Une convention pour l'élaboration et l'utilisation de documents dans le cadre d'un projet

Une convention pour l'élaboration et l'utilisation de documents dans le cadre d'un projet

Dans BIMcollab Twin, le numéro de document est très important, car toute la gestion des versions dépend des numéros de documents correspondants.
Les conventions de dénomination des documents sont essentielles pour organiser les fichiers de manière structurée et cohérente. Des conventions de dénomination bien structurées permettent de clarifier le contenu et le contexte d'un document.

Une convention de dénomination des documents est un ensemble de règles utilisées pour nommer de manière cohérente les documents d'un projet. Les mêmes règles de dénomination s'appliquent à toutes les personnes qui téléchargent des documents dans la phase active du projet.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer des connexions de noms de documents pour votre projet.

1. Autoriser les utilisateurs à créer une convention de nommage

Dans Twin, les droits des utilisateurs pour chaque phase du projet sont gérés par le rôle de l'utilisateur. La première étape consiste à activer la fonction Convention de nommage des documents pour les rôles d'utilisateur qui seront en mesure de créer et d'ajouter des conventions de nommage de documents aux phases du projet.
A partir de la page Space Setting, naviguez jusqu'à l'onglet User Role (1), cliquez sur le rôle utilisateur requis et sélectionnez le menu Permissions (2). Sélectionnez Modifier les autorisations (3), activez la fonctionnalité Conventions d'appellation des documents et sélectionnez Enregistrer en bas de la page.



2. Créer une convention d'appellation

Les utilisateurs affectés à des rôles d'utilisateur pour lesquels la fonction Conventions d'appellation de documents est activée peuvent créer de nouvelles conventions et les ajouter aux phases de projet requises dans Twin.
Une nouvelle convention d'appellation peut être ajoutée à partir de la page Paramètres de l'espace. Cliquez sur l'onglet Paramètres (1 ) dans le menu de gauche. Sélectionnez l'onglet Convention de nommage des documents (2) et cliquez sur le bouton Ajouter (3 ) dans le coin supérieur droit.



Un nouveau menu s'ouvre, dans lequel vous pouvez créer la nouvelle convention de nommage. Commencez par ajouter le nom et la description de la convention.



Dans la partie suivante, sélectionnez la structure de votre convention de nommage. Elle est divisée en champs de métadonnées suivants : Entreprise, Discipline, Lieu, Projet et Phase du projet.
Tous les champs listés doivent avoir des abréviations paramétrées pour pouvoir être utilisés dans la convention. Les abréviations sont gérées dans les onglets Paramètres, Sociétés, Lieux ou Projet respectivement.


Le champ "Libre" est obligatoire pour chaque convention et, en tant que tel, est déjà ajouté à la formule de la convention de nommage. Le champ Libre est un identifiant unique pour chaque document, composé de chiffres, de lettres et de caractères spéciaux.

Chaque équipe doit convenir, dans le cadre de la mise en place de son projet, de la structure de la convention de nommage à utiliser, ainsi que de l'ordre séquentiel des caractères du champ libre.

Pour créer votre convention de nommage, glissez-déposez n'importe quel champ dans n'importe quel ordre dans la formule de convention de nommage ci-dessous. Vous pouvez également utiliser des délimiteurs, comme le trait d'union (-), le trait de soulignement (_), le point (.) ou l'espace ( ), pour séparer les champs et les rendre plus lisibles. Vous pouvez réorganiser les champs de métadonnées et les délimiteurs dans n'importe quel ordre en les faisant glisser vers la gauche ou la droite dans la convection, ou les supprimer de la formule en cliquant sur le symbole "x".

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran.

La convention d'appellation du document peut être modifiée par la suite, par exemple en changeant l'ordre ou en supprimant des champs. Ces modifications ne s'appliquent qu'aux futurs documents, les documents existants conservant le même nom.


Les conventions d'appellation des documents peuvent être supprimées ou une nouvelle convention d'appellation peut être appliquée à la phase du projet. Dans les deux cas, les modifications n'affecteront que les documents futurs !


3. Ajouter une convention de nommage à votre phase de projet

Une fois créées, les conventions de nommage doivent être ajoutées à la (aux) phase(s) de projet requise(s) pour être appliquées.

Dans la page Projet, une fois que vous avez sélectionné l'emplacement, le projet et la page du projet, allez dans l'onglet Paramètres (1) dans le menu de gauche. Dans l'onglet Convention d'appellation du document (2), cliquez sur le bouton Modifier (3) pour ajouter une nouvelle convention d'appellation à cette phase du projet.


Sélectionnez une convention d'appellation dans la liste déroulante et cliquez sur enregistrer.


4. Télécharger les documents

Maintenant que la convention d'appellation a été créée et ajoutée au projet, elle peut être appliquée à vos documents.

Les nouveaux documents peuvent être téléchargés à partir de la page Documents, soit manuellement, soit à l'aide de la liste Télécharger.

Lors du téléchargement manuel d' un document, les champs obligatoires doivent être remplis manuellement. Les valeurs sélectionnées seront automatiquement affichées dans la convention d'appellation du numéro de document.


Si un document portant le même numéro est ajouté, une notification s'affiche, indiquant que le document téléchargé sera traité comme une nouvelle version du document existant portant le même numéro.



Lorsque des documents figurent dans la liste de téléchargement, les champs de métadonnées sont automatiquement remplis en fonction de la liste de téléchargement. Tous les champs du nom du document, y compris le champ libre, sont extraits de la liste de téléchargement et remplis automatiquement. Si un champ de métadonnées obligatoire (marqué par un symbole '*') est absent de la liste de téléchargement, il doit être rempli manuellement.




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