Voor meer informatie over het uploaden van documenten in de documentenmodule kun je dit artikel raadplegen: Documenten uploaden

Een plaatshouder maken

Plaatshouder handmatig toevoegen

1. Klik in de module Documenten op de knop "Toevoegen aan projectfase" in de rechterbovenhoek.
   
2. Selecteer de knop "Plaatshouder". In dit stadium hoef je geen bestand toe te voegen.
   
   
   
3. Uw persoonlijke wachtrij wordt dan bijgewerkt met de placeholder die u zojuist hebt gemaakt.
   Selecteer de placeholder(s) waaraan u informatie wilt toevoegen en klik vervolgens op de knop "Informatie toevoegen aan geüploade bestanden".
   
   
   
4. Vul de metadata-informatie in zoals je dat bij een normale documentupload zou doen. Alle verplichte velden worden gemarkeerd met een sterretje "*".
   
   Je kunt er ook voor kiezen om een notificatie toe te voegen om naar een teamlid te sturen.
   
   
   
5. Klik op de knop "Opslaan" onderaan de pagina als je klaar bent.
   
6. U krijgt dan een overzicht van alle documentplaatshouders die zijn aangemaakt. Klik op "doorgaan" om terug te keren naar de hoofdpagina met documenten.
   
   
   
7. De plaatshouder wordt toegevoegd met een "" pictogram naast de documentnaam. Alle informatie met betrekking tot de Documentdatum, Versiedatum, Versienummer, Versiebeschrijving of Status blijft oningevuld totdat een document daadwerkelijk is geüpload.
   
   
   

Meerdere plaatshouders toevoegen vanuit uploadlijst

Om plaatsaanduidingen toe te voegen zonder de metagegevens voor elk bestand toe te voegen bij het uploaden, kun je gebruikmaken van een Uploadlijst die in bulk plaatsaanduidingen toevoegt op basis van de documentinformatie die is opgegeven in het Excel-bestand.

Om een Uploadlijst te maken, moet je eerst het Excel-sjabloonbestand downloaden dat hier beschikbaar is. Vul dit vervolgens in met alle documentinformatie voor de plaatshouders die u wilt maken. 

Als je meer wilt weten over het gebruik van het Excel-sjabloon Upload lijst, kun je dit artikel raadplegen: Upload lijst

Bij het aanmaken van de uploadlijst moeten de metadatavelden met betrekking tot de laatste versie leeg worden gelaten voor plaatshouders, omdat deze informatie niet op voorhand kan worden voorspeld. Alle lichtblauwe kolommen in de Excel-lijst, inclusief de velden Bestandsgegevens, Documentdatum en alle Versiedetails, moeten leeg blijven. Deze zullen worden toegevoegd wanneer de echte modellen worden geüpload.

Persoonlijke wachtrij
Je kunt je wachtrijen voor documenten op elk moment bekijken door de knop 'Persoonlijke wachtrij' te selecteren in de documentenmodule. In dit gedeelte worden eventuele plaatsaanduidingen weergegeven waarvoor extra informatie nodig is voordat ze kunnen worden geüpload en toegevoegd aan de documentenlijst.

Wanneer je je Persoonlijke wachtrij bekijkt, kun je alle plaatsaanduidingen verwijderen door ze aan te vinken en de knop te selecteren.

Het is mogelijk om plaatshouders in bulk te bewerken door ze te selecteren in uw persoonlijke wachtrij. Wanneer u vervolgens kiest voor "Informatie toevoegen aan geüploade bestanden", kan de informatie van elke plaatshouder op dezelfde pagina worden ingevuld.

Het is mogelijk om To do-items zoals notities, vragen of taken toe te voegen aan plaatsaanduidingen voordat een documentversie wordt geüpload. Op deze manier kan de inhoud van het document worden besproken voordat het zelfs maar is gemaakt.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het gebruik van To do's om te communiceren over uw documenten: To do's module

Document uploaden naar plaatshouder

1. Klik op het documentnummer van de plaatshouder waarnaar je een document wilt uploaden.
   
2. Ga naar het tabblad versies (1) en klik op de knop "Versie toevoegen" (2).
   
   
   
3. Het veld voor het documentnummer wordt automatisch ingevuld omdat u dit eerder hebt opgegeven.
   Vul de verplichte informatie in die is gemarkeerd met een sterretje "*":
1. Bestand uploaden (1)
   
2. Geef een versienummer op (2)
   
3. Versiedatum toevoegen (3)
   
4. Geef een status op (4)
   
   
4. Zodra alle vereiste informatie is ingevuld, klikt u op de knop "Uploaden" (5).
   
5. De pagina "aangemaakte documenten" verschijnt met een overzicht van alle aangemaakte documenten. Dit omvat hun versienummers en of ze gekoppeld zijn aan workflows.
   Klik op "Doorgaan" om terug te keren naar de documentenpagina.
   
   
   
6. Er is nu een documentversie toegevoegd en de placeholder wordt nu beschouwd als een gewoon document in je documentenlijst.
   
   

Meerdere documenten toevoegen aan plaatshouders vanuit uploadlijst

Als je documenten in bulk wilt uploaden met behulp van een Uploadlijst, kun je deze ook gebruiken om documenten toe te voegen aan meer dan één plaatsaanduiding tegelijk.

1. Bewerk eerst je Excel-spreadsheet Uploadlijst en voeg de ontbrekende informatie toe voor de blauwe cellen:Bestandsnaam, Documentdatum en Versiedetails.
   
   

De bestandsnaam moet exact overeenkomen met de bestandsnaam van het document en de extensie van het bestandstype bevatten (bijv. .pdf).

      2. Sla het Excel-bestand op.

      3. Navigeer in Twin naar de locatie, het project of de fase waar je plaatshouders zich bevinden en klik op de knop "Toevoegen aan".

      4. Sleep of kies het bestand of de bestanden samen met de uploadlijst om te worden geüpload.

      5. Klik op de knop "Uploaden".

      6. Bekijk de informatie en eventuele meldingen. Klik op de knop "Ga naar persoonlijke wachtrij".

      7. Vink de documenten aan waarover u informatie wilt toevoegen en selecteer vervolgens de knop "Informatie toevoegen aan geüploade bestanden".
      

      8. Bevestig de extrametagegevens die zijn toegevoegd aan de Uploadlijst voor Bestandsnaam, Documentdatum en Versiedetails. Alle verplichte velden worden gemarkeerd met een sterretje "*".

      9. Je kunt ook een notificatie toevoegen om naar een teamlid te sturen.

      

      10. Klik op de knop "Opslaan" onderaan de pagina als je klaar bent.

      11. De pagina "aangemaakte documenten" verschijnt met een overzicht van alle aangemaakte documenten. Dit omvat hun versienummers (zoals gespecificeerd in de Uploadlijst) en of ze geassocieerd zijn met workflows.
Klik op "Doorgaan" om terug te keren naar de documentenpagina.

            

      12. De plaatshouders worden nu beschouwd als gewone documenten in uw documentenlijst.