stempels maken

stempels maken

In BIMcollab Twin kunnen stempels worden toegevoegd aan PDF-documenten via een geplande stap in een workflow waar ze verschillende informatie kunnen weergeven.
Het is alleen mogelijk om stempels toe te voegen aan documenten in PDF-indeling. Als een ander documenttype de workflow activeert, wordt de stempelactie overgeslagen en gaat de volgende stap verder.
Als een PDF uit meerdere pagina's bestaat, worden alleen stempels op de eerste pagina van het document geplaatst.

Gebruik van postzegels

In het bouwproces kan het toevoegen van een stempel aan documenten aangeven dat de documenten zijn beoordeeld en goedgekeurd/geweigerd door de benodigde partijen. In het onderstaande voorbeeld geeft de goedkeuringsstempel in de workflow aan dat het document aan alle eisen voldoet en dat het document klaar is voor gebruik in het bouwproces.

Stempelstap gepland door een workflow in Twin:


Stempel automatisch toegepast op een document:


Postzegels dienen meerdere doelen:
Statusaanduiding: Stempels kunnen de status van het document weergeven, bijvoorbeeld of het is goedgekeurd of afgekeurd nadat een beoordelingstaak is voltooid door de verantwoordelijke persoon.
Versieverificatie: Door een QR-code toe te voegen, kan men scannen om te controleren of het document de laatste versie is binnen BIMcollab Twin.

Om deze redenen zijn er een aantal opties voor welke informatie kan worden opgenomen op een postzegel:
  1. Vrije tekstgedeelte
  2. Tijdstip van goedkeuring of afwijzing
  3. Naam van de persoon die het document heeft goedgekeurd/geweigerd
  4. QR-code

Een stempel maken

Om een nieuwe zegel te maken, klik je eerst op het tandwielpictogram rechtsboven om de beheerderspagina te openen.
Alleen ruimtebeheerders kunnen nieuwe stempels en workflows aanmaken. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over de beheermogelijkheden van Twin: Aan de slag met BIMcollab Twin voor beheerders
  1. Klik op de sectie 'Documentstempels' in het menu.

  2. Klik op de knop 'Toevoegen'.
  3. Vul de gegevens voor je nieuwe stempel in. Naarmate de informatie wordt toegevoegd, wordt de preview bijgewerkt. Verplichte velden worden gemarkeerd met een '*'.

    Informatie
    1. Naam: Identificatie van de stempel waardoor deze herkenbaar is in BIMcollab Twin. Dit veld wordt niet gebruikt in de stempel.
    2. Auditresultaat: Wordt gebruikt om stempels te groeperen op basis van hun status, stempels voor ofwel 'Afgewezen' ofwel 'Goedgekeurde' documenten. Wanneer je een workflow aanmaakt, kun je zo snel filteren op relevante stempels op basis van het resultaat van de actie, waardoor je niet de mogelijkheid hebt om de verkeerde statusstempel toe te wijzen.
    3. Tekst: Vrij tekstveld dat wordt weergegeven als de titel van de zegel.
    4. Kleur: Kiest een kleur voor de hele stempel.
    5. Met datum-tijd: Voeg de huidige datum en tijd toe aan de stempel (op het tijdstip in de workflow waarop deze stap werd geactiveerd)
    6. Naam van persoon afdrukken: Voeg de naam toe van de persoon die het document heeft goedgekeurd/geweigerd.
Afhankelijk van waar een stempelactie is geplaatst in een workflow, wordt het veld Naam afdrukpersoon gevuld met de naam van de persoon die de laatste actie heeft uitgevoerd:
  1. Als er een stempel wordt geplaatst aan het begin van een workflow, verschijnt de persoon die het document heeft geüpload in het veld 'Goedgekeurd door'.
  2. Als er een stempel wordt geplaatst na een controle of beoordeling, verschijnt degene die het document heeft goedgekeurd of afgekeurd in het veld 'Goedgekeurd door'.
  3. Als er een stempel wordt geplaatst na een melding die volgt op een controle of beoordeling, verschijnt de naam van degene die het document heeft goedgekeurd of afgekeurd in het veld 'Goedgekeurd door'.
    QR-code
    1. Met QR-code: Bepaal of er een QR-code wordt opgenomen in de stempel.
    2. Vaste grootte (Grootte (mm)): Bepaal indien nodig de grootte van de QR code. De QR code is een vierkant en het getal in mm geeft de grootte van elke zijde aan.
    Positionering op pagina
    1. Positionering op pagina:Kies een van de vier voorgedefinieerde hoekposities.
    2. Offset-X (mm): verplaatsing in X-richting ten opzichte van de geselecteerde positie.
    3. Offset-Y (mm): verplaatsing in Y-richting ten opzichte van de geselecteerde positie.
      4. Klik op Opslaan als je klaar bent.

Nadat de stempel is gedefinieerd, kun je deze vinden onder 'Documentstempels'. Klik op de naam van de postzegel om de details te openen.

Er kan ook een test worden uitgevoerd op de pagina met stempeldetails om te zien of de stempel voldoet. Klik in de stempellijst op het gewenste stempel. Op de pagina Stempeldetails, in het onderste menu, kiest u eerst een PDF-bestand dat u wilt testen via 'Kies bestand' en vervolgens selecteert u de knop Test stempel. Er wordt een PDF gedownload met de stempel op het document op de gekozen positie.


Als een zegel eenmaal is aangemaakt, kan deze niet meer worden verwijderd! Het is echter wel mogelijk om de inhoud te wijzigen.

Een stempel bewerken

Stempels kunnen op elk moment worden bewerkt en aangepast door op de knop 'Bewerken' te klikken.
Deze wijziging zal alleen worden weerspiegeld op nieuwe documentversies die daarna worden geüpload en zal de weergave van het stempel op de bestaande versies niet veranderen.



Stempels integreren in uw workflow

Stempels kunnen op elk punt in een workflow worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om meer dan één stempel op een document te plaatsen binnen één workflow.
Wanneer stempels worden toegevoegd na een controle of beoordelingstaak, kunnen alleen specifieke stempels beschikbaar zijn na bepaalde triggers, afhankelijk van of deze werden gegroepeerd tijdens het aanmaken van stempels met behulp van het veld Controleresultaat.


Om een stempel toe te voegen na een audit- of beoordelingstaak, moet je minstens één trigger toevoegen die het resultaat definieert. Voor auditrondes is dit "Opmerkingen" of "Geen opmerkingen" en voor beoordelingen is dit "Goedgekeurd" of "Afgewezen".
Hier volgt een voorbeeld van het gebruik van een stempel om de uitkomst van een auditronde te illustreren:
  1. Selecteer na een trigger (Commentaar of Geen commentaar) de vervolgkeuzelijst 'Actie toevoegen' en selecteer 'Stempelactie toevoegen'.

  2. Het informatiepaneel verschijnt dat laat zien in welke workflow het stempel actief is en aan welk soort trigger het is gekoppeld op basis van het resultaat van de auditronde.
    Selecteer het stempel dat je wilt gebruiken uit de vervolgkeuzelijst. Alleen de stempels die zijn gegroepeerd in het relevante controleresultaat (in dit geval Afgewezen) voor de trigger worden weergegeven.

  3. Als de workflow is geactiveerd en de auditronde deadline is verstreken en de verantwoordelijke persoon commentaar heeft gegeven op het document, wordt automatisch de stempel 'Ter beoordeling' geplaatst.
Als je meer wilt weten over hoe je als beheerder workflows kunt maken en toevoegen aan je projectfasen, raadpleeg je dit artikel: Workflows in BIMcollab Twin

QR Code informatie

Wanneer een zegel een QR-code bevat, opent het scannen hiervan met de camera op je smartphone of tablet een link.
Er verschijnt dan een groen of rood scherm op de webpagina. Alleen de QR code voor de laatste versie van het documentnummer zal een groen scherm tonen, alle vorige versies zullen een rood scherm tonen. Dit maakt het gemakkelijk om te controleren of de versie van de tekening die je bekijkt de laatste is.





    • Related Articles

    • Een conventie voor documentnaamgeving maken en toevoegen aan een projectfase

      Binnen BIMcollab Twin is het documentnummer erg belangrijk, omdat het hele versiebeheer afhankelijk is van overeenkomstige documentnummers. Naamgevingsconventies voor documenten zijn essentieel om bestanden op een gestructureerde en consistente ...

    • Realisatie

      In BIMcollab Twin verwijst 'Realisatie' naar het proces van het beoordelen van projectdocumentatie voordat definitieve goedkeuring wordt verkregen voor gebruik tijdens de bouwfase. Dergelijke documenten kunnen verschillende soorten informatie ...

    • Actieve workflows bekijken als gebruiker

      In BIMcollab Twin zorgt het gebruik van Workflows voor geautomatiseerde projectgoedkeuringsprocessen voor je documenten. Dit betekent dat ruimtebeheerders verschillende taken (en het resultaat van die taken) kunnen omzetten in een geautomatiseerde ...

    • Documenten uploaden

      Rechtsboven in het scherm staat de knop voor het toevoegen (1) van documenten aan een projectfase. Het pad in het navigatiemenu (2) bepaalt de space, locatie, project of projectfase waar de documenten worden geplaatst. Het is dus nodig om naar de ...

    • Documentensets

      In de sectie documentsets (1) staan alle documentsets. Sets kunnen worden gebruikt om documenten te bundelen. Bijvoorbeeld alle documenten voor een bepaalde vergunningsaanvraag. Per document kan gekozen worden of een bepaalde versie aan de set wordt ...