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Téléchargement de documents

Lors du téléchargement de documents, BIMcollab Twin demande les détails du document, qui peuvent être remplis automatiquement à l'aide d'une liste de téléchargement spéciale, en particulier lorsqu'un grand nombre de documents doivent être téléchargés. Cette liste relie le nom du fichier aux détails du document et maintient la cohérence des informations sur le document. En téléchargeant cette liste de téléchargement avec les fichiers, les données peuvent être copiées. 

Créer une liste de téléchargement

La plupart des logiciels de dessin et de modélisation permettent de transférer les données du coin inférieur d'un dessin dans un fichier Excel. Ces informations peuvent être insérées dans Twin en utilisant la liste de téléchargement Excel prévue à cet effet. La mise en place de ce système peut parfois demander un peu de travail, mais il permettrait de gagner beaucoup de temps lors du téléchargement des fichiers. Vous veillez avant tout à ce que les informations contenues dans BIMcollab Twin correspondent toujours exactement à celles qui figurent sur la feuille ou le dessin. L'utilisation de cette méthode permet également d'éviter les erreurs typographiques lors du remplissage des détails du document.

Vous pouvez sélectionner l'une des options ci-dessouspour utiliser notre liste de téléchargement, qui est disponible dans différentes langues:


Pour créer une liste de téléchargement, suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1: Ouvrez le fichier Excel que vous avez téléchargé dans la langue de votre choix. La feuille est classée en quatre catégories principales : Numéro du document (1), Nom du fichier (2), Détails du document (3) et Détails de la version (4).



Étape 2: Dans la colonne A, indiquez le numéro de document qui sera utilisé pour ce document dans Twin. Notez que si une option de convention de nommage des documents a été activée, elle doit être respectée.




Étape 3 : Dans la colonne B, indiquez le nom du document à télécharger, y compris son extension. Voir l'image ci-dessous : "test.pdf" où ".pdf" est l'extension du fichier.




Étape 4 : Dans les colonnes C à L, remplissez les détails du document requis, y compris la structure spatiale, le type de document, la discipline, l'auteur, la date du document, les descriptions 1 à 3, les étiquettes et les codes du lot de travail.




Étape 5 :Dans les colonnes M à S, remplissez les détails de la version qui comprennent le numéro de version, la date de version, le statut, la description de la version, l'échelle, la taille du papier et les pièces jointes. Les champs marqués d'un astérisque dansdoivent être remplis ; ils peuvent également être remplis sur la page "Ajouter des documents".



Les règles du jeu

L'utilisation d'une liste de documents est soumise à certaines règles. De cette manière, le fichier Excel n'est lu par Twin que pour son usage spécifique en tant que liste de téléchargement et non en tant que fichier Excel devant être téléchargé en tant que document. Le fichier doit être mis à jour chaque fois qu'une nouvelle version du fichier est disponible, et il doit être téléchargé avec les documents à télécharger à chaque fois. Si la liste de téléchargement répond aux exigences ci-dessous, elle sera lue correctement :

  1. Le nom du fichier de la liste de téléchargement contient le mot "liste de téléchargement". Le texte peut être placé devant ou derrière.
  2. L'extension du fichier est .xlsx .
  3. Utilisez les mêmes noms de colonnes que dans le modèle.
  4. Ces noms de colonnes doivent toujours figurer sur la 4ème ligne du fichier Excel.
  5. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance, il est donc possible de l'adapter par rapport à l'exemple.
  6. Les lignes 1 à 3 ne sont pas lues, des données de projet, des logos ou des explications propres peuvent être placés ici.
  7. Chaque ligne portant un numéro de document est considérée comme un fichier. Ne placez donc pas de sous-titres dans cette colonne.
  8. La colonne du nom du fichier doit également contenir l'extension du fichier, par exemple : dessin.pdf
  9. Le contenu des cellules doit correspondre exactement aux métadonnées de BIMcollab Twin.
BIMcollab Twin recherche les noms de fichiers dans la liste de téléchargement lors du téléchargement. Seuls les fichiers téléchargés avec la liste de téléchargement sont lus. La liste de téléchargement peut donc contenir des lignes supplémentaires pour d'autres fichiers, mais celles-ci ne seront pas lues. BIMcollab Twin signale que ce fichier n'a pas été trouvé.
La liste de téléchargement peut contenir des informations supplémentaires et peut être formatée avec, par exemple, des couleurs et des sous-titres. Veillez à ce que ces informations figurent toujours dans leur propre colonne, qui n'est pas lue par BIMcollab Twin.

Téléchargement avec liste de téléchargement

Pour télécharger vos documents avec votre liste de téléchargement, suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1: Sélectionnez le niveau auquel vous souhaitez enregistrer votre projet (lieu, projet ou phase). Accédez à la page Documents et cliquez sur "Ajouter". Il peut s'agir de "Ajouter au lieu", "Ajouter au projet" ou "Ajouter à la phase du projet", selon le niveau que vous avez sélectionné.


Étape 2: Glisser-déposer ou choisir le(s) fichier(s) dans la liste des fichiers à télécharger et cliquer sur "Télécharger".



Étape 3: Examiner les notifications, le cas échéant.



Étape 4: Cliquez sur "Aller dans la file d'attente personnelle".
Étape 5: Cliquez sur "Ajouter des informations au fichier téléchargé" et vérifiez les informations importées. Comme indiqué précédemment, les champs comportant le symbole de l'astérisque (*) sont obligatoires. S'ils ne sont pas renseignés à l'aide de la liste de téléchargement, ils doivent l'être manuellement.
Étape 6: Cliquez sur "Enregistrer" une fois que toutes les informations requises ont été ajoutées aux documents de votre file d'attente.
Étape 7: Cliquez sur "Continuer" pour revenir à la vue d'ensemble des documents où vous pouvez trouver les documents nouvellement ajoutés.

Liste des téléchargements de caractères génériques

Lors du téléchargement de documents dans BIMcollab Twin, il est également possible d'utiliser des espaces réservés pour remplacer temporairement les documents qui seront téléchargés ultérieurement.
Les espaces réservés peuvent également être téléchargés via la liste de téléchargement. Pour télécharger une liste de caractères génériques, suivez les mêmes étapes et règles de jeu que celles indiquées ci-dessus. Sauf que vous ne devez télécharger que le fichier de la liste de téléchargement (sans aucun modèle), car il s'agit d'espaces réservés pour les futurs modèles.

Lors de la création de la liste de téléchargement, les champs de métadonnées relatifs à la dernière version doivent être laissés vides, car cette information ne peut être prédite à l'avance. Toutes les colonnes bleu clair de la liste Excel, y compris les champs Données du fichier, Date du document et tous les détails de la version doivent être laissés vides. Ils seront également ajoutés lorsque les modèles réels seront téléchargés.


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