Uploadlijst

Uploadlijst

Documenten uploaden

Bij het uploaden van documenten vraagt BIMcollab Twin om documentgegevens, die automatisch kunnen worden ingevuld met behulp van een speciale uploadlijst, vooral wanneer er veel documenten moeten worden geüpload. Deze lijst koppelt de bestandsnaam aan de documentgegevens en zorgt voor consistentie van de documentinformatie. Door deze uploadlijst samen met de bestanden te uploaden, kunnen de gegevens worden gekopieerd. 

Uploadlijst maken

De meeste teken- en modelleerpakketten hebben de optie om de gegevens van de onderste hoek van een tekening over te brengen naar een Excel-bestand. Deze gegevens kunnen in Twin worden ingevoerd met behulp van de aangewezen Excel uploadlijst van Twin. Soms kan het wat werk zijn om dit in te stellen, maar het zou veel tijd besparen bij het uploaden van bestanden. Bovenal zorg je ervoor dat de informatie op BIMcollab Twin altijd precies overeenkomt met de informatie die op het blad of de tekening staat. Door deze methode te gebruiken, worden typefouten bij het invullen van de documentgegevens ook uitgesloten.

Je kunt een van de onderstaande opties selecterenom gebruik te maken van onze uploadlijst, die beschikbaar is in verschillende talen:


Volg de onderstaande stappen om een uploadlijst te maken:

Stap 1: Open het Excel-bestand dat je hebt gedownload in de taal van je voorkeur. Het blad is ingedeeld in vier hoofdcategorieën: Documentnummer (1), bestandsnaam (2), documentgegevens (3) en versiedetails (4).



Stap 2: Voer in kolom A het documentnummer in dat voor dit document in Twin wordt gebruikt. Merk op dat als een naamgevingsconventie voor documenten is ingeschakeld, deze gevolgd moet worden.




Stap 3: Vul in kolom B de naam van het te uploaden document in, inclusief de extensie. Zie in de afbeelding hieronder: "test.pdf" waarbij ".pdf" de bestandsextensie is.




Stap 4: Vul in de kolommen C-L de vereiste documentgegevens in, waaronder de Ruimtelijke structuur, Documenttype, Discipline, Auteur, Documentdatum, Beschrijvingen 1-3, Labels en Werkpakketcodes.




Stap 5:Vul in de kolommen M-S de versiegegevens in, waaronder het versienummer, de versiedatum, de status, de versiebeschrijving, de schaal, het papierformaat en de bijlagen. Velden met een sterretje inin de uploadlijst moeten worden ingevuld; ze kunnen ook worden ingevuld op de pagina "Documenten toevoegen".



De spelregels

Het gebruik van een documentenlijst heeft enkele regels. Op deze manier wordt het Excel-bestand alleen gelezen door Twin specifiek voor het doel als Uploadlijst en niet als Excel-bestand dat moet worden geüpload als document. Het bestand moet worden bijgewerkt wanneer er een nieuwe bestandsversie beschikbaar is, en het moet elke keer samen met de te uploaden documenten worden geüpload. Als de uploadlijst aan de onderstaande vereisten voldoet, wordt hij correct gelezen:

  1. De bestandsnaam van de uploadlijst bevat het woord "uploadlijst".. Tekst kan ervoor of erachter worden geplaatst.
  2. De bestandsextensie is .xlsx .
  3. Gebruik dezelfde kolomnamen als in de sjabloon.
  4. Deze kolomnamen moeten altijd op de 4e regel van het Excel-bestand staan.
  5. De volgorde van de kolommen maakt niet uit, dus deze kan worden aangepast ten opzichte van het voorbeeld.
  6. Lijnen 1 tot 3 worden niet gelezen, projectgegevens, logo's of eigen toelichtingen mogen hier worden geplaatst.
  7. Elke regel met een documentnummer wordt beschouwd als een bestand. Plaats dus geen subkoppen in deze kolom.
  8. De kolom met de bestandsnaam moet ook de bestandsextensie bevatten, bijvoorbeeld: tekening.pdf
  9. De inhoud van de cellen moet exact overeenkomen met de metagegevens die zijn ingesteld op BIMcollab Twin.
BIMcollab Twin zoekt de bestandsnamen op in de uploadlijst bij het uploaden. Alleen de bestanden die samen met de uploadlijst zijn geüpload, worden gelezen. De uploadlijst kan daarom extra regels voor andere bestanden bevatten, maar deze worden niet gelezen. BIMcollab Twin meldt dat dit bestand niet is gevonden.
De uploadlijst kan extra informatie bevatten en kan worden opgemaakt met bijvoorbeeld kleuren en subkoppen. Zorg ervoor dat deze informatie altijd in een eigen kolom staat, die niet wordt gelezen door BIMcollab Twin.

Uploaden met uploadlijst

Volg de onderstaande stappen om uw documenten te uploaden met uw uploadlijst:

Stap 1: Selecteer het niveau waarop je je project wilt opslaan (locatie, project of fase). Ga naar de pagina Documenten en klik op "Toevoegen". Het kan "Toevoegen aan locatie", "Toevoegen aan project" of "Toevoegen aan projectfase" zijn, afhankelijk van het niveau dat je hebt geselecteerd.


Stap 2: Sleep of kies het bestand of de bestanden samen met de uploadlijst om te uploaden en klik op "Uploaden".



Stap 3: Bekijk eventuele meldingen.



Stap 4: Klik op "Ga naar persoonlijke wachtrij".
Stap 5: Klik op "Informatie toevoegen aan geüpload bestand" en bekijk de geïmporteerde informatie. Zoals eerder vermeld, zijn velden met het sterretje (*) verplicht. Als ze niet zijn ingevuld met behulp van de uploadlijst, moeten ze handmatig worden ingevuld.
Stap 6: Klik op "Opslaan" nadat alle vereiste informatie is toegevoegd aan de documenten in je wachtrij.
Stap 7: Klik op "Doorgaan" om terug te gaan naar het documentenoverzicht waar je de nieuw toegevoegde documenten kunt vinden.

Uploaden van plaatshouders

Bij het uploaden van documenten naar BIMcollab Twin is het ook mogelijk om placeholders te gebruiken als tijdelijke vervanging voor documenten die later worden geüpload.
Plaatshouders kunnen ook worden geüpload via de Uploadlijst. Volg dezelfde stappen en spelregels als hierboven om een lijst met plaatshouders te uploaden. Behalve dat je alleen het uploadlijstbestand moet uploaden (zonder modellen erbij), omdat dit de plaatshouders zijn voor de toekomstige modellen.

Bij het aanmaken van de uploadlijst moeten de metadatavelden met betrekking tot de laatste versie leeg gelaten worden, omdat deze informatie niet op voorhand voorspeld kan worden. Alle lichtblauwe kolommen in de Excel-lijst, inclusief de velden Bestandsgegevens, Documentdatum en alle Versiedetails, moeten leeg blijven. Deze zullen ook worden toegevoegd wanneer de echte modellen worden geüpload.


    • Related Articles

    • Document Plaatshouders

      Bij het uploaden van je documenten naar BIMcollab Twin kun je ervoor kiezen om een Placeholder te gebruiken voor een document in plaats van op dat moment meteen te uploaden. Deze bevatten alle relevante informatie over het document, maar stellen je ...

    • Een conventie voor documentnaamgeving maken en toevoegen aan een projectfase

      Binnen BIMcollab Twin is het documentnummer erg belangrijk, omdat het hele versiebeheer afhankelijk is van overeenkomstige documentnummers. Naamgevingsconventies voor documenten zijn essentieel om bestanden op een gestructureerde en consistente ...

    • Documenten downloaden

      Dit artikel geeft een korte handleiding voor het downloaden en openen van documenten in BIMcollab Twin. Begin met het vinden van de documenten die je nodig hebt. Als je eenmaal in het juiste project en de juiste fase (1) bent, ga dan naar de ...

    • Documenten uploaden

      Rechtsboven in het scherm staat de knop voor het toevoegen (1) van documenten aan een projectfase. Het pad in het navigatiemenu (2) bepaalt de space, locatie, project of projectfase waar de documenten worden geplaatst. Het is dus nodig om naar de ...

    • Herzieningen

      Met Documentrevisies, beschikbaar in het Ultieme Plan, kunt u een document (of een set documenten) toewijzen aan een revisie en het proces volgen. Zodra een revisie is toegewezen aan een gebruiker, worden de documenten in de revisie vastgelopen. Dit ...