1. BIMcollab Twin gebruikersinterface

2. De verplichte velden voor de account instellen

Op elk project is het belangrijk om een duidelijke en consistente gegevensstructuur te gebruiken. Admins kunnen verplichte velden instellen onder Instellingen. Deze velden worden dan automatisch ingevuld wanneer gebruikers documenten en communicatie toevoegen. Hieronder staat een lijst met alle velden die kunnen worden toegevoegd en hun beschrijvingen. Elke nieuwe waarde kan worden toegevoegd onder het vereiste veld door te klikken op de knop Toevoegen in de rechterbovenhoek.

2.1 Disciplines

Alle bedrijven kunnen worden gecategoriseerd aan de hand van hun handelsdisciplines. Elk bedrijf behoort tot een discipline, die door de beheerder kan worden ingesteld. Wanneer je een nieuwe discipline toevoegt, kun je de naam van de discipline, de code (afkorting van een discipline in 3 karakters) en een duidelijke beschrijving toevoegen.

2.2 Labels

Labels kunnen heel nuttig zijn bij het filteren van documenten. Ze kunnen worden gebruikt om elke andere vereiste metric in je project te definiëren. Alle documenten kunnen gelabeld worden met één of meer labels.

2.3 Aangepaste velden

Met aangepaste velden kun je extra informatie aan je project toevoegen die niet in andere velden staat.

2.4 Statussen

Wanneer een document wordt geladen en gedurende de workflow krijgen documenten een status. De voortgang van workflows binnen BIMcollab Twin is ook afhankelijk van de documentstatus. Om gestandaardiseerde statuswaarden te hebben, kunnen beheerders deze toevoegen via het Status-menu.

3. Gebruikers uitnodigen

Je bent gestart met je BIMcollab Twin project en nu wil je mensen uitnodigen voor samenwerking. De beheerder kan de gebruikersstructuur van het project instellen, inclusief bedrijven, gebruikers, teams en rollen vanuit de hieronder beschreven functies. Elke nieuwe waarde kan worden toegevoegd onder de vereiste gearchiveerde, door te klikken op de knopToevoegen in de rechterbovenhoek.

3.1 Bedrijven maken

Alle gebruikers maken deel uit van een bedrijf, dus maak eerst bedrijven aan die je vervolgens kunt koppelen aan gebruikers. Bedrijven worden opgeslagen in de BIMcollab Twin-database en kunnen actief zijn in meerdere spaces. Bij het toevoegen van een bedrijf, als het bedrijf al bekend is bij BIMcollab Twin, is het invoeren van de statutaire naam of handelsnaam voldoende, de rest van de velden wordt automatisch ingevuld.

3.2 Gebruikers aanmaken

Nieuwe gebruikers kunnen alleen worden toegevoegd als hun bedrijf al is toegevoegd aan BIMcollab Twin. Elke gebruiker krijgt een eigen gebruikersaccount met een persoonlijk dashboard waar ze hun persoonlijke instellingen kunnen instellen.Gebruikers kunnen deel uitmaken van andere BIMcollab Twin spaces. Dus, als een gebruiker al bestaat in BIMcollab Twin, hoeft bij het aanmaken van de gebruiker alleen het e-mailadres te worden ingevuld, de andere gegevens worden automatisch ingevuld.

Op space niveau kunnen gebruikers een van de volgende twee rollen hebben:

1. Gewone gebruikers kunnen alleen de locaties, projecten en projectfasen zien waartoe ze toegang hebben op basis van hun projectrol. Wanneer een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd, wordt deze standaard toegevoegd als gewone gebruiker.
   
2. Space Administrators hebben toegang tot de beheerpagina en alle locaties. Om van een gebruiker een beheerder te maken, klik je op de gebruikersnaam in de overzichtslijst en op de pagina Bewerken, onder Instellingen, wijzig je het veld Ruimtebeheerder in 'Ja'.
   
   

3.3 Gebruikersrollen aanmaken

Met rollen kunnen beheerders machtigingen definiëren en bepalen tot welke delen van een project gebruikers die aan deze rollen zijn toegewezen toegang hebben. Rollen worden toegewezen op projectbasis. Als een gebruiker deel uitmaakt van meerdere teams, kan de gebruiker meerdere rollen hebben binnen een project. In dat geval worden de rechten samengevoegd en heeft de gebruiker rechten van alle rollen in alle teams.

4. Het project opzetten

4.1 Locatie, kavels, gebouw en verdiepingen aanmaken

Onder Locatie kan de ruimtebeheerder de ruimtelijke structuur van de space definiëren. In BIMcollab Twin kun je de documenten en gegevens koppelen aan de ruimtelijke structuur van het gebouw. Deze ruimtelijke structuur groeit mee met de ontwikkeling van het gebouw, dus elke fase heeft zijn eigen ruimtelijke structuur.

De huidige ruimtelijke structuur bestaat uit 5 componenten:

1. Locaties - Elke space kan meerdere locaties bevatten, die worden aangemaakt door de ruimtebeheerder. Locaties zijn een groepering van een aaneengesloten groep percelen en gebouwen, en vaak kan een enkele locatie voor grote locaties meerdere percelen, gebouwen en fasen bevatten. Daarom is het belangrijk om bij het maken van de ruimtelijke structuur een duidelijk idee te hebben van hoe deze eruit moet zien. Locaties kunnen worden gegroepeerd onder Locatiegroepen, zodat je gemakkelijk gegroepeerde locaties kunt filteren onder het tabblad Mijn project op de pagina Projectomgeving.
   
   
2. Percelen - . Een perceel is een stuk grond waarop een gebouw wordt geplaatst. Een perceel kan zijn eigen ruimtelijke structuur, documenten en gegevens bevatten. In een locatie kun je een of meer percelen toevoegen.
   
   
3. Gebouw - Een gebouw is een representatie van de fysieke structuur die gebouwd gaat worden. Er kunnen meerdere gebouwen op één perceel staan en elk gebouw heeft zijn eigen ruimtelijke structuur.
   
   
4. Gebouwdelen - Een gebouw kan worden opgesplitst in afzonderlijke delen, die helpen bij het groeperen van de projectacties per deel.
   
   
5. Verdiepingen - Verdiepingen definiëren de verdiepingen van de ruimtelijke structuur. Als ze eenmaal gedefinieerd zijn, kunnen ze in het hele project worden gebruikt met een gestandaardiseerde naamgeving.
   

Volgens deze structuur is de aanbevolen volgorde voor het opzetten van een projectlocatie:

1. Locatie toevoegen > Perceel toevoegen > Gebouw toevoegen > Gebouwonderdelen toevoegen of Verdiepingen toevoegen
   

4.2 Project aanmaken

Zodra de ruimtelijke structuur is aangemaakt, worden projecten aangemaakt en gekoppeld aan de ruimtelijke structuur, zodat delen van de structuur worden beheerd door projecten. Meerdere projecten kunnen gekoppeld worden aan één ruimtelijke structuur. Hierdoor kunt u verschillende projecten creëren die zich afzonderlijk binnen dezelfde structuur afspelen. Een project kan van toepassing zijn op een of meer percelen, gebouwen of gebouwdelen. Om een nieuw project toe te voegen, navigeert u naar de gewenste locatie en selecteert u onder Projecten Project toevoegen (1). In het volgende venster voeg je de benodigde informatie toe aan het projectcreatieformulier.

Projecten worden toegevoegd op het tabblad Locatie, maar alle projecten hebben een overzicht op het tabblad Project.

4.3 Fasen aanmaken

Projecten worden onderverdeeld in fasen, die specifieke periodes of reeksen gebeurtenissen binnen een project aangeven. Wanneer een team is gekoppeld aan een of meer fasen en wanneer gebruikers worden toegevoegd aan een team, dan hebben zij alleen toegang tot de informatie van deze fase.

Klik op de knop Bewerken (1) om de huidige fase te bewerken of op de knop Volgende fase toevoegen (2) om een nieuwe fase toe te voegen.

4.4 Teams maken

Teams zijn groepen gebruikers die zijn gekoppeld aan een of meer fasen. Als je een nieuw team toevoegt, selecteer je in het volgende venster in welke projectfasen dit team actief zal zijn. Door een team aan een projectfase te koppelen, krijgen teamleden direct toegang tot deze projectfase. In de interface van de projectomgeving kan een lid van een team alleen de projectfasen zien waaraan het team is gekoppeld. 

4.5 Gebruikers aan teams toevoegen en een gebruikersrol toewijzen

Om gebruikers aan een team toe te voegen, klik je op het team in de overzichtslijst en onder Teamleden kun je nieuwe teamleden toevoegen. Wanneer je een nieuwe gebruiker aan het team toevoegt, kun je hem ook een gebruikersrol toewijzen (die al is aangemaakt onder Rollen). Door gebruikers te groeperen in teams met toegang tot specifieke fasen en rollen toe te wijzen aan individuele gebruikers, bepaal je effectief hun toegang en rechten binnen het project.

5. Werkstromen

Met workflows kun je elk documentproces omzetten in een geautomatiseerde workflow. Gebruik gestandaardiseerde acties zoals controle, beoordeling, stempelen of meldingen en configureer hun volgorde, deadline en voorwaarden. De workflow wordt vervolgens geautomatiseerd om de voortgang te bewaken en taken te coördineren.