Audittaken
Audittaken worden aangemaakt als resultaat van een auditronde die door beheerders is gepland als onderdeel van een documentworkflowproces. Een auditronde in BIMcollab Twin verwijst naar een auditproces waarbij de documenten door meerdere teamleden worden gecontroleerd op kwaliteit, naleving en coördinatie. Een auditronde kan in een workflow worden gebruikt als een manier om de feedback van meerdere belanghebbenden op een document te verzamelenbinnen een vastgestelde deadline.
Wanneer een auditronde wordt gestart, worden automatisch afzonderlijke audittaken voor elke stakeholder aangemaakt, zodat ze tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd. Audittaken kunnen worden toegewezen aan één of meerdere gebruikers en kunnen worden uitgevoerd door de verantwoordelijkegebruiker of een projectlid van hun bedrijf, omdat ze ook voor hen zichtbaar zijn. Daarom is het plannen van een auditronde in een workflow vooral nuttig wanneer een document door meerdere teamleden moet worden beoordeeld. Elke auditrondeheeft betrekking op een specifieke documentversie en vereist dat er een duur wordt ingesteld die het aantal dagen specificeert tot de auditronde wordt afgesloten.
Een audittaak maken
Om een Audit taak te maken, moet de ruimtebeheerder die verantwoordelijk is voor het definiëren van de Workflow voor documentcoördinatie eerst een Audit Ronde toevoegen. Dit kan worden gedaan door te klikken op de knop "Auditronde toevoegen" in de workflowstappen. Gedetailleerde stappen voor het maken van een auditronde staan in dit artikel: Workflows in BIMcollab Twin
Zodra documenten zijn geüpload die een auditronde triggeren, worden automatisch persoonlijke audittaken voor elke stakeholder aangemaakt. Audit taken worden niet handmatig aangemaakt; ze worden automatisch gegenereerd wanneer een Audit ronde wordt getriggerd.
Toegang tot je audittaken
In BIMcollab Twin zijn audittaken toegankelijk via:
1. Het dashboard waar gebruikers Audit-taken kunnen bekijken en openen als ze direct binnen een project zijn aangemaakt. Alle audittaken worden duidelijk weergegeven, zodat gebruikers gemakkelijk kunnen navigeren naar de taken waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
1. Open: alle open en urgente audittaken.2. Dringend: alle audittaken waarvan de deadline is verstreken en die nog moeten worden afgehandeld.3. Voltooid:voltooide audittaken.4. Verantwoordelijk: openstaande of urgente audittaken waarvoor je primair verantwoordelijk bent.5. Eigenaar:open of urgente audittaken op documenten waarvan uw bedrijf de auteur is.
Als je op een van deze statussen klikt, wordt het overzicht van de audittaken in de module To do's geopend, met de bijbehorende filters.
2. De To-do's module (1) waar communicatie-items te vinden zijn. Klik op Audit taak (2) om een overzicht te zien van alle Audit taken in je project.
3. De module Documenten (1) onder het menugedeelte waar de optie Auditronde (2) kan worden geselecteerd. Klik op de gewenste Auditronde (3) om de detailpagina te openen. Deze pagina geeft details over de auditronde, het document dat eraan gekoppeld is en een lijst van de bijbehorende audittaken, die varieert op basis van het aantal gebruikers aan wie verantwoordelijkheid is toegewezen.
Als de functie Audittaken in de module Te doen niet zichtbaar is, betekent dit dat je beperkte rechten hebt voor het bekijken van workflows. Neem contact op met de ruimtebeheerder.
Eigenschappen audittaak
Een audittaak toont de eigenschappen van de audittaak zelf en het document dat eraan is gerelateerd. Deze eigenschappen geven in één oogopslag meer informatie over zowel de audittaak als het document. Klik op het Audit task nummer om de eigenschappen te zien.
Audittaak:
1. Nummer: elke audittaak krijgt een uniek nummer op basis van de locatie, het gebouw en de fase die bij de taak horen.
2. Status: de status biedt belanghebbenden duidelijke informatie over de voortgang van de taak. Hier wordt in de volgende paragraaf dieper op ingegaan.
3. Beschrijving: hier wordt de beschrijving van de auditronde weergegeven die de audittaak activeert.
4. Auditronde: vertegenwoordigd door een nummer dat een auditronde uniek identificeert. Door op deze link te klikken, worden gebruikers doorgestuurd naar de auditronde die betrekking heeft op de taak.
5. Begonnen: de datum waarop de audittaak is aangemaakt.
6. Einddatum: de datum die het einde markeert van de duur van de auditronde, het aantal dagen dat de auditronde openstaat.
7. Verantwoordelijk: hier vind je de projectleden die verantwoordelijk zijn voor de taak, samen met hun respectievelijke bedrijven.
8. Voltooid op: de datum en tijd waarop de audittaak is uitgevoerd.
9. Ingevuld door: de naam van het projectlid en zijn bedrijf dat de audittaak heeft uitgevoerd.
10. Opmerkingen: als er opmerkingen zijn toegevoegd aan de audittaak, kunnen die hier worden gedownload. Als er geen opmerkingen zijn toegevoegd, wordt de beschrijving "Geen opmerkingen" weergegeven.
Document:
1. Documentnummer: een uniek nummer of code voor het document. Als gebruikers op de link klikken, worden ze doorgestuurd naar het document dat bij de taak hoort.
2. Beschrijvingen: een beschrijving van het document.
3. Documentdatum: de uitgiftedatum van de eerste versie van het document.
4. Auteur: verwijst naar het bedrijf van de gebruiker die verantwoordelijk is voor het uploaden van het document.
5. Versienummer: een tekst of nummer dat helpt om de verschillende versies van een document bij te houden.
6. Versiebeschrijving: een beschrijving van de versie van het document.
7. Versiedatum: de datum van de huidige versie.
Taakstatus controleren
Wanneer een nieuwe audittaak wordt toegevoegd, is de standaardstatus Open. Afhankelijk van de duur die is gedefinieerd in de auditronde en of de verantwoordelijke gebruiker een taak heeft afgehandeld, krijgt de taak een van de onderstaande statussen:
1. Open: audittaak staat open en is nog niet behandeld.
2. Dringend: de duur van de audittaak is verstreken. Hoewel de audittaak nog steeds kan worden uitgevoerd, heeft dit geen invloed op de workflow als de volgende stap al is voltooid.
3. Gecontroleerd: audittaak is voltooid met of zonder opmerkingen.
4. Geannuleerd: een audittaak kan worden geannuleerd als deze niet langer nodig is. Als er een audittaak openstaat en een nieuwe documentversie wordt geüpload, worden de huidige actieve workflow en alle taken die aan de vorige versie waren gekoppeld, geannuleerd. De optie om een audittaak te annuleren is alleen zichtbaar voor Space-beheerders.
5. Gecontroleerd (te laat): de audittaak is aangepakt terwijl deze als urgent was gemarkeerd. De opmerkingen kunnen nog steeds worden bekeken en gedownload vanuit het overzicht van de audittaken.
6. Gecontroleerd (tijdens annulering): taken die zijn geannuleerd kunnen nog steeds worden aangepakt, maar omdat de audittaak is geannuleerd, heeft dit geen effect op de overige stappen in de workflow.
7. Niet gecontroleerd: als een audittaak de status "Dringend" heeft en de taak wordt geannuleerd of er wordt een nieuwe documentversie geüpload, verandert de audittaakstatus in "Niet gecontroleerd".
De optie om een audittaak te annuleren is alleen zichtbaar voor ruimtebeheerders, omdat alleen zij de machtiging hebben om deze actie uit te voeren.
Audittaken afhandelen
Een open Audittaak kan worden uitgevoerd door al dan niet commentaar te geven. Zowel de gebruiker die verantwoordelijk is voor de audittaak als een van hun collega's van hetzelfde bedrijf kunnen een audittaak afhandelen door een van de twee opties te gebruiken:
1. Geen opmerkingen
2. Met commentaar
In de Audittaken (1) overzicht , verantwoordelijke gebruikers en hun bedrijfsleden hebben toegang tot de " Ik heb geen opmerkingen" (2) knop , waarmee een taak direct kan worden afgehandeld zonder dat er opmerkingen aan hoeven te worden toegevoegd. Als een gebruiker opmerkingen heeft, kunnen deze worden toegevoegd op de detailpagina van een audittaak, die toegankelijk is door te klikken op het nummer (3) van de audittaak te klikken.
Op de detailpagina van een audittaak kunnen gebruikers het document downloaden dat bij deze taak hoort en hun opmerkingen toevoegen. Door te klikken op de knop "Ik heb opmerkingen" (1) verschijnt een vervolgkeuzelijst waar gebruikers het document met hun opmerkingen kunnen kiezen (2) en uploaden (3). Op dezelfde pagina staat ook de knop "Ik heb geen commentaar". Als "Ik heb geen opmerkingen" is geselecteerd, wordt de documentstatus bijgewerkt tot "Gecontroleerd".
Zodra de opmerkingen zijn geüpload, kunnen ze door projectleden worden gedownload met de knop "Opmerkingen downloaden" in de afbeelding hieronder.
Projectleden die verantwoordelijk zijn voor een audittaak hebben samen met andere gebruikers van hetzelfde bedrijf de mogelijkheid om dezelfde taken aan te pakken.
Meerdere audittaken afhandelen
Vanuit het overzicht van audittaken kun je ook de documenten downloaden die moeten worden gecontroleerd. Kies de filter "ik ben verantwoordelijk" (1) of "mijn bedrijf is verantwoordelijk" om de relevante taken te filteren. Selecteer alle (2) of alleen de relevante audittaken en druk op de knop Downloaden (3) . Er wordt een .zip-bestand naar uw computer gedownload met alle documenten van de geselecteerde audittaken.
De gedownloade documenten hebben een speciale bestandsnaam met een unieke code die niet gewijzigd mag worden om fouten bij het opnieuw uploaden te voorkomen. Met deze code kan BIMcollab Twin het bestand correct koppelen aan de toegewezen audittaken.
Open het document en voeg eventueel commentaar toe. Upload daarna de becommentarieerde documenten met de knop "Gecontroleerde documenten toevoegen" (4) zonder de bestandsnaam te wijzigen. Op het volgende scherm zie je een bevestiging van welke audit taken succesvol zijn afgerond en welke niet. Documenten die niet succesvol worden geüpload, krijgen een foutstatus die de reden van de mislukking aangeeft.
Voor documenten die geen opmerkingen vereisen, kunnen gebruikers de relevante documenten selecteren en op de knop "Geen opmerkingen" klikken, zoals in de afbeelding hieronder. Zodra deze actie is ondernomen, verandert de status van de audittaak in "Gecontroleerd".
Als je gecontroleerde documenten toevoegt, moeten ze rechtstreeks worden geüpload zonder gebruik te maken van een uploadlijst.
Related Articles
Module To do's
De To do's module host de communicatie over alle items in BIMcollab Twin. Alle communicatie over het project wordt verzameld in deze module. To do's op BIMcollab Twin is openbaar en zichtbaar voor alle betrokken partijen die toegang hebben tot het ...Workflows in BIMcollab Twin
Workflows zijn ontworpen om de verschillende documentcoördinatieprocessen binnen een project te vertalen naar een automatische opeenvolging van taken. Ze kunnen worden toegevoegd op locatie-, project- of projectfaseniveau door de ruimtebeheerder, die ...Actieve workflows bekijken als gebruiker
In BIMcollab Twin zorgt het gebruik van Workflows voor geautomatiseerde projectgoedkeuringsprocessen voor je documenten. Dit betekent dat ruimtebeheerders verschillende taken (en het resultaat van die taken) kunnen omzetten in een geautomatiseerde ...