Workflows in BIMcollab Twin

Workflows zijn ontworpen om de verschillende documentcoördinatieprocessen binnen een project te vertalen naar een automatische opeenvolging van taken. Ze kunnen worden toegevoegd op locatie-, project- of projectfaseniveau door de ruimtebeheerder, die ook verantwoordelijk is voor het definiëren van de workflows zelf. 

Workflows worden gestart op het moment dat een teamlid een nieuw document uploadt dat voldoet aan bepaalde vooraf gedefinieerde voorwaarden.

Een documentworkflow toevoegen

Navigeer als beheerder eerst naar de pagina Ruimte-instellingen en vervolgens naar de module Workflows. Hier kun je alle workflows zien die in je ruimte bestaan, inclusief informatie zoals of een workflow actief is of niet (1), naam (2), volgorde (3), beschrijving (4) en op welk niveau binnen de ruimtelijke structuur van een project deze is gekoppeld (5).

      

Volg deze stappen om een nieuwe workflow toe te voegen:

      1. Klik op de knop "Toevoegen" (6).

      2. Selecteer eerst de relevante locatie, het project of de projectfase waaraan je de workflow wilt toevoegen.

             

                  Klik op "Opslaan".

      3. Voer op de volgende pagina de workflow-informatie in, inclusief de verplichte velden "Naam" en "Opdracht".

            

Het volgnummer bepaalt de rangorde van de workflow en wanneer deze moet worden geactiveerd in vergelijking met andere, daarom heeft elke workflow een uniek volgnummer nodig. Bijvoorbeeld, een workflow met order 0 betekent dat deze workflow als eerste plaatsvindt en pas als deze is voltooid, zullen de volgende orders plaatsvinden (1, dan 2, dan 3, enz...).

      4. Voer vervolgens de voorwaarden in waaraan het document moet voldoen om de workflow te activeren door een keuze te maken uit de vervolgkeuzelijsten. Voor elke eigenschap kunnen meerdere waarden worden toegevoegd.

            

            De combinatie van de volgende eigenschappen kan worden gebruikt:

1. Documentnummer regex - Dit verwijst naar een specifiek documentnummer dat kan bestaan uit een combinatie van cijfers, letters en speciale tekens. Als je een documentnaamconventie gebruikt voor een projectfase, zal de documentnummerregex kijken naar de vrije veldidentifier aan het einde van de documentnaam.
2. Ruimtelijke structuur - Verwijst naar de locatie, het gebouw of de verdieping waaraan het document is gekoppeld.
3. Discipline - De relevante discipline waaraan het document is gekoppeld. Dit zijn aangepaste metagegevens die zijn ingesteld door de beheerder.
   
4. Labels - Alle aangepaste labels die zijn toegevoegd aan de documentinformatie en die zijn gemaakt door de beheerder .
   
5. Documenttype - Verwijst naar het documenttype dat werd opgegeven bij het uploaden van een document. Dit kan Document, Documentatie, Tekening, Afbeelding of Model zijn.
   
6. Auteur - Verwijst naar het bedrijf waartoe de gebruiker behoort die verantwoordelijk was voor het uploaden van het document.
   
7. Status - De relevante status die het document heeft. Dit is aangepaste metadata die is ingesteld door de beheerder.

       Klik op "Opslaan" als je klaar bent.

Workflow-stappen definiëren

Nadat we de eerste workflowinformatie hebben toegevoegd, kunnen we de workflowstappen instellen. Als er een nieuw document wordt toegevoegd dat aan de voorwaarden voldoet, wordt de workflow geactiveerd en wordt de voortgang automatisch bewaakt en worden alle taken gecoördineerd.

Er zijn vier standaardacties die kunnen plaatsvinden, waaronder eenauditronde, eenbeoordelingstaak, eenstempel en eenmelding. Om een van deze stappen toe te voegen, klik je op de knop "Actie toevoegen" en selecteer je er een uit de vervolgkeuzelijst.

Je moet eerst een actie selecteren en dan de triggers definiëren die volgen door de knop "Trigger toevoegen" te selecteren.

                

De details van elk actietype worden nu uitgelegd.

Auditronde 

Een auditronde kan in een workflow worden gebruikt als een manier om de feedback van meerdere belanghebbenden op een document te verzamelen. 

Als een auditronde wordt getriggerd, worden automatisch persoonlijke audittaken voor elke stakeholder aangemaakt die parallel kunnen worden uitgevoerd. De volgende stap in de workflow hangt af van het feit of er opmerkingen zijn toegevoegd aan de taak door de verantwoordelijke gebruikers voor de deadline van de auditronde.

  

Een auditronde heeft de volgende eigenschappen:

1. Beschrijving: beschrijving van de auditronde, alleen ter referentie.

2. Verantwoordelijke: een of meer gebruikers kunnen als verantwoordelijke worden toegevoegd en per verantwoordelijke wordt een audittaak aangemaakt. Teamleden van hetzelfde bedrijf kunnen elkaars audittaken afmaken, maar de persoon aan wie de audittaak oorspronkelijk was toegewezen, zal altijd als verantwoordelijke persoon worden weergegeven.

3. Duur: aantal dagen dat de controletaak openstaat. De deadline van deze taak wordt bepaald door de duur.

De verantwoordelijke persoon die automatisch door de workflow wordt toegewezen, kan op een later moment worden gewijzigd op de pagina met details van de aangemaakte controletaak.

Na de deadline wordt het resultaat van de controletaken binnen de controleronde geëvalueerd en wordt de volgende stap in de workflow gestart. Een auditronde heeft de volgende uitkomsten die kunnen worden toegevoegd:

1. Opmerkingen: er zijn opmerkingen geplaatst bij een of meer controletaken binnen de deadline.
2. Geen opmerkingen: er zijn geen opmerkingen geplaatst bij de controletaken. Taken die niet binnen de deadline zijn voltooid, tellen ook als geen commentaar. De auditronde is dus niet afhankelijk van de voltooiing van alle taken.
   
3. Altijd uitvoeren: voer de volgende stap van de workflow uit, ongeacht het resultaat.

Beoordeling 

Een beoordeling kan worden gebruikt om een document binnen de workflow af te keuren of goed te keuren op basis van de feedback van een belanghebbende op het document.

Als een beoordelingsactie wordt geactiveerd in een workflow, wordt er automatisch één beoordelingstaak aangemaakt waaraan meerdere verantwoordelijke personen kunnen worden toegewezen, maar de taak eindigt zodra de eerste persoon deze heeft voltooid.

   

Een herzieningsactie heeft de volgende eigenschappen:

1. Beschrijving: beschrijving van de beoordelingstaak, alleen ter referentie.

2. Verantwoordelijk: de gebruikers die geautoriseerd zijn om de review uit te voeren. Er kunnen meerdere personen als verantwoordelijke worden toegevoegd, maar degene die dit als eerste doet, sluit de taak af. Er wordt dus maar één beoordelingstaak per beoordeling gemaakt.

3. Duur: het aantal dagen dat de beoordeling openstaat. Na de deadline wordt de beoordelingstaak urgent, maar de workflow gaat niet verder totdat de taak is voltooid.

4. Vinkje bij realisatie

De verantwoordelijke persoon die automatisch door de workflow wordt toegewezen, kan later worden gewijzigd op de pagina met de details van de aangemaakte beoordelingstaak.

In tegenstelling tot de auditronde wordt een beoordeling pas geëvalueerd als de taak is voltooid. De deadline is alleen ter informatie. Een review heeft twee uitkomsten:

1. Goedgekeurd: de beoordeling was positief en werd goedgekeurd.
2. Afgewezen: de beoordeling was negatief, er kan een uitleg worden toegevoegd in de vorm van tekst of een bijlage.
   
3. Altijd uitvoeren: voer de volgende stap van de workflow uit, ongeacht het resultaat.

Raadpleeg het artikel Realisatie voor meer informatie over reviewtaken en de realisatiemodule.

stempel

Als resultaat van een audit- of beoordelingstaak kan er automatisch een stempel op een document worden geplaatst op basis van het resultaat.

    

In de eigenschappen van deze actie kan één van de documentstempels uit de ruimte worden geselecteerd.

Documentstempels kunnen worden toegevoegd door de beheerder op de beheerportaalpagina. Lees hier meer over hoe je stempels maakt: Stempels maken

Melding

Een notificatieactie stuurt een BIMcollab Twin-notificatie naar geselecteerde ontvangers.

In de eigenschappen van de meldingsactie kan de meldingsinformatie bevatten:

1. Onderwerp: het onderwerp van het bericht, ook het onderwerp van de verzonden e-mail.

2. Ontvangers: de gebruikers die de melding ontvangen.

3. Boodschap: een tekstuele uitleg.

Meldingen kunnen worden gepland om op elk moment in de workflow te worden verzonden. Als jij als gebruiker een ontvanger bent, wordt deze melding per e-mail verstuurd, maar is deze ook zichtbaar in je persoonlijke dashboard binnen de To do's module.

Workflows activeren en deactiveren

Alle workflows kunnen direct worden geactiveerd of gedeactiveerd vanaf de overzichtspagina van een workflow. Eenmaal geactiveerd, wordt het pictogram groen "".

Indien nodig is het ook mogelijk om alle workflows tegelijkertijd te deactiveren door op de knop "Alle workflows deactiveren" te klikken op de overzichtspagina met workflows.

Workflows bewerken

Het is mogelijk om de details van een workflow in een later stadium te bewerken. De locatie, het project en de projectfase waaraan de workflow is gekoppeld, kunnen echter niet worden gewijzigd.

Afhankelijk van of een workflow actief is of niet, kan het volgende worden bewerkt:

1. Informatie kan op elk moment worden bewerkt, ongeacht of de workflow actief is of niet.
   
2. Condities kunnen op elk moment worden bewerkt, ongeacht of de workflow actief is of niet.
   
3. Stappen kunnen alleen worden bewerkt als de workflow is gedeactiveerd.
   

Om meer informatie over elke workflowstap te bekijken, kun je op de naam klikken om elke actie uit te vouwen of in te klappen. Je kunt bijvoorbeeld zien wie verantwoordelijk is voor een taak of wie de ontvangers zijn van een melding, enz.

Voor meer informatie over hoe gewone gebruikers de details van workflows die voor een project zijn gemaakt en de bijbehorende documenten kunnen bekijken, raadpleeg je dit artikel: Actieve workflows bekijken als gebruiker

• Related Articles

• Actieve workflows bekijken als gebruiker

  In BIMcollab Twin zorgt het gebruik van Workflows voor geautomatiseerde projectgoedkeuringsprocessen voor je documenten. Dit betekent dat ruimtebeheerders verschillende taken (en het resultaat van die taken) kunnen omzetten in een geautomatiseerde ...

• Integraties voor BIMcollab Twin

  Het is mogelijk om je informatie die is opgeslagen op BIMcollab Twin naadloos te koppelen aan een aantal andere applicaties en platforms. Dankzij onze Open API kun je met veel van je favoriete apps werken binnen het gekoppelde ecosysteem van je ...

• Aan de slag met BIMcollab Twin voor gebruikers

  BIMcollab Twin biedt op modellen gebaseerd document- en activabeheer om gegevens over gebouwen en infrastructuur op te slaan, te beheren en te delen. Een Digital Twin platform om gegevens te creëren en er samen aan te werken en om belanghebbenden er ...

• API BIMcollab Twin Quickstart

  Dit artikel geeft een korte beschrijving van de BIMcollab Twin Public API. Met de BIMcollab Twin API kun je informatie over documenten, zoals metadata, opvragen en/of downloaden. Ook kun je via de API 'to do's' opvragen en aanmaken. Gedetailleerde ...

• Systeemvereisten BIMcollab Twin

  BIMcollab Twin De BIMcollab webapplicatie draait op elke moderne webbrowser die TLS 1.2 of een latere versie ondersteunt. Van de volgende clients is bekend dat ze TLS 1.2 niet kunnen gebruiken. Je kunt deze clients niet gebruiken voor toegang tot de ...