Een conventie voor documentnaamgeving maken en toevoegen aan een projectfase

Een conventie voor documentnaamgeving maken en toevoegen aan een projectfase

Binnen BIMcollab Twin is het documentnummer erg belangrijk, omdat het hele versiebeheer afhankelijk is van overeenkomstige documentnummers.
Naamgevingsconventies voor documenten zijn essentieel om bestanden op een gestructureerde en consistente manier te organiseren. Goed gestructureerde naamgevingsconventies geven duidelijkheid over de inhoud en context van een document. 

Een conventie voor het benoemen van documenten is een verzameling regels die worden gebruikt om projectdocumenten consistent een naam te geven. Dezelfde naamgevingsregels gelden voor iedereen die documenten uploadt naar de actieve projectfase.

Volg de onderstaande stappen om naamconventies voor documenten te maken voor je project.

1. Maak een naamgevingsconventie

Ruimtebeheerders kunnen een nieuwe naamgevingsconventie toevoegen op de pagina Ruimte-instellingen. Klik op het tabblad Instellingen (1) inhet linkermenu. Selecteer het tabblad Documentnaamconventie (2) en klik op de knop Toevoegen (3) in de rechterbovenhoek.



Er wordt een nieuw menu geopend waarin je de nieuwe naamgevingsconventie kunt maken. Begin met het toevoegen van de naam en beschrijving van de conventie.



Selecteer in het volgende deel de structuur van je naamgevingsconventie. Het is onderverdeeld in de volgende metadatavelden: Bedrijf, Discipline, Locatie, Project en Projectfase.
Voor alle vermelde velden moeten afkortingen zijn ingesteld om te kunnen worden gebruikt in de conventie. De afkortingen worden respectievelijk beheerd in de tabbladen Instellingen, Bedrijven, Locaties of Project.

Het bestand "Free" is verplicht voor elke conventie en is als zodanig al toegevoegd aan de formule voor naamgevingsconventies. Het Vrije veld is een unieke identificatie voor elk document, bestaande uit cijfers, letters en speciale tekens.

Elk team moet, als onderdeel van hun projectopzet, afspraken maken over de structuur van de te gebruiken naamgevingsconventie en de opeenvolgende volgorde van de Free field karakters.

Om uw naamgevingsconventie te maken, sleept u elk veld in elke willekeurige volgorde naar de onderstaande formule voor naamgevingsconventies. Je kunt ook scheidingstekens gebruiken, zoals koppelteken (-), onderstrepingsteken (_), punt (.) of spatie ( ), om de velden te scheiden en ze leesbaarder te maken. U kunt de metagegevensvelden en scheidingstekens in elke gewenste volgorde herschikken door ze naar links of rechts te slepen in de convectie, of ze uit de formule verwijderen door op het 'x'-symbool te klikken.

Als je klaar bent, klik je op Opslaan onderaan het scherm.

De naamgevingsconventie van het document kan achteraf worden bewerkt, zoals het wijzigen van de volgorde of het verwijderen van velden. Deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op de toekomstige documenten, de bestaande documenten blijven dezelfde naam houden.

Naamgevingsconventies voor documenten kunnen worden verwijderd of er kan een nieuwe naamgevingsconventie worden toegepast op de projectfase. In beide gevallen hebben de wijzigingen alleen invloed op de toekomstige documenten!


2. Voeg een naamgevingsconventie toe aan je Projectfase

Na het aanmaken moeten naamgevingsconventies worden toegevoegd aan de vereiste projectfase(n) die moeten worden toegepast. Alleen gebruikers met een gebruikersrol met machtigingen om Document Naming Conventions toe te voegen aan projecten kunnen deze actie uitvoeren.

Ga op de Projectpagina, nadat je de gewenste locatie, het project en de projectpagina hebt geselecteerd, naar het tabblad Instellingen (1) in het linkermenu. Klik op het tabblad Documentnaamconventie (2) op de knop Bewerken (3) om een nieuwe naamgevingsconventie toe te voegen aan deze projectfase.


Selecteer een naamgevingsconventie in de vervolgkeuzelijst en klik op Opslaan.



3. Documenten uploaden

Nu de naamgevingsconventie is gemaakt en toegevoegd aan het project, kan deze worden toegepast op je documenten.

Nieuwe documenten kunnen worden geüpload vanaf de Documenten pagina, handmatig of met behulp van de Upload lijst.

Bij het handmatig uploaden van een document moeten verplichte velden handmatig worden ingevuld. De geselecteerde waarden worden automatisch weergegeven in de naamgevingsconventie voor documentnummers.


Als een document met hetzelfde documentnummer wordt toegevoegd, wordt een melding weergegeven dat het geüploade document wordt behandeld als een nieuwe versie van het bestaande document met hetzelfde documentnummer.


Wanneer documenten in de uploadlijst staan, worden de metadatavelden automatisch gevuld volgens de uploadlijst. Alle velden voor de documentnaam, inclusief het vrije veld, worden uit de uploadlijst gehaald en automatisch ingevuld. Als een verplicht metagegevensveld (gemarkeerd met een '*' symbool) ontbreekt in de uploadlijst, dan moeten ze handmatig worden ingevuld.



    • Related Articles

    • Documenten toevoegen aan 3D-modelelementen

      In BIMcollab Twin kunnen gebruikers documenten die ze in hun Projectfase hebben geüpload direct aan specifieke elementen in het 3D-model koppelen. Documenten verbinden met relevante objecten levert contextspecifieke informatie op en maakt het ...

    • Aan de slag met BIMcollab Twin voor beheerders

      Deze Aan de slag-handleiding beschrijft de functionaliteiten en configuratie van je BIMcollab twin space. Hiermee kun je in een mum van tijd aan de slag. Je space is al geactiveerd door ons team. Toen je een space bestelde, werd je gevraagd om de ...

    • Communicatie toevoegen

      Een vraag, notitie of taak-item kan op twee plaatsen in BIMcollab Twin worden aangemaakt. 1. Algemene communicatie wordt aangemaakt in de Communicatiemodule van het betreffende project. 2. Item specifieke communicatie kan ook worden toegevoegd en ...

    • Machtigingen voor gebruikersrollen

      Wanneer een gebruiker wordt toegevoegd aan een team, zal een beheerder een gebruikersrol toewijzen aan die gebruiker op basis van wat hun verantwoordelijkheden zullen zijn binnen het team. Omdat teams vervolgens worden toegewezen op ...

    • stempels maken

      In BIMcollab Twin kunnen stempels worden toegevoegd aan PDF-documenten via een geplande stap in een workflow waar ze verschillende informatie kunnen weergeven. Het is alleen mogelijk om stempels toe te voegen aan documenten in PDF-indeling. Als een ...