Herzieningen

Met Document Revisions, beschikbaar in het Ultimate Plan, kun je een document (of een set documenten) toewijzen om te reviseren en het proces bijhouden. Zodra een revisie is toegewezen aan een gebruiker, worden de documenten in de revisie bevroren. Dit betekent dat er geen nieuwe conflicterende documentversies kunnen worden toegevoegd terwijl de documenten in de revisie zijn, waardoor je documenten up-to-date blijven.

Volg de onderstaande stappen om Revisies in je project(fase) te maken en ermee te werken.

Gebruikersrechten

In BIMcollab Twin wordt gebruikerstoegang gedefinieerd door beheerders via gebruikersrollen. Voordat gebruikers met revisies kunnen werken, moeten ze daar eerst toestemming voor hebben via Gebruikersrollen.

Ga als beheerder naar het tabblad Gebruikersrollen (1) op de pagina Ruimte-instellingen om Revisies in te schakelen voor een specifieke gebruikersrol. Kies de gewenste gebruikersrol, selecteer Rechten (2) in het menu aan de linkerkant en klik op de knop Rechten bewerken (3) .

Selecteer op het tabblad Revisie of gebruikers in deze gebruikersrol: De revisies in deze projectfase bekijken (1), toevoegen (2) of bewerken (3). Je kunt meerdere gebruikersrollen aanmaken met verschillende rechten.

Bijvoorbeeld, alleen bepaalde gebruikers kunnen revisies toevoegen en alleen bepaalde gebruikers kunnen rechten bekijken of bewerken.

Op het tabblad Machtigingen moet je er ook voor zorgen dat onder het menu Documenten de functie Nieuwe tabel (technologievoorbeeld) is ingeschakeld.

De revisie maken

Selecteer in de Projectomgeving eerst de juiste locatie, het juiste project en de juiste projectfase.

Selecteer in de module Documenten het gewenste document of een reeks gerelateerde documenten die moeten worden herzien. Klik op het pictogram Revisies in het snelmenu.

Het menu Revisies maken wordt geopend, met een lijst met informatievelden:

Referentienummer is een uniek nummer dat automatisch aan deze revisie wordt toegewezen.
In het veld Beschrijving kun je een vrije tekstbeschrijving van je revisie invoeren.
De toegewezen gebruiker(s) zijn verantwoordelijk voor het bijwerken en uploaden van de nieuwe documentversie. Selecteer een of meer gebruikers in de vervolgkeuzelijst.
In het veld Geïnformeerd kun je één of meer gebruikers selecteren die per e-mail op de hoogte moeten worden gebracht als deze revisie wordt gemaakt.
Startdatum de huidige datum wordt automatisch ingevoerd in het veld Startdatum.
Einddatum is waar je de deadline voor deze revisie kunt selecteren.
In het gedeelte Documenten zie je een lijst met de geselecteerde documenten waarop deze revisie van toepassing is.

Wanneer u klaar bent met het toevoegen en controleren van informatie, klikt u op Opslaan.

Als een Revisie eenmaal is aangemaakt, kan deze niet meer worden geannuleerd of verwijderd.

Documenten die worden toegevoegd aan de revisie worden automatisch bevroren, zoals aangegeven door het bevroren pictogram op de Document overzichtspagina. Dit voorkomt dat andere gebruikers dan de verantwoordelijke gebruikers conflicterende documentversies uploaden terwijl de documenten worden herzien.

Bekijk de herziening

De lijst met gemaakte revisies kan worden gevonden in de module Taken, onder het tabblad Revisies (1) .

Het overzicht toont relevante informatie over de revisie, inclusief de huidige status van de revisie.

Revisies kunnen een van de volgende statussen hebben:

Open: De revisie is open.
Dringend: De deadline voor de herziening is verstreken.
Voltooid: De revisie is afgesloten en er zijn nieuwe documentversies geüpload.

De revisie bewerken

Als je op het revisienummer klikt, wordt de pagina Revisiedetails geopend. Hier zie je de revisie-informatie en de documenten die deel uitmaken van deze revisie. Onder To do's (1) kun je een communicatie-item (notitie, vraag of taak) toevoegen, waarmee je een discussie kunt starten of extra taken kunt instellen met betrekking tot de revisie. De communicatie-items die zijn aangemaakt voor de revisie zijn ook beschikbaar in het algemene overzicht van alle communicatie-items op het tabblad To do's. Onder Gebeurtenissen (2) kun je de laatste acties van gebruikers op deze revisie zien.

De verzender van de revisie en andere gebruikers van zijn bedrijf kunnen de revisie bewerken (zolang deze niet is opgelost) door op de knop Bewerken (3) te klikken.

Om aan documenten te gaan werken, download je ze met het Download icoon (4). Dit zorgt ervoor dat je aan de laatste versies van documenten werkt. Je kunt ervoor kiezen om alleen de laatste versies van het document te downloaden door alleen de versie 'Document' te selecteren. Of download de documenten met hun bijlagen en gekoppelde documenten. Je kunt ook de uploadlijst downloaden voor een efficiënter proces bij het uploaden van nieuwe documenten.

Als je klaar bent met het bewerken van de documenten, kun je de nieuwe documentversie uploaden vanaf de Documenten pagina. Volg dit artikel om handmatig te uploaden of upload via de Uploadlijst.

Wanneer een nieuw document wordt geüpload, worden de nieuwe versies (5) weergegeven op de pagina Revisiedetails in het menu Documenten.

Als het werk aan de revisie klaar is, kunnen de verzender en andere gebruikers van zijn bedrijf de revisie sluiten door op de Resolve (6) knop te klikken.

Als er geen nieuwe versie van een document is geüpload, wordt er een bericht weergegeven onder het document. Klik op Opslaan om de revisie te sluiten, waardoor de status van de revisie verandert in 'voltooid'.

Als de revisie voltooid is, kan deze niet meer bewerkt worden. Als er nieuwe versies van de documenten worden geüpload, dan maken ze geen deel uit van deze revisie en worden ze niet getoond in de revisie detail pagina.