Classifier et structurer les problèmes
Pour pouvoir bien organiser et structurer les problèmes, il est important de définir correctement autant de paramètres que possible. Plus les informations contenues dans un problème sont détaillées, plus ça sera facile à le situer et à travailler avec. Commencez par définir les paramètres suivants d'un problème : Type, Zone, Phases, Étiquettes, Priorité, Assigné à et Personnalisé.
- Les Types peut vous aider à distinguer les conflits, les erreurs de modélisation, les problèmes techniques, les demandes de renseignement, et autres. Le chef de projets peut définir autant de types nécessaires en fonction des spécificités du projet ;
- Les Zones peut vous aider à classer les problèmes par secteur. C'est un paramètre très utile lorsque vous travaillez sur un grand projet. Le chef de projets a la possibilité de définir une propriétaire différente par zone. Lorsqu'un nouveau problème est créé dans une zone, il peut être automatiquement assigné à la propriétaire de la zone concernée ;
- Les Phases peuvent être défini par le chef de projet pour les différentes périodes d'avancement du projet. Chaque phase doit recevoir un nom, une date de début et une date de fin ;
- Les Étiquettes offrent une plus grand liberté dans la classification des problèmes. Ils peuvent servir à marquer les différents disciplines, mais pas seulement. Le chef de projets a la possibilité de les définir assez librement selon les besoins du projet ;
- Le paramètre Priorité permet de définir le niveau d'importance d'un problème. Lorsque les priorités sont bien choisies par les créateurs des problèmes, elles permettent aux autres membres de l'équipe de savoir quels sont des problèmes à gérer en premier ;
- Le champs Assigné à serve à étiqueter le membre de l'équipe qui sera le prochain intervenant pour travailler sur le problème. Lorsqu'il aura terminé, le champs Assigné à peut être changé pour un autre membre de l'équipe qui récupérera la tâche à son tour. Un problème ne peut être assigné à un seul membre de l'équipe à la fois. Cela permet d'assurer qu'il y a toujours quelqu'un responsable pour un problème donné ;
- Des champs personnalisés peuvent être définis par le chef de projet lorsque des paramètres supplémentaires sont nécessaires pour filtrer les problèmes.
Tous ces paramètres peuvent être définis et modifiés par le chef du projet en fonction des besoins du projet.
Les champs personnalisés sont disponibles que pour les plans "Premium" et "Ultimate".
Les filtres peuvent être configurés sur les différents paramètres pour faire afficher des problèmes qui ont des propriétés similaires. Pour plus d'informations, cliquez ici pour consulter l'article Mieux gérer les problèmes à l'aide des filtres.
Ensuite, il faut savoir aussi que le paramètre statut évolue tout au long du cycle de vie d'un problème, et il y a trois options disponibles pour le statut d'un problème : Actif, Résolu, et Fermé.
Vous n'aurez pas la possibilité de modifier leurs intitulés ou d'en ajouter d'autres statuts supplémentaires.
- Lorsqu'un nouveau problème est créé, il acquiert toujours le statut Actif pour commencer ;
- Après que des solutions sont trouvées sur un problème Actif, vous pouvez le "résoudre" pour qu'il devient Résolu, ou le "résoudre et fermer" pour qu'il devient directement Fermé ;
- Lorsqu'un problème a le statut Résolu, il peut être "réactivé" pour redevenir Actif, et il peut aussi être Fermé ;
- Si nécessaire, un problème Fermé peut toujours être rouvert et redevenir Actif.
Si vous êtes abonné du plan "Premium" ou "Ultimate", vous aurez accès à un flux de travail plus formel qui permet d'intégrer l'intervention des approbateurs. Les trois options disponibles pour le paramètre statut resteront les mêmes, mais un problème Résolu peut porter des mentions supplémentaires :
- Lorsque le champs "Approbation" est bien renseigné dans les paramètres d'un problème, ce problème passera du Actif au Résolu, à approuver en attendent de l'intervention d'un approbateur ;
- L'approbateur aura le choix de rejeter le problème Résolu, à approuver pour qu'il redevient Actif, ou de valider la résolution pour que le problème acquiert le statut Résolu, approuvé ;
- Le problème Résolu, approuvé peut ensuite être Fermé ou rejeté pour redevient Actif.
Il est possible que la résolution d'un problème soit approuvée et/ou rejetée par un ou plusieurs membres de l'équipe avant que le problème soit enfin fermé.
Pour plus d'informations sur le flux d'approbation, consultez l'article Le flux d'approbation.
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