Tarefas de auditoria

As tarefas de auditoria são criadas como resultado de uma rodada de auditoria programada pelos administradores como parte de umprocesso de fluxo de trabalho de documentos. Uma rodada de auditoria no BIMcollab Twin refere-se a um processo de auditoria em que os documentos são verificados quanto à qualidade, conformidade e coordenação por vários membros da equipe. Uma rodada de auditoria pode ser usada em um fluxo de trabalho como uma forma de coletar o feedback de várias partes interessadas em um documentodentro de um prazo definido.

Quando uma rodada de auditoria é acionada, tarefas de auditoria individuais para cada parte interessada são criadas automaticamente, permitindo que elas sejam concluídas simultaneamente. As tarefas de auditoria podem ser atribuídas a um ou vários usuários e podem ser abordadas pelo usuário responsável doou por um membro do projeto de sua empresa, pois também ficarão visíveis para eles. Portanto, o agendamento de uma rodada de auditoria em um fluxo de trabalho é particularmente benéfico quando um documento exige a revisão por vários membros da equipe.  Cada rodada de auditoriapertence a uma versão específica do documento e requer a definição de uma duração, que especifica o número de dias até a conclusão da rodada de auditoria.

Criar uma tarefa de auditoria

Para criar uma tarefa de auditoria, o administrador do espaço responsável pela definição do fluxo de trabalho para a coordenação de documentos deve primeiro adicionar uma rodada de auditoria. Isso pode ser feito clicando no botão "Adicionar ação de rodada de auditoria" nas etapas do fluxo de trabalho. As etapas detalhadas para a criação de uma rodada de auditoria são fornecidas neste artigo: Fluxos de trabalho no BIMcollab Twin

Após o upload de documentos que acionam uma rodada de auditoria, as tarefas de auditoria pessoais para cada participante são criadas automaticamente. Em resumo, as tarefas de auditoria não são criadas manualmente; elas são geradas automaticamente quando uma rodada de auditoria é acionada. 

Acesso às suas tarefas de auditoria

No BIMcollab Twin, as tarefas de auditoria podem ser acessadas por meio de:

1. O painel de controle onde os usuários podem visualizar e acessar as tarefas de auditoria quando elas são criadas diretamente em um projeto. Todas as tarefas de auditoria são exibidas com destaque, permitindo que os usuários naveguem facilmente para as tarefas pelas quais são responsáveis.

1. Aberto: todas as tarefas de auditoria abertas e urgentes.

2. Urgente: todas as tarefas de auditoria cujo prazo já passou e ainda não foram abordadas.

3. Concluído: tarefas de auditoria concluídas.

4. Responsável: tarefas de auditoria abertas ou urgentes pelas quais você é o principal responsável.

5. Proprietário: tarefas de verificação abertas ou urgentes em documentos dos quais sua empresa é a autora.

Clicar em um desses status abre a visão geral das tarefas de auditoria no módulo A fazer, com os filtros correspondentes aplicados.

2. O módulo To-do's (1) onde os itens de comunicação são encontrados. Clique em Tarefa de auditoria (2) para ver uma visão geral de todas as tarefas de auditoria em seu projeto.

3. O módulo Documents (Documentos) (1) na seção de menu onde a opção rodada de auditoria (2) pode ser selecionada. Clique narodada de auditoriadesejada (3) para acessar sua página de detalhes. Essa página fornece detalhes sobre a rodada de auditoria, o documento vinculado a ela e uma lista das tarefas de auditoria associadas, que varia de acordo com o número de usuários com responsabilidade atribuída.

 

Se o recurso Tarefas de auditoria no módulo A fazer não estiver visível, isso significa que sua permissão de visualização de fluxos de trabalho está restrita. Entre em contato com o administrador do espaço.

Propriedades da tarefa de auditoria

Uma tarefa de auditoria exibe as propriedades da própria tarefa de auditoria e o documento relacionado a ela. Essas propriedades fornecem mais informações em um relance sobre a tarefa de auditoria e o documento. Clique no número da tarefa de auditoria para ver as propriedades.

Tarefa de auditoria:

1. Número: cada tarefa de auditoria recebe um número exclusivo com base no local, edifício e fase associados à tarefa.

2. Status: o status oferece aos participantes informações claras sobre o andamento da tarefa. Isso será detalhado na próxima seção.

3. Descrição: a descrição da rodada de auditoria que aciona a tarefa de auditoria é exibida aqui.

4. Rodada de auditoria: representada por um número, que identifica exclusivamente uma rodada de auditoria. Ao clicar nesse link, os usuários são redirecionados para a rodada de auditoria relacionada à tarefa.

5. Iniciada: a data em que a tarefa de auditoria foi criada.

6. Data final: a data que marca o fim da duração da rodada de auditoria, que é o número de dias em que a rodada de auditoria está aberta.

7. Responsável: você pode encontrar os membros do projeto responsáveis pela tarefa, juntamente com suas respectivas empresas.

8. Concluído em: a data e a hora em que a tarefa de auditoria é abordada.

9. Preenchido por: o nome do membro do projeto e da respectiva empresa que abordou a tarefa de auditoria.

10. Comentários: se tiverem sido adicionados comentários à tarefa de auditoria, eles poderão ser baixados aqui. Se nenhum comentário tiver sido adicionado, a descrição "No comments" (Sem comentários) será exibida.

Documento:

1. Número do documento: um número ou código exclusivo para o documento. Ao clicar no link, os usuários são redirecionados para o documento associado à tarefa.

2. Descrições: uma descrição do documento.

3. Data do documento: a data de emissão da primeira versão do documento.

4. Autor: refere-se à empresa do usuário responsável pelo upload do documento.

5. Número da versão: um texto ou número que ajuda a rastrear as várias versões que um documento pode ter.

6. Descrição da versão: uma descrição da versão do documento.

7. Data da versão: a data da versão atual.

Status da tarefa de auditoria

Quando uma nova tarefa de auditoria é adicionada, seu status padrão é Aberto. Dependendo da duração definida na rodada de auditoria e do fato de o usuário responsável ter manipulado uma tarefa, a tarefa recebe um dos status abaixo:

1. Aberta: A tarefa de auditoria está aberta e ainda não foi abordada.

2. Urgente: a duração da tarefa de auditoria já passou. Embora a tarefa de auditoria ainda possa ser abordada, ela não afetará o fluxo de trabalho se a próxima etapa já tiver sido concluída.

3. Auditado: a tarefa de auditoria foi concluída com ou sem comentários.

4. Cancelada: uma tarefa de auditoria pode ser cancelada se não for mais necessária.  Como alternativa, se uma tarefa de auditoria estiver aberta e uma nova versão do documento for carregada, o fluxo de trabalho ativo atual e todas as tarefas associadas à versão anterior serão canceladas. A opção de cancelar uma tarefa de auditoria só é visível para os administradores do Space.

5. Verificado (tarde demais): a tarefa de auditoria foi abordada enquanto estava marcada como urgente. Os comentários ainda podem ser acessados e baixados na visão geral da tarefa de auditoria.

6. Verificado (enquanto cancelado): as tarefas que foram canceladas ainda podem ser abordadas, mas como a tarefa de auditoria foi cancelada, ela não tem efeito sobre as etapas restantes do fluxo de trabalho.

7. Não verificado: se o status de uma tarefa de auditoria estiver marcado como "Urgente" e a tarefa for cancelada ou uma nova versão do documento for carregada, o status da tarefa de auditoria será alterado para "Não verificado".

  

A opção de cancelar uma tarefa de auditoria só é visível para os administradores do espaço, pois eles são os únicos com permissões para executar essa ação.

Gerenciamento de tarefas de auditoria

Uma tarefa de auditoria aberta pode ser abordada fornecendo ou não comentários. Tanto o usuário designado como responsável pela tarefa de auditoria quanto qualquer um de seus colegas da mesma empresa podem lidar com uma tarefa de auditoria usando uma das duas opções:

1. Sem comentários

2. Com comentários

Na visão geral das Tarefas de auditoria (1) , os usuários responsáveis e os membros de suas empresastêm acesso ao botão "Não tenho comentários" (2), que permite que uma tarefa seja tratada imediatamente sem adicionar comentários. Quando um usuário tem comentários, eles podem ser adicionados na página de detalhes de uma tarefa de auditoria, que é acessada clicando nonúmero (3) da tarefa de auditoria.

Na página de detalhes de uma tarefa de auditoria, os usuários podem fazer download do documento associado a essa tarefa e anexar seus comentários.  Clicar nobotão"I have comments" (1) revela um menu suspenso em que os usuários podem escolher (2) e carregar (3) o documento que contém seus comentários. Além disso, o botão "Não tenho comentários" também está presente na mesma página. Se a opção "Não tenho comentários" for selecionada, o status do documento será atualizado para "Auditado".

Depois que os comentários forem carregados, eles poderão ser baixados pelos membros do projeto usando o botão "Download remarks" (Baixar comentários) mostrado na imagem abaixo.

Os membros do projeto designados como responsáveis por uma tarefa de auditoria, juntamente com outros usuários da mesma empresa, têm a capacidade de realizar as mesmas tarefas.

Lidar com várias tarefas de auditoria

Na visão geral das tarefas de auditoria, você também pode fazer o download dos documentos que serão verificados. Escolha o filtro "Eu sou responsável" (1) ou "minha empresa é responsável" para filtrar as tarefas relevantes. Selecione todas (2) ou apenas as tarefas de auditoria relevantes e, em seguida, o botão de download (3) . Um arquivo .zip é baixado para o seu computador contendo todos os documentos das tarefas de auditoria selecionadas.

Os documentos baixados têm um nome de arquivo especial que contém um código exclusivo, que não deve ser alterado para evitar erros durante o reenvio. Esse código permite que o BIMcollab Twin associe corretamente o arquivo às tarefas de auditoria atribuídas.

Abra o documento e adicione os comentários necessários. Depois disso, carregue os documentos comentados usando o botão “Adicionar documentos auditados” (4) sem alterar o nome do arquivo. Na próxima tela, você verá uma confirmação de quais tarefas de auditoria foram concluídas com êxito e quais não foram. Todos os documentos que não forem carregados com êxito serão marcados com um status de erro, indicando o motivo da falha.

Para documentos que não exigem comentários, os usuários podem selecionar os documentos relevantes e clicar no botão "No Comments" (Sem comentários), conforme mostrado na imagem abaixo. Quando essa ação for executada, o status da tarefa de auditoria mudará para "Auditado".

Ao adicionar documentos auditados, eles devem ser carregados diretamente, sem usar uma lista de carregamento.

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