Een conventie voor documentnaamgeving maken en toevoegen aan een projectfase

Binnen BIMcollab Twin is het documentnummer erg belangrijk, omdat het hele versiebeheer afhankelijk is van overeenkomstige documentnummers.

Conventies voor de naamgeving van documenten zijn essentieel om bestanden op een gestructureerde en consistente manier te organiseren. Goed gestructureerde naamgevingsconventies geven duidelijkheid over de inhoud en context van een document.

Een conventie voor het benoemen van documenten is een verzameling regels die worden gebruikt om projectdocumenten consistent te benoemen. Dezelfde naamgevingsregels gelden voor iedereen die documenten uploadt naar de actieve projectfase.

Volg de onderstaande stappen om naamgevingsconventies voor documenten te maken voor je project.

1. Geef gebruikers toestemming om een naamgevingsconventie aan te maken

In Twin worden de gebruikersrechten voor elke projectfase beheerd door de gebruikersrol. De eerste stap is het inschakelen van de functie Documentnaamconventie voor gebruikersrollen die documentnaamconventies kunnen maken en toevoegen aan projectfasen.

Navigeer op de pagina Space Setting naar het tabblad User Role (1). Klik op de gewenste gebruikersrol en selecteer het menu Permissions (Rechten) (2). Selecteer Rechten bewerken (3), schakel de functie Conventies voor documentnaamgeving in en selecteer Opslaan onderaan de pagina.

2. Een naamgevingsconventie maken

Gebruikers met een gebruikersrol waarvoor de functie Documentnaamconventies is ingeschakeld, kunnen nieuwe conventies maken en toevoegen aan de vereiste projectfasen in Twin.

Een nieuwe naamgevingsconventie kan worden toegevoegd op de pagina Space Setting. Klik op de tab Instellingen (1) in het linkermenu. Selecteer het tabblad Documentnaamconventie (2) en klik op de knop Toevoegen (3) in de rechterbovenhoek.

Er wordt een nieuw menu geopend waarin je de nieuwe naamgevingsconventie kunt maken. Begin met het toevoegen van de naam en beschrijving van de conventie.

In het volgende deel selecteer je de structuur van je naamgevingsconventie. Deze is onderverdeeld in de volgende metagegevensvelden: Bedrijf, Discipline, Locatie, Project en Projectfase.

Voor alle vermelde velden moeten afkortingen zijn ingesteld om te kunnen worden gebruikt in de conventie. De afkortingen worden beheerd in de tabbladen Instellingen, respectievelijk Bedrijven, Locaties of Project.

Het veld "Vrij" is verplicht voor elke conventie en is als zodanig al toegevoegd aan de formule van de naamconventie. Het veld Vrij is een unieke identificatiecode voor elk document, bestaande uit cijfers, letters en speciale tekens.

Elk team moet, als onderdeel van de opzet van het project, afspraken maken over de structuur van de te gebruiken naamgevingsconventie en over de volgorde van de tekens in het Vrije veld.

Om je naamgevingsconventie te maken, sleep je een veld in een willekeurige volgorde naar de onderstaande naamgevingsconventieformule. Je kunt ook scheidingstekens gebruiken, zoals een koppelteken (-), onderstrepingsteken (_), punt (.) of space ( ), om de velden te scheiden en ze leesbaarder te maken. U kunt de metagegevensvelden en scheidingstekens in elke gewenste volgorde herschikken door ze naar links of rechts te slepen in de convectie, of ze uit de formule verwijderen door op het 'x'-symbool te klikken.

Als u klaar bent, klikt u op Opslaan onderaan het scherm.

De naamgevingsconventie van het document kan achteraf worden bewerkt, zoals het wijzigen van de volgorde of het verwijderen van velden. Deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op de toekomstige documenten, de bestaande documenten blijven dezelfde naam houden.

De naamgevingsconventies van documenten kunnen worden verwijderd of er kan een nieuwe naamgevingsconventie worden toegepast op de projectfase. In beide gevallen hebben de wijzigingen alleen invloed op de toekomstige documenten!

3. Een naamgevingsconventie toevoegen aan je projectfase

Zodra de naamgevingsconventie is gemaakt, moet deze worden toegevoegd aan de projectfase(n) die moet(en) worden toegepast.

Ga op de Projectpagina, nadat je de gewenste locatie, het project en de projectpagina hebt geselecteerd, naar de tab Instellingen (1) in het linkermenu. Klik op het tabblad Documentnaamconventie (2) op de knop Bewerken (3) om een nieuwe naamgevingsconventie toe te voegen aan deze projectfase.

Selecteer een naamgevingsconventie in de vervolgkeuzelijst en klik op Opslaan.

4. Documenten uploaden

Nu de naamgevingsconventie is gemaakt en toegevoegd aan het project, kan deze worden toegepast op uw documenten.

Nieuwe documenten kunnen worden geüpload vanaf de pagina Documenten, handmatig of met behulp van de lijst Uploaden.

Als je een document handmatig uploadt, moeten verplichte velden handmatig worden ingevuld. De geselecteerde waarden worden automatisch weergegeven in de naamgevingsconventie voor documentnummers.

Als een document met hetzelfde documentnummer wordt toegevoegd, wordt een melding weergegeven dat het geüploade document wordt behandeld als een nieuwe versie van het bestaande document met hetzelfde documentnummer.

Wanneer documenten in de uploadlijst staan, worden de metadatavelden automatisch gevuld volgens de uploadlijst. Alle velden voor de documentnaam, inclusief het vrije veld, worden uit de uploadlijst gehaald en automatisch ingevuld. Als een verplicht metagegevensveld (gemarkeerd met een '*' symbool) ontbreekt in de uploadlijst, dan moeten ze handmatig worden ingevuld.

• Related Articles

• Communicatie aan object(type) toevoegen

  Om communicatie toe te voegen aan 3D-objecten, ga je naar de module 3D-objecten. Wanneer het model geladen is, selecteert u in de weergave het object (1) waaraan u de communicatie wilt toevoegen. Open vervolgens in de rechter zijbalk het paneel ...

• Aan de slag met BIMcollab Twin voor beheerders

  Deze Aan de slag-handleiding beschrijft de functionaliteiten en configuratie van je BIMcollab twin space. Hiermee kun je in een mum van tijd aan de slag. Je space is al geactiveerd door ons team. Toen je een space bestelde, werd je gevraagd om de ...

• Communicatie toevoegen

  Een vraag, notitie of taak-item kan op twee plaatsen in BIMcollab Twin worden aangemaakt. 1. Algemene communicatie wordt aangemaakt in de Communicatiemodule van het betreffende project. 2. Item specifieke communicatie kan ook worden toegevoegd en ...

• Kolommen in een documentlijst aanpassen en filters gebruiken

  Het documentoverzicht toont informatie georganiseerd in kolommen. De volgorde en zichtbaarheid van deze kolommen zijn aanpasbaar, zodat je kunt bepalen hoe de informatie wordt weergegeven. Je kunt ook filters gebruiken om aan te passen welke ...

• Documenten(set) aan object(type) koppelen

  U kunt documenten en documentatie toevoegen aan objecten uit de 3D-objectenmodule. Zodra het model is geladen, selecteert u in het object (1) waaraan u documenten wilt toevoegen. Open dan in de rechter zijbalk het paneel Documenten (2). Daar vindt u ...