  6. Vermijd kopieën

Definieer issues duidelijk

Wanneer je een nieuw probleem in je project wilt melden, houd dan rekening met deze punten:
  1. Zorg altijd voor een duidelijk standpunt dat weergeeft waar het issue over gaat. Om te weten hoe je de beste viewpoints maakt, raadpleeg het artikel De beste viewpoints maken.
  2. Maak een issue aan via de BCF manager plugin in je BIM software of rechtstreeks vanuit BIMcollab ZOOM.
    Hierdoor kan een directe link worden gelegd tussen het op te lossen probleem en de modelcomponenten die betrekking hebben op het probleem. Op die manier kan de plaats van het probleem gemakkelijk worden teruggevonden, zelfs als de teamleden niet dezelfde BIM-software gebruiken als jij.



  3. Formuleer de titel van het issue beknopt en expliciet, en geef gedetailleerde uitleg in de beschrijving en opmerkingen, zodat het issue gemakkelijk kan worden gevonden met de zoekfunctie.
  4. Wijs het issue toe aan de persoon die het moet afhandelen. Zodra het issue is aangemaakt, worden er automatisch notificaties naar hen gestuurd. Zij zullen ook een melding ontvangen wanneer het issue wordt gewijzigd.
  5. Vul alle beschikbare velden zo goed mogelijk in, zoals type, zone, milestone, prioriteit, en andere.
    Deze heb je nodig om issues later gemakkelijker te sorteren, categoriseren of filteren. Het is ook mogelijk om custom fields te definiëren om het issuemanagement te vereenvoudigen volgens je specifieke behoeften.



De custom fields zijn een functie van de Connected en Enterprise plannen. 

Deel issues live in de cloud

De eenvoudigste manier om je issues te delen is door je BIM software te verbinden met BIMcollab Cloud met behulp van een BCF manager en wijzigingen te synchroniseren naar het team. Door verbinding te maken met de cloud, wordt de communicatie automatisch geregeld en gaan issues nooit verloren.
Leer hoe je je software kunt verbinden met BIMcollab Cloud in de artikelen Verbinden met BIMcollab Cloud vanuit de BCF Managers en BIMcollab ZOOM en Verbinden met BIMcollab Cloud vanuit Solibri

Documenteer alle wijzigingen van een status

Wanneer een issue wordt aangemaakt of wanneer er wijzigingen in worden aangebracht, worden er acties ondernomen. Dit kan resulteren in een wijziging van de status van het issue. 
Het is belangrijk om de acties die plaatsvinden altijd te registreren door een duidelijke opmerking aan het issue toe te voegen. Op deze manier is het mogelijk om de redenen van een wijziging te achterhalen.

Een issue status kan de volgende zijn:
  1. Actief: Het issue moet nog opgelost worden. Een nieuw issue is altijd actief
  2. Opgelost: Een oplossing voor het issue is geïmplementeerd in het model
  3. Gesloten: De oplossing is geverifieerd. Als het probleem zich opnieuw voordoet, kan het opnieuw worden geopend



Standaard kunnen issues door iedereen gesloten worden, maar de projectleider kan dit beperken tot bepaalde rollen of teamleden. Voor meer informatie, klik hier voor het artikel Voorkom dat teamleden issues kunnen sluiten.
Voor een meer formele workflow is het mogelijk om de oplossing van een opgelost issue te laten goedkeuren of afkeuren door één of meer teamleden voordat het wordt gesloten. 
De goedkeuringsworkflow is een functie van de Connected en Enterprise plannen.

Vermijd scheiding in communicatie

Gebruik het platform om zo vaak mogelijk te communiceren over een project. Op deze manier zijn alle acties transparant en kunnen teamleden bijdragen en reageren indien nodig. Gebruik het 'type' van een issue om de vorm van communicatie te definiëren, zodat het mogelijk is om te filteren tijdens het behandelen van de issues. 
BIMcollab zal je automatisch informeren over de wijzigingen die door andere teamleden zijn aangebracht en die jou aangaan. Dit is direct zichtbaar in het project dashboard wanneer je inlogt in je BIMcollab Cloud en het project selecteert. Je kunt e-mail notificaties activeren om direct, dagelijks of wekelijks een bericht te ontvangen over de wijzigingen die jou aangaan. Als projectleider kan je een gepland activiteitenoverzicht ontvangen over het hele project.

Vermijd vertragingen in de synchronisatie

Vergeet niet om op de knop Project synchroniseren te klikken wanneer je klaar bent met je werk. Op die manier vermijd je vertragingen bij de synchronisatie, en minimaliseer je communicatieconflicten tussen teamleden die aan dezelfde issues werken.



Vermijd kopieën

Vermijd het gebruik van bestandsgebaseerde of offline communicatie. Dit leidt tot handmatige taken om issues op te nemen in BIMcollab Cloud. Wat weer kan leiden tot vertraging en mogelijk fouten als issues niet meer gesynchroniseerd zijn.

    • Related Articles

    • De beste manier om te starten met BIMcollab Cloud

      Maak kennis met issuemanagement met een gratis account Om goed kennis te maken met issuemanagement, en met de mogelijkheden van BIMcollab Cloud, kun je aan de slag met je eigen gratis account op join.bimcollab.com. Join.bimcollab.com is een gedeelde ...
    • De goedkeuringsworkflow

      De goedkeuringsworkflow is een formelere manier van werken waarbij de oplossing van een issue eerst wordt gecontroleerd en goedgekeurd voordat het definitief als gesloten wordt gemarkeerd. Op deze manier heb je meer controle over de oplossing van een ...
    • Mijn BIMcollab ID

      Je BIMcollab ID is een overkoepelend account, gebaseerd op je e-mailadres, dat wordt gebruikt om je te identificeren binnen het BIMcollab Ecosysteem. Het bevat je persoonlijke gegevens en is alleen voor jou toegankelijk. In private BIMcollab Cloud ...
    • Kleuren van issues op basis van hun status

      De titel van issues in BIMcollab Cloud, BCF Managers, en BIMcollab ZOOM zullen verschillende kleuren hebben, afhankelijk van hun status. Lees meer over de goedkeuringsworkflow en de status van de voortgang in Issues classificeren en structureren. De ...
    • Workflow functies voor projecten inschakelen in Connected en Enterprise plannen

      Wanneer een projectleider een project bewerkt in een Connected of Enterprise space, heeft hij een aantal extra opties die niet beschikbaar zijn in de gratis of Starter plannen: Enkel het toewijzen van issues aan leden van de gebruikersgroep(en) van ...