Por favor, note: Este artigo é uma tradução gerada por IA.
Os campos de metadados facilitam o filtro e a busca de documentos, garantindo que os usuários possam sempre acessar as informações mais atualizadas. Metadados consistentes ajudam a garantir que grandes bibliotecas de documentos permaneçam confiáveis e facilmente pesquisáveis.
Configurações de upload de documentos
Os metadados são adicionados quando os documentos são carregados em um projeto. Existem duas opções para configurações de upload de documentos em relação aos metadados. Essas configurações podem ser encontradas na aba 'Configurações'.
No nível do projeto, usuários com o papel de Líder do projeto têm permissão para editar essa configuração. No nível da fase do projeto, usuários com permissões de usuário para Editar as Configurações podem editar.
A. Configuração padrão de upload
Por padrão (para novos projetos), adicionar metadados é opcional. Isso significa que os documentos podem ser rapidamente carregados sem que os campos de metadados precisem ser preenchidos manualmente. Certas informações são preenchidas automaticamente durante o processo de upload. Os usuários podem adicionar metadados adicionais em uma data posterior após o upload.
Os seguintes campos de metadados são preenchidos automaticamente na configuração padrão de upload:
Nome do documento - nome do arquivo.extensão
Data do documento - data da primeira versão
Autor - empresa do usuário que está carregando
Número da versão - O número da versão será "1" para o primeiro upload do documento; para quaisquer versões subsequentes, o aplicativo tentará atribuir o próximo número de versão.
Data da versão - data do upload
B. Configuração avançada de upload
Para garantir uma melhor qualidade dos dados, você pode habilitar a Configuração avançada de upload. Quando esta é ativada, certos campos de metadados se tornam obrigatórios. Os usuários serão obrigados a adicionar os metadados antes de carregar os documentos.
Abaixo está uma visão geral de todos os campos obrigatórios em documentos usando a configuração Avançada:
Nome do documento: o nome deste documento
Descrição: uma descrição textual do conteúdo do documento
Data do documento : a data de emissão da primeira versão do documento
Estrutura espacial (localização, projeto, fase, anexado a) : a estrutura espacial inclui os lotes, edifícios e andares conforme criados na localização e projetos.
Tipo de documento: os tipos de documentos fornecem uma subdivisão inicial dos documentos. É fácil filtrar por tipos na navegação do módulo de documentos. Pode-se escolher um tipo de documento padrão.
Disciplina: a lista de disciplinas pode ser definida para cada espaço BIMcollab. A classificação de disciplinas pode variar muito por projeto.
Autor: A lista de autores corresponde às empresas associadas aos usuários do espaço.
📝 Nota: Os dados mencionados acima podem ser inseridos em um modelo de arquivo Excel. Carregar este arquivo Excel junto com seus documentos elimina a necessidade de inserir os dados manualmente. Este arquivo Excel é chamado de lista de upload.
Algumas informações podem mudar por versão, então esses campos são mantidos por versão do documento:
Número da versão: número ou letra para indicar a versão.
Data da versão: data da versão atual.
Descrição da versão: descrição das alterações.
Status: um documento deve sempre ser atribuído a um status. Os status podem ser definidos por espaço.
Algumas informações não são obrigatórias de incluir, mas você tem a opção de usá-las e enriquecer ainda mais os dados, por exemplo:
Rótulos: um documento pode ser atribuído a um ou mais rótulos para fornecer documentos com propriedades adicionais prescritas. Os rótulos são definidos para cada espaço pelo administrador do espaço.
Escala: escala do desenho.
Tamanho do papel: tamanho da folha necessária para imprimir documentos posteriormente.
Metadados personalizados: campos de metadados específicos do espaço, que podem ser criados pelos administradores do espaço
Código do pacote de trabalho: um identificador de metadados único que pode ser atribuído a documentos, permitindo que documentos sejam adicionados a múltiplos Pacotes de trabalho.
Referências externas: São usadas no nível do documento, fornecendo uma conexão entre o documento inteiro e um recurso externo. Um recurso que não é adicionado à sua estrutura de documentos BIMcollab. Isso é útil quando o recurso externo é relevante para todas as versões do documento.
Links externos: Estão vinculados a uma versão específica de um documento, permitindo referências específicas de versão a recursos externos. Isso é benéfico quando diferentes versões de um documento se relacionam a diferentes materiais externos. Esses links também são resumidos na seção de Referências Externas, indicando a qual versão cada link pertence.
⚠️ Atenção: Referências Externas e Links Externos são distintos das Documentos vinculados e Funcionalidades de anexos. Enquanto Referências e Links Externos conectam documentos a recursos fora do ambiente BIMcollab, Documentos vinculados e Anexos são usados para associar documentos dentro do BIMcollab, como vincular documentos relacionados ou adicionar arquivos suplementares. Leia mais sobre este tópico no artigo: associações de documentos.
📝 Nota: Leia sobre como excluir entradas de metadados neste artigo.
Ao adicionar metadados, os valores de alguns campos são predefinidos (são selecionados de uma lista suspensa) pelo administrador do projeto, e alguns podem ser inseridos livremente. Os valores predefinidos que são definidos pelo administrador são, por exemplo: status, estrutura espacial, disciplina, etiquetas e fabricante, e os campos que podem ser adicionados livremente são descrições ou datas.
📝 Nota: Os administradores podem aprender como configurar os valores como Disciplinas, Status, Etiqueta, Empresas,... em nosso Guia inicial para administradores de gerenciamento de documentos.