Para saber mais sobre como fazer upload de documentos no módulo de documentos, consulte este artigo: Carregar documentos

Criar um espaço reservado

Adicionar manualmente um espaço reservado

1. No módulo Documents (Documentos), clique no botão "Add to project phase" (Adicionar à fase do projeto) no canto superior direito.
   
2. Selecione o botão "Placeholder". Não é necessário adicionar um arquivo nesta etapa.
   
   
   
3. Sua fila pessoal será atualizada para incluir o espaço reservado que você acabou de criar.
   Selecione o(s) espaço reservado(s) ao(s) qual(is) você gostaria de adicionar informações e clique no botão "Add information to uploaded files" (Adicionar informações aos arquivos carregados).
   
   
   
4. Preencha as informações de metadados da mesma forma que você faria em um upload de documento normal. Todos os campos obrigatórios serão marcados com um asterisco "*".
   
   Você também pode optar por adicionar uma notificação para enviar a um membro da equipe.
   
   
   
5. Clique no botão "Save" (Salvar) na parte inferior da página quando terminar.
   
6. Em seguida, você receberá um resumo de todos os placeholders de documentos que foram criados. Clique em "continuar" para retornar à página principal de documentos.
   
   
   
7. O espaço reservado é adicionado com um ícone "" ao lado do nome do documento. Qualquer informação relacionada à data do documento, data da versão, número da versão, descrição da versão ou status permanecerá não preenchida até que um documento seja realmente carregado.
   
   
   

Adicionar vários placeholders da lista de upload

Para adicionar espaços reservados sem adicionar os metadados de cada arquivo no upload, você pode usar uma lista de Upload que adicionará espaços reservados em massa com base nas informações do documento especificadas no arquivo do Excel.

Para criar uma lista de Upload, primeiro você precisa fazer o download do arquivo de modelo do Excel que está disponível aqui. Em seguida, preencha esse campo com todas as informações do documento para os placeholders que você deseja criar. 

Para saber mais sobre como usar o modelo do Excel Upload list, você pode consultar este artigo: Upload list

Ao criar a lista de upload, os campos de metadados relacionados à versão mais recente devem ser deixados em branco para os espaços reservados, pois essas informações não podem ser previstas com antecedência. Todas as colunas azuis claras na lista do Excel, incluindo os campos Dados do arquivo, Data do documento e todos os Detalhes da versão, devem ser deixadas em branco. Elas serão adicionadas quando os modelos reais forem carregados.

Fila pessoal
Você pode visualizar seus marcadores de posição de documentos pendentes a qualquer momento, selecionando o botão "Fila pessoal" no módulo de documentos. Essa seção exibirá todos os espaços reservados que exigem informações adicionais antes de serem carregados e adicionados à lista de documentos.

Ao visualizar sua fila Personal, você pode remover qualquer espaço reservado marcando-o e selecionando o botão .

É possível editar marcadores de posição em massa selecionando-os várias vezes em sua fila pessoal e, em seguida, quando você escolher "Adicionar informações aos arquivos carregados", as informações de cada marcador de posição poderão ser preenchidas na mesma página.

É possível adicionar itens To do, como notas, perguntas ou tarefas, aos marcadores de posição antes de qualquer versão do documento ser carregada. Dessa forma, o conteúdo do documento pode ser discutido antes mesmo de ser criado.

Para saber mais sobre como usar as tarefas para se comunicar em seus documentos, consulte este artigo: Módulo To do's

Carregar documento para o espaço reservado

1. Clique no número do documento do espaço reservado para o qual você deseja fazer upload de um documento.
   
2. Vá para a guia versões (1) e clique no botão "Add version" (2).
   
   
   
3. O campo do número do documento será preenchido automaticamente, já que você o especificou anteriormente.
   Preencha as informações obrigatórias marcadas com um asterisco "*":
1. Carregar o arquivo (1)
   
2. Especificar um número de versão (2)
   
3. Adicionar data da versão (3)
   
4. Especificar um status (4)
   
   
4. Quando todas as informações necessárias estiverem completas, clique no botão "Upload" (5).
   
5. Será exibida a página "documents created" (documentos criados), que resume todos os documentos que foram criados. Isso inclui seus números de versão e se eles estão associados a algum fluxo de trabalho.
   Clique em "Continue" (Continuar) para retornar à página de documentos.
   
   
   
6. Uma versão do documento foi adicionada e o espaço reservado agora é considerado como um documento normal em sua lista de documentos.
   
   

Adicionar vários documentos a marcadores de posição a partir da lista de upload

Se desejar fazer upload de documentos em massa usando uma Lista de upload, você também poderá usá-la para adicionar documentos a mais de um espaço reservado de cada vez.

1. Primeiro, edite sua planilha de Excel Upload List e adicione as informações que faltam nas células azuis:Nome do arquivo, Data do documento e Detalhes da versão
   
   

Para o nome do arquivo, ele deve corresponder exatamente ao nome do arquivo do documento e incluir a extensão do tipo de arquivo (por exemplo, .pdf).

      2. Salve o arquivo do Excel.

      3. No Twin, navegue até o local, projeto ou fase em que os placeholders estão localizados e clique no botão "Add to" (Adicionar a).

      4. Arraste e solte ou escolha o(s) arquivo(s) junto com a lista de upload a ser carregada.

      5. Clique no botão "Upload".

      6. Revise as informações e as notificações, se houver. Clique no botão "Go to personal queue" (Ir para a fila pessoal).

      7. Marque os documentos aos quais deseja adicionar informações e, em seguida, selecione o botão "Add information to uploaded files" (Adicionar informações aos arquivos carregados).
      

      8. Confirme osmetadados adicionais informações adicionadas à lista de upload para nome do arquivo, data do documento e detalhes da versão. Todos os campos obrigatórios serão marcados com um asterisco "*".

      9. Você também pode optar por adicionar uma notificação para enviar a um membro da equipe.

      

      10. Clique no botão "Save" (Salvar) na parte inferior da página quando terminar.

      11. Será exibida a página "documents created" (documentos criados), que resume todos os documentos que foram criados. Isso inclui seus números de versão (conforme especificado na Lista de Upload) e se eles estão associados a algum fluxo de trabalho.
Clique em "Continue" (Continuar) para retornar à página de documentos.

            

      12. Os espaços reservados agora são considerados como documentos regulares em sua lista de documentos.