Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.

Vertrouwelijke documenten zijn documenten die beperkt zijn tot een beperkte groep gebruikers, in plaats van iedereen in het project. Deze worden vaak gebruikt voor gevoelige inhoud, zoals contracten, financiën, juridische overeenkomsten, eigendomsinformatie of andere documenten.

Ze zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde teamleden ze kunnen bekijken of beheren, veilig opgeslagen in de Vertrouwelijke documenten sectie van het project.

Toegang tot vertrouwelijke documenten wordt beheerd door projectbeheerders en kan zowel op projectniveau als op faseniveau worden gecontroleerd.

Op projectniveau kan een teamlid toegang krijgen tot vertrouwelijke documenten door de 'Teamlid bewerken' te openen en het vakje 'Heeft toegang tot vertrouwelijke documenten': aan te vinken.

Op faseniveau kunnen gebruikers alleen toegang krijgen tot vertrouwelijke documenten als ze zich in een projectfase rol bevinden die dit expliciet toestaat. De rollen worden beheerd door gebruikersrechten, zoals beschreven in dit artikel.

Alle vertrouwelijke documenten worden opgeslagen en beheerd in de Vertrouwelijke documenten sectie.

Het uploadproces is hetzelfde als voor reguliere documenten. Documenten moeten echter worden geüpload vanuit de sectie Vertrouwelijke documenten en zijn alleen zichtbaar in deze sectie.

Bij het uploaden of bewerken van een document in de vertrouwelijke sectie kan een documenttype worden gekozen in de documentdetails. Vertrouwelijke documenten hebben andere documenttypes dan reguliere documenten:

Deze documenttypes kunnen worden gebruikt om de documenten in het documentenoverzicht te filteren.

Vertrouwelijke documenten kunnen dezelfde status hebben als andere niet-vertrouwelijke documenten, gedeeld, gepubliceerd en gearchiveerd, maar ze zullen nog steeds alleen zichtbaar zijn voor teamleden die toegang hebben tot de vertrouwelijke documenten.

U kunt informatie over de documentstatus workflow vinden in dit artikel.

Vertrouwelijke documenten of modellen kunnen worden bekeken in de WebViewer door gebruikers die toestemming hebben om ze te bekijken.

In de documentdetails kunt u kiezen of een document zichtbaar in WebViewer zal zijn of niet. Dit kan worden gedaan voor zowel reguliere documenten als vertrouwelijke documenten.

Wanneer geopend in de WebViewer, worden vertrouwelijke documenten op dezelfde manier weergegeven als reguliere bestanden, maar hun zichtbaarheid blijft beperkt tot geautoriseerde gebruikers.

Workflows kunnen worden geactiveerd door het uploaden van een vertrouwelijk document. Als de workflow echter een actie omvat, bijvoorbeeld goedkeuren of beoordelen van het document, moet het teamlid dat de actie uitvoert toestemming hebben om toegang te krijgen tot Vertrouwelijke documenten.

Meer informatie over het beheren van workflows is te vinden hier.

Vertrouwelijke en reguliere documenten kunnen samen worden gegroepeerd in een document set. Teamleden zonder toegangsrechten zien alleen de reguliere documenten, dus het totale aantal weergegeven bestanden kan verschillen tussen gebruikers.

Meer informatie over document sets is te vinden hier.

Vertrouwelijke documenten kunnen ook worden toegewezen aan werkpakketten. Net als bij document sets, zien gebruikers die geen toestemming hebben om vertrouwelijke documenten te bekijken, alleen de reguliere documenten.

Meer informatie over werkpakketten is te vinden hier.