Status der Kommunikation und Aktionen

Status der Kommunikation und Aktionen

Kommunikationselemente, insbesondere Fragen und Aufgaben, sind Elemente, die in einen Koordinierungsworkflow eintreten, der oft mehrere Runden der Hin- und Rückkommunikation umfasst. Die verantwortliche Partei muss die Antwort geben, damit sich der Status des Elements ändert, und wenn die Antwort zufriedenstellend ist, kann der Absender die Antwort genehmigen. Die abgeschlossene Kommunikation kann nicht mehr bearbeitet werden, ist aber jederzeit einsehbar. Alle Aktionen und Änderungen werden in Kommunikation (1) nachverfolgt.

Zustände

  1. Offen - Eine neue Frage oder Aktion wird mit dem Status Offen erstellt.
  2. Dringend - Wenn das Enddatum überschritten ist, ändert sich der Status in Dringend.
  3. Beantwortet - Die Mitteilung erhält den Status Beantwortet, wenn eine Antwort erteilt wurde.
  4. Erledigt - Wenn der Absender die Antwort genehmigt hat, kann er sie im Bearbeitungsfenster unten auf der Seite akzeptieren.
  5. Abgebrochen - Wenn der Absender beschließt, die ausgelöste Mitteilung abzubrechen, wird der Status auf Abgebrochen aktualisiert.

Aktionen

  1. Kommunikation erstellen - Wenn eine neue Frage oder eine Aufgabe hinzugefügt wird, ist der Status offen (2).
  2. Bearbeiten - Der Absender kann jederzeit den Betreff oder die Nachricht bearbeiten, das Enddatum ändern oder eine Anlage hinzufügen, indem er die Schaltfläche Bearbeiten verwendet (3). Eine Nachricht kann vom Ersteller nach dem Absenden abgebrochen werden, sofern sie nicht bereits beantwortet wurde. Änderungen werden immer nachverfolgt und sind in der Fragenliste sichtbar.
  3. Antworten - Der Empfänger der Nachricht kann auf die Frage antworten (4). Zusätzlich kann auch ein Anhang zur weiteren Klärung hinzugefügt werden. Nicht nur der Empfänger, sondern auch Mitarbeiter desselben Unternehmens können antworten. Der Status ändert sich dann in Beantwortet.
  4. Informiert - Benutzer können sich selbst als informierthinzufügen (5). Das Kommunikationsobjekt wird nun zur Übersicht im persönlichen Dashboard hinzugefügt.
  5. Kommentare - Jeder Benutzer mit Zugriffauf das Projekt kann einen Kommentar (6) zu einer Nachrichthinzufügen, auch wenn die Frage nicht an ihn gerichtet ist. Auf diese Weise können zusätzliche Informationen von jemandem kommen, der nicht an der ursprünglichen Kommunikation beteiligt war.
  6. Handle - Nachdem die Frage oder Aktion beantwortet wurde, muss der Absender die Antwort noch überprüfen. Wenn sie akzeptiert wurde, ändert sich der Status in Erledigt. Nachdem eine Frage oder Aktion abgeschlossen wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden.




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