Een workflow wordt geactiveerd wanneer een teamlid een nieuw document of een nieuwe versie uploadt die voldoet aan de vooraf gedefinieerde criteria; de workflow wordt niet toegepast op bestaande documenten in de fase.

Workflow Acties

1. Auditronde - Dit creëert een aantal verschillende audittaken die worden toegewezen aan meerdere gebruikers waarbij commentaar moet worden gegeven voor een bepaalde deadline. De uitkomst van de auditronde (of er binnen de deadline commentaar is gegeven of niet) bepaalt de volgende stap in de workflow. Deze taken zijn te vinden in de module To do's.
   
   
2. Beoordelingstaak - Hiermee worden beoordelingstaken aangemaakt voor verantwoordelijke personen die een document goed- of afkeuren. De workflow gaat pas verder zodra de eerste persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van een beoordelingstaak dit ook doet. Deze taken zijn ook te vinden in de To do's module.
   
   
3. Stempel - Als resultaat van een audit- of beoordelingstaak kan er automatisch een stempel op een document worden geplaatst op basis van het resultaat. Zie Stempels maken voor meer informatie.
4. Kennisgeving - Kennisgevingen kunnen worden gepland om op elk moment in de workflow te worden verzonden. Als jij als gebruiker een ontvanger bent, wordt deze melding per e-mail verstuurd, maar is deze ook zichtbaar op je persoonlijke dashboard in de To do's module.
   
   

Workflows bekijken

1. Navigeer eerst naar het project of de fase waaraan een workflow is toegevoegd
2. Selecteer de module Instellingen in de bovenste horizontale balk of in de linker zijbalk
   
   
3. Navigeer naar de pagina Workflows
   
4. Alle workflows die actief zijn in de huidige projectfase worden hier weergegeven
   

De workflowinformatie bevat de naam, volgorde, beschrijving en de fase waaraan de workflow is gekoppeld.

Een gebruiker moet de vereiste machtigingen hebben ominstellingen en workflows te bekijken, anders is de instellingenmodule of de workflows-pagina niet zichtbaar. Neem contact op met de ruimtebeheerder als u niet over de juiste rechten beschikt.

Als je de naam van een workflow selecteert, kom je op de pagina Overzicht workflow, die verderop in dit artikel wordt uitgelegd.

Module Documenten

1. Navigeer eerst naar het project of de fase waaraan een workflow is toegevoegd
   
2. Selecteer de module Documenten in de bovenste horizontale balk of in de linker zijbalk
3. Selecteer het documentnummer waarin je geïnteresseerd bent
   
4. Navigeer naar het tabblad Workflows
   
   
5. Elke actieve workflow waar het document deel van uitmaakt, wordt hier weergegeven
   

1. Versienummer van het document dat de workflow heeft geactiveerd
   
2. Naam workflow
   
3. Datum waarop de workflow is gestart (gebaseerd op wanneer het document voor het eerst is geüpload en getriggerd)
   
4. Alle actieve workflowstappen met betrekking tot het document
   
5. Totaal aantal stappen dat is voltooid in de workflow

Om een volledige geschiedenis van alle acties op een document te bekijken, kun je ook naar de paginaGebeurtenissen van het document gaan. Hier bestaat een actielogboek dat alle eerdere acties bevat die op een document zijn uitgevoerd als gevolg van het doorlopen van een workflow, evenals eventuele extra acties die buiten de workflow om zijn uitgevoerd.

Overzicht workflow

Als je de naam van een workflow selecteert in de module Instellingen of op de pagina Documentdetails, wordt de overzichtspagina van de workflow weergegeven, die kan worden gelezen als een tabel of dashboard.

Dit bestaat uit een aantal verschillende kolommen:

1. Documentenlijst: Alle documenten die voldeden aan de voorwaarden voor de workflow worden aan de linkerkant weergegeven, samen met hun beschrijving en versienummer. 
   
2. Algemene workflowinformatie: Samenvattend overzicht van het hele proces, inclusief wanneer de workflow voor een bepaald document is gestart en de status van voltooiing.
3. Workflowstappen: Indeling van elke stap in de workflow waarbij elk type wordt onderscheiden door zijn kleur en pictogram:
   
   1. Auditrondes zijn geel en bevatten informatie zoals wanneer ze gestart zijn, de status en het resultaat (opmerkingen). De individuele audittaken voor de verantwoordelijke personen worden ook weergegeven, inclusief de status van de taak, de voltooiingsdatum en het resultaat (opmerkingen).
      
      
   2. Beoordelingstaken zijn groen en bevatten informatie zoals wanneer ze gestart zijn, de status en wanneer de beoordeling voltooid is.
      
      
   3. Stempelacties zijn oranje en bevatten wanneer de stempel op een document werd geplaatst.
      
      
   4. Meldingsacties zijn blauw en bevatten wanneer de eigenlijke melding is verzonden.
      
      

Het workflowoverzicht voor een document lezen

Elk document wordt in zijn eigen rij weergegeven en de workflow-informatie voor dat specifieke document kan horizontaal worden gelezen.

Als een workflow eenmaal is gestart, is het eenvoudig om de algehele voltooiing ervan bij te houden aan de hand van de statusinformatie in de algemene workflowkolom:

Algemene workflow

1.  x/x stappen voltooid: Als een workflow voor een document nog niet is voltooid, is de status open en wordt weergegeven hoeveel stappen zijn voltooid van het totale aantal.
   
2.  Voltooid:Alleen als alle verantwoordelijke personen hun taken hebben uitgevoerd die door de workflow voor een document worden geschetst, is de status voltooid.
   

Zodra een stap in de workflow is gestart, kan de status ervan ook worden bijgehouden op basis van de resultaten van het betreffende To do-item:

Auditronde

Algehele actie:

1.  Openstaande taken: nog niet alle verantwoordelijke personen hebben hun taken voltooid.
   
2.  Geen openstaande taken:Alle verantwoordelijke personen hebben hun controletaken voltooid.
   

Individuele taak:

1. Open: Verantwoordelijke persoon heeft Audit taak nog niet voltooid.
   
2. Gecontroleerd: Verantwoordelijke persoon heeft de taak met of zonder opmerkingen voltooid.
   
3. Dringend: Deadline voor auditronde is verstreken en taak is nog niet voltooid.
   
4. Gecontroleerd (te laat): Taak is voltooid na de deadline van de auditronde.
   
5. Gecontroleerd (terwijl geannuleerd): Taak werd voltooid nadat de auditronde werd geannuleerd.
   
6. Niet gecontroleerd: Er werd een nieuwe documentversie geüpload toen de Audit task status 'Urgent' was.
   
7. Geannuleerd: De auditronde werd geannuleerd of er werd een nieuwe documentversie geüpload toen de audittaakstatus 'Open' was.
   

Herzieningstaak

1. Open: Verantwoordelijke heeft de taak Beoordelen nog niet voltooid.
   
2. Dringend: Deadline voor taak is verstreken en taak is nog niet voltooid.
3. Goedgekeurd: Verantwoordelijke persoon heeft de taak voltooid door het document goed te keuren.
   
4. Afgewezen: De verantwoordelijke persoon heeft de taak voltooid door het document af te wijzen.
   
5. Geannuleerd: Er is een nieuwe documentversie geüpload voordat de taak Beoordelen is voltooid.

Details workflow

 De pagina "Details" bevat alle informatie over de workflow volgens de manier waarop de beheerder deze heeft ingesteld. Dit omvat de volgende pagina's: