Les bonnes pratiques de la gestion des problèmes

Les bonnes pratiques de la gestion des problèmes

Un système de gestion des problèmes comme le BIMcollab Nexus peut vous permettre de gagner du temps dans la coordination et la résolution des problèmes, de créer de la transparence au sein de votre équipe et d'éviter les erreurs. Mais son utilisation exigera une certaine rigueur dans vos pratiques quotidiennes. Afin de pouvoir maximiser son potentiel et en tirer tous les avantages possibles, nous vous conseillons d'appliquer les bonnes pratiques décrites ci-dessous.

Pour une meilleure gestion des problèmes, veuillez prendre l'habitude de :
  1. Définir clairement les problèmes
  2. Partager en temps réel sur le serveur
  3. Bien documenter lors des changements de statut
  4. Éviter les ruptures sur la chaîne des communications
  5. Éviter les retards de synchronisation
  6. Éviter les copies


Définir clairement les problèmes

Lorsque vous souhaitez signaler un nouveau problème dans votre projet tenez compte des points suivants:

  1. Créez toujours un point de vue clair qui rend compte de l'objet du problème. Pour savoir comment créer les meilleurs points de vue, consultez l'article Comment créer les meilleurs points de vue.
  2. Créez un problème via le plugin BCF manager depuis votre logiciel BIM ou directement depuis BIMcollab Zoom, ce qui vous permettra de créer un lien direct entre le ticket du problème à résoudre et les composants du modèle qui sont concernés. Ainsi, l'emplacement du problème pourra être récupéré facilement, même si les membres de votre équipe n'utilisent pas le même logiciel BIM que vous.



  3. Formulez le titre du problème de façon concise et explicite, et donner des explications en détail dans les commentaires, afin que le problème puisse être retrouvé facilement à l'aide du moteur de recherche.
  4. Assignez le problème à la personne qui doit le traiter. Les notifications lui seront automatiquement envoyées dès la création du problème. Et il recevra également des notifications lorsque des changements seront apportés dans le problème.
  5. Renseignez au mieux tous les champs disponibles, comme le type, la zone, la phase, la priorité, et autres, vous en aurez besoin si vous souhaitez trier, classer ou filtrer les problèmes plus facilement par la suite. Vous pouvez aussi définir plus de champs personnalisés pour faciliter la gestion des problèmes selon vos besoins spécifiques.



Cette fonctionnalité des champs personnalisés n'est disponible que pour les abonnés du plan "Premium" ou "Ultimate".

Partager en temps réel sur le serveur

Connectez-vous sur BIMcollab Nexus depuis votre logiciel de travail est le moyen le plus simple pour synchroniser les problèmes au sein de votre équipe. En utilisant BIMcollab Nexus, la synchronisation des modifications est gérée de façon automatique, et les problèmes ne seront jamais perdus.
Découvrez comment connecter votre logiciel à BIMcollab Nexus dans les articles Se connecter depuis un depuis un BCF Manager ou BIMcollab Zoom et Se connecter depuis Solibri.

Bien documenter lors des changements de statut

Après qu'un problème à traiter est créé et partagé sur le serveur, sa situation pourrait évoluer suivant des interventions réalisées par votre équipes. Il est important de bien documenter les modifications et d'ajouter des commentaires explicatifs clairs à chaque changement de statut, afin que l'on puisse retracer l'historique des situations si besoin.

Le statut d'un problème peut être:
  1. Actif: Le problème doit encore être résolu. Un nouveau problème est toujours "actif" par défaut lors de sa création;
  2. Résolu: Une solution pour ce problème a été mise en œuvre dans le modèle;
  3. Fermé: La résolution a été vérifiée. Si la solution est jugée non-satisfaisante, vous aurez la possibilité de réactiver un ticket "résolu" pour qu'il redevienne "actif".



Par défaut, les problèmes peuvent être fermés par tout le monde, mais le chef de projet peut restreindre les membres de l'équipe à fermer les problèmes. Pour plus d'informations, cliquez ici pour consulter l'article R estreindre les membres de l'équipe à fermer les problèmes.
Pour un workflow plus rigoureux, il est possible de faire approuver (ou rejeter) la résolution d’un problème par un ou plusieurs membres de l’équipe avant de valider sa clôture. Le flux de travail d'approbation est une fonctionnalité du plan "Premium" ou "Ultimate".

Éviter les ruptures dans la chaîne des communications

Utiliser la plateforme Nexus le plus souvent possible pour se communiquer. De cette façon, toutes les actions sont transparentes et les membres de l'équipe peuvent contribuer et répondre si nécessaire. Utilisez le "type" d'un problème pour distinguer les différentes formes de communications pour pouvoir filtrer les problèmes à traiter. BIMcollab vous informera automatiquement des modifications vous concernant qui sont apportées par les autres membres de l'équipe. Les dernières modifications sont immédiatement visibles sur le tableau de bord de votre projet lorsque vous vous connectez à votre Nexus BIMcollab. Vous pouvez également choisir d'être notifié par email pour les modifications qui nécessite votre attention. Plusieurs fréquences de notifications sont possibles : immédiate, quotidienne, hebdomadaire ou jamais. Pour plus d'informations, cliquez ici pour consulter l'article Fréquence de notifications par e-mail.

Éviter les retards de synchronisation

Penser à cliquer sur le bouton "Synchroniser le projet" lorsque vous avez terminé votre intervention sur un problème à traiter. Ainsi, vous évitez les retards de synchronisation, et minimisez les conflits de communication entre les intervenants qui travaillent sur le même problème.



Éviter les copies

Éviter autant que possible les échanges d'informations par copies de fichiers en mode hors ligne. Car cela peut entraîner des tâches manuelles supplémentaires pour intégrer des problèmes dans le BIMcollab Nexus. Ce qui peut causer des retards de synchonisation et créer plus de confusion et d'erreurs de communication.

    • Related Articles

    • Définir les paramètres du projet

      Après avoir créé un nouveau projet, vous pouvez modifier ses paramètres pour qu'ils correspondent mieux à vos besoins. Dans l'espace de votre projet que vous venez de créer, allez sur l'onglet "Paramètres" ; Cliquez sur la catégorie des paramètres ...
    • Suivre l'avancement des projets à l'aide des graphiques

      Suivre l'avancement du projet BIM et la charge de travail BIMcollab Nexus vous offre un aperçu de tous les problèmes d'un projet et de l'avancement des projets, à l'aide d'une série de graphiques récapitulatifs. Pour voir ces graphiques, cliquez sur ...
    • Ajouter et inviter les membres d'équipes sur join.bimcollab.com

      Cet article décrit comment ajouter des membres d'équipe à votre projet gratuit sur join.bimcollab.com. Pour savoir comment ajouter des membres d'équipe à un projet dans un espace privé, consultez l'article Ajouter et inviter les membres d'équipe dans ...
    • Onglet de gestion des problèmes sur BIMcollab Nexus

      L'onglet de gestion des problèmes dans BIMcollab Nexus sert de hub centralisé pour gérer efficacement les défis rencontrés au cours des projets de modélisation des informations du bâtiment (BIM). Cette section permet aux utilisateurs d'avoir une vue ...
    • Les groupes d'utilisateurs et la visibilité des problèmes

      Dans les plans Premium et Ultimate, les chefs de projet peuvent créer des groupes d'utilisateurs pour gérer qui peut voir les problèmes et à qui ils peuvent être assignés. Les groupes sont souvent définis pour pouvoir rassembler des membres de ...