Une convention pour l'élaboration et l'utilisation de documents dans le cadre d'un projet

Une convention pour l'élaboration et l'utilisation de documents dans le cadre d'un projet

Dans BIMcollab Twin, le numéro de document est très important, car toute la gestion des versions dépend des numéros de documents correspondants.
Les conventions de dénomination des documents sont essentielles pour organiser les fichiers de manière structurée et cohérente. Des conventions de dénomination bien structurées permettent de clarifier le contenu et le contexte d'un document. 

Une convention de dénomination des documents est un ensemble de règles utilisées pour nommer de manière cohérente les documents d'un projet. Les mêmes règles de dénomination s'appliquent à toutes les personnes qui téléchargent des documents dans la phase active du projet.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer des conventions de dénomination des documents pour votre projet.

1. Créer une convention de dénomination

Les administrateurs d'espace peuvent ajouter une nouvelle convention de nommage à partir de la page Paramètres de l'espace. Cliquez sur l'onglet Paramètres (1) dansle menu de gauche. Sélectionnez l'onglet Convention de nommage des documents (2) et cliquez sur le bouton Ajouter (3 ) dans le coin supérieur droit.



Un nouveau menu s'ouvre, dans lequel vous pouvez créer la nouvelle convention d'appellation. Commencez par ajouter le nom et la description de la convention.



Dans la partie suivante, choisissez la structure de votre convention d'appellation. Il est divisé en champs de métadonnées suivants : Entreprise, Discipline, Lieu, Projet et Phase du projet.
Tous les champs énumérés doivent comporter des abréviations pour pouvoir être utilisés dans la convention. Les abréviations sont gérées dans les onglets Paramètres, Sociétés, Sites ou Projet respectivement.

Le champ "Free" est obligatoire pour chaque convention et, en tant que tel, il est déjà ajouté à la formule de la convention de nommage. Le champ libre est un identifiant unique pour chaque document, composé de chiffres, de lettres et de caractères spéciaux.

Chaque équipe doit convenir, dans le cadre de la mise en place de son projet, de la structure de la convention d'appellation à utiliser, ainsi que de l'ordre séquentiel des caractères du champ libre.

Pour créer votre convention d'appellation, faites glisser et déposez n'importe quel champ dans n'importe quel ordre dans la formule de convention d'appellation ci-dessous. Vous pouvez également utiliser des délimiteurs, tels que le trait d'union (-), le trait de soulignement (_), le point (.) ou l'espace ( ), pour séparer les champs et les rendre plus lisibles. Vous pouvez réorganiser les champs de métadonnées et les délimiteurs dans n'importe quel ordre en les faisant glisser vers la gauche ou la droite dans la convection, ou les supprimer de la formule en cliquant sur le symbole "x".

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran.

La convention de dénomination du document peut être modifiée par la suite, par exemple en changeant l'ordre ou en supprimant des champs. Ces changements ne s'appliquent qu'aux futurs documents, les documents existants conservant le même nom.

Les conventions de dénomination des documents peuvent être supprimées ou une nouvelle convention de dénomination peut être appliquée à la phase du projet. Dans les deux cas, les changements n'affecteront que les documents futurs !


2. Ajoutez une convention de dénomination à votre phase de projet

Une fois créées, les conventions d'appellation doivent être ajoutées aux phases de projet requises pour être appliquées. Seuls les utilisateurs ayant un rôle d'utilisateur et des droits leur permettant d'ajouter des conventions de nommage de documents à des projets peuvent effectuer cette action.

Dans la page Projet, une fois que vous avez sélectionné le lieu, le projet et la page du projet, allez dans l'onglet Paramètres (1) dans le menu de gauche. Dans l'onglet Convention de nommage du document (2), cliquez sur le bouton Modifier (3) pour ajouter une nouvelle convention de nommage à cette phase du projet.


Sélectionnez une convention d'appellation dans la liste déroulante et cliquez sur Enregistrer.



3. Télécharger les documents

Maintenant que la convention d'appellation a été créée et ajoutée au projet, elle peut être appliquée à vos documents.

Les nouveaux documents peuvent être téléchargés à partir de la page Documents, soit manuellement, soit à l'aide de la liste de téléchargement.

Lors du téléchargement manuel d' un document, les champs obligatoires doivent être remplis manuellement. Les valeurs sélectionnées seront automatiquement affichées dans la convention d'appellation du numéro de document.


Si un document portant le même numéro est ajouté, une notification s'affiche, indiquant que le document téléchargé sera traité comme une nouvelle version du document existant portant le même numéro.


Lorsque les documents se trouvent dans la liste de téléchargement, les champs de métadonnées sont automatiquement remplis en fonction de la liste de téléchargement. Tous les champs du nom du document, y compris le champ libre, sont extraits de la liste de téléchargement et remplis automatiquement. Si un champ de métadonnées obligatoire (marqué d'un symbole "*") est absent de la liste de téléchargement, il doit être rempli manuellement.



    • Related Articles

    • Ajouter un document et utiliser un filtre

      La vue d'ensemble du document affiche des informations organisées en colonnes. L'ordre et la visibilité de ces colonnes sont personnalisables, ce qui vous permet de définir la manière dont les informations sont affichées. Vous pouvez également ...

    • Prévisualiser, annoter et collaborer sur des documents dans BIMcollab Twin

      BIMcollab Twin facilite la gestion des documents et la communication, en permettant aux membres de l'équipe de télécharger n'importe quel type de fichier, et de prévisualiserces trois types de fichiers dans l'application : images, PDF, et fichiers ...

    • Placements de documents

      Lorsque vous téléchargez vos documents vers BIMcollab Twin, vous pouvez choisir d'utiliser un espace réservé pour un document au lieu de le télécharger immédiatement à ce moment-là. Elles contiennent toutes les informations pertinentes sur le ...

    • Module de documents

      Vous pouvez trouver le module de documents en allant dans "Mes projets", en sélectionnant une phase ou un projet et en choisissant l'option "documents" dans la barre de gauche. Tous les types de fichiers peuvent être classés et stockés dans ce ...

    • Séries de documents

      La section des jeux de documents (1 ) dresse la liste de tous les jeux de documents. Les jeux peuvent être utilisés pour regrouper des documents. Par exemple, tous les documents relatifs à une demande de permis particulière. Pour chaque document, il ...