Um fluxo de trabalho é acionado quando um membro da equipe faz o upload de um novo documento ou de uma nova versão que atenda aos critérios predefinidos; ele não será aplicado a documentos existentes na fase.

Ações de fluxo de trabalho

1. Audit Round (Rodada de auditoria ) - Cria várias tarefas de auditoria diferentes que são atribuídas a vários usuários e cujos comentários devem ser feitos dentro de um determinado prazo. O resultado da rodada de auditoria (se os comentários são feitos ou não dentro do prazo) determina a próxima etapa do fluxo de trabalho. Essas tarefas podem ser encontradas no módulo To do's.
   
   
2. Tarefa de revisão - Cria tarefas de revisão para pessoas responsáveis que aprovarão ou rejeitarão um documento. O fluxo de trabalho só continuará assim que a primeira pessoa responsável por concluir uma tarefa de revisão o fizer. Essas tarefas também podem ser encontradas no módulo To do's.
   
   
3. Carimbo - Como resultado de uma tarefa de auditoria ou revisão, um carimbo automatizado pode ser colocado em um documento com base no resultado. Consulte Criar carimbos para obter mais informações.
4. Notificação - As notificações podem ser programadas para serem enviadas em qualquer ponto do fluxo de trabalho. Se você, como usuário, for um destinatário, essa notificação será enviada por e-mail, mas também ficará visível em seu painel pessoal no To do's.
   
   

Visualização de fluxos de trabalho

1. Primeiro, navegue até o projeto ou fase ao qual um fluxo de trabalho foi adicionado
2. Selecione o módulo Settings (Configurações) na barra horizontal superior ou na barra lateral esquerda
   
   
3. Navegue até a página Workflows (Fluxos de trabalho)
   
4. Todos os fluxos de trabalho que estão ativos na fase atual do projeto serão exibidos aqui
   

As informações do fluxo de trabalho incluem o nome, o pedido, a descrição e a fase à qual ele está vinculado.

Um usuário deve ter as permissões necessárias ativadas para visualizarconfigurações e fluxos de trabalho; caso contrário, o módulo Configurações ou a página Fluxos de trabalho não estarão visíveis para você. Se você não tiver as permissões corretas, entre em contato com o administrador do espaço.

Ao selecionar o nome de um fluxo de trabalho, você será levado à página Visão geral do fluxo de trabalho, que será explicada mais adiante neste artigo.

Módulo de documentos

1. Primeiro, navegue até o projeto ou fase ao qual um fluxo de trabalho foi adicionado
   
2. Selecione o Documents Module na barra horizontal superior ou na barra lateral esquerda
3. Selecione o número do documento no qual você está interessado
   
4. Navegue até a guia Workflows (Fluxos de trabalho)
   
   
5. Qualquer fluxo de trabalho ativo do qual o documento faça parte será exibido aqui
   

1. Número da versão do documento que acionou o fluxo de trabalho
   
2. Nome do fluxo de trabalho
   
3. Data em que o fluxo de trabalho foi iniciado (com base em quando o documento foi carregado pela primeira vez e o acionou)
   
4. Quaisquer etapas do fluxo de trabalho ativo relacionadas ao documento
   
5. Número total de etapas que foram concluídas no fluxo de trabalho

Para visualizar um histórico completo de todas as ações que ocorreram em um documento, você também pode navegar até a páginaEvents (Eventos ) do documento. Aqui, existe um registro de ações que inclui todas as ações anteriores que ocorreram em um documento como resultado da passagem por um fluxo de trabalho, bem como todas as ações adicionais que ocorreram fora do fluxo de trabalho.

Visão geral do fluxo de trabalho

Ao selecionar o nome de um fluxo de trabalho no módulo Configurações ou na página Detalhes do documento, será exibida a página de visão geral do fluxo de trabalho, que pode ser lida como uma tabela ou um painel.

Ele é composto de várias colunas diferentes:

1. Lista de documentos: Todos os documentos que atenderam às condições do fluxo de trabalho serão listados no lado esquerdo, bem como sua descrição e número de versão. 
   
2. Informações gerais sobre o fluxo de trabalho: Visão geral resumida de todo o processo, incluindo quando o fluxo de trabalho começou para um determinado documento, bem como seu status de conclusão.
3. Etapas do fluxo de trabalho: Detalhamento de cada etapa do fluxo de trabalho, em que cada tipo é distinguido por sua cor e ícone:
   
   1. As rodadas de auditoria são amarelas e incluem informações como quando foram iniciadas, seu status e resultado (comentários). As tarefas individuais de auditoria para as pessoas responsáveis também são exibidas, incluindo o status da tarefa, a data de conclusão e o resultado (comentários).
      
      
   2. As tarefas de revisão são verdes e incluem informações como quando foram iniciadas, seu status e quando a revisão foi concluída.
      
      
   3. As ações do carimbo são laranja e incluem quando o carimbo foi colocado em um documento.
      
      
   4. As ações de notificação são azuis e incluem quando a notificação real foi enviada.
      
      

Leitura da visão geral do fluxo de trabalho de um documento

Cada documento será exibido em sua própria linha, e as informações do fluxo de trabalho desse documento específico poderão ser lidas horizontalmente.

Depois que um fluxo de trabalho é acionado para começar, é fácil acompanhar sua conclusão geral de acordo com as informações de status na coluna geral do fluxo de trabalho:

Fluxo de trabalho geral

1.  x/x etapas concluídas: se um fluxo de trabalho ainda não estiver concluído para um documento, seu status será aberto e exibirá quantas etapas foram concluídas do total.
   
2.  Concluído:somente quando todas as pessoas responsáveis tiverem executado suas tarefas delineadas pelo fluxo de trabalho de um documento, seu status será concluído.
   

Depois que uma etapa é iniciada no fluxo de trabalho, seu status também pode ser rastreado, com base nos resultados do item relevante de tarefas:

Rodada de auditoria

Ação geral:

1.  Tarefas em aberto: nem todas as pessoas responsáveis concluíram suas tarefas ainda.
   
2.  Nenhuma tarefa em aberto:Todas as pessoas responsáveis concluíram suas tarefas de auditoria.
   

Tarefa individual:

1. Aberta: A pessoa responsável ainda não concluiu a tarefa de auditoria.
   
2. Auditado: A pessoa responsável concluiu a tarefa com ou sem comentários.
   
3. Urgente: O prazo para a rodada de auditoria já passou e a tarefa ainda não foi concluída.
   
4. Verificado (tarde demais): A tarefa foi concluída após o prazo final da rodada de auditoria.
   
5. Verificado (enquanto cancelado): A tarefa foi concluída depois que a rodada de auditoria foi cancelada.
   
6. Não verificado: Foi carregada uma nova versão do documento quando o status da tarefa de auditoria era "Urgente".
   
7. Cancelada: A rodada de auditoria foi cancelada ou uma nova versão do documento foi carregada quando o status da tarefa de auditoria era "Aberto".
   

Tarefa de revisão

1. Aberta: O responsável ainda não concluiu a tarefa de revisão.
   
2. Urgente: O prazo da tarefa já passou e ela ainda não foi concluída.
3. Aprovado: A pessoa responsável concluiu a tarefa aprovando o documento.
   
4. Rejeitado: A pessoa responsável concluiu a tarefa rejeitando o documento.
   
5. Cancelado: A nova versão do documento foi carregada antes da conclusão da tarefa de revisão.

Detalhes do fluxo de trabalho

 A página "detalhes" inclui todas as informações sobre o fluxo de trabalho, de acordo com a configuração feita pelo administrador. Isso inclui as seguintes páginas: