Aan de slag met BIMcollab Twin voor beheerders

Aan de slag met BIMcollab Twin voor beheerders

Deze Aan de slag-handleiding beschrijft de functionaliteiten en configuratie van je BIMcollab twin space. Hiermee kun je in een mum van tijd aan de slag.

Je space is al geactiveerd door ons team. Toen je een space bestelde, werd je gevraagd om de eerste informatie over de space op te geven, waaronder de contactgegevens van de beheerder. Als beheerder ontvangt u een uitnodiging per e-mail om voor de eerste keer in te loggen op uw space.

Voor elke space kan de beheerder bepalen hoe de space wordt opgezet en wie toegang krijgt. Volg de onderstaande stappen om uw space in te richten zodat uw gebruikers aan projecten kunnen werken.

1. BIMcollab Twin gebruikersinterface

Na het inloggen kun je verder gaan met het configureren van je space. De eerste landingspagina is de Projectomgeving-pagina. Je kunt schakelen tussen de Projectomgeving- en Accountinstellingenpagina door te klikken op de versnellingsknop (1).


We veranderen de gebruikersinterface van een verticaal menu naar een horizontale balk om visuele consistentie te garanderen voor alle BIMcollab-producten. Tijdelijk zullen zowel verticale als horizontale menu's beschikbaar zijn om je te helpen wennen aan de nieuwe lay-out. Lees meer over deze veranderingen in dit artikel: Modules

2. De verplichte velden voor de account instellen

Op elk project is het belangrijk om een duidelijke en consistente gegevensstructuur te gebruiken. Admins kunnen verplichte velden instellen onder Instellingen. Deze velden worden dan automatisch ingevuld wanneer gebruikers documenten en communicatie toevoegen. Hieronder staat een lijst met alle velden die kunnen worden toegevoegd en hun beschrijvingen. Elke nieuwe waarde kan worden toegevoegd onder het vereiste veld door te klikken op de knop Toevoegen in de rechterbovenhoek.



2.1 Disciplines
Alle bedrijven kunnen worden gecategoriseerd aan de hand van hun handelsdisciplines. Elk bedrijf behoort tot een discipline, die door de beheerder kan worden ingesteld. Wanneer je een nieuwe discipline toevoegt, kun je de naam van de discipline, de code (afkorting van een discipline in 3 karakters) en een duidelijke beschrijving toevoegen.

2.2 Labels
Labels kunnen heel nuttig zijn bij het filteren van documenten. Ze kunnen worden gebruikt om elke andere vereiste metric in je project te definiëren. Alle documenten kunnen gelabeld worden met één of meer labels.

2.3 Aangepaste velden
Met aangepaste velden kun je extra informatie aan je project toevoegen die niet in andere velden staat.

2.4 Statussen
Wanneer een document wordt geladen en gedurende de workflow krijgen documenten een status. De voortgang van workflows binnen BIMcollab Twin is ook afhankelijk van de documentstatus. Om gestandaardiseerde statuswaarden te hebben, kunnen beheerders deze toevoegen via het Status-menu.

3. Gebruikers uitnodigen

Je bent gestart met je BIMcollab Twin project en nu wil je mensen uitnodigen voor samenwerking. De beheerder kan de gebruikersstructuur van het project instellen, inclusief bedrijven, gebruikers, teams en rollen vanuit de hieronder beschreven functies. Elke nieuwe waarde kan worden toegevoegd onder de vereiste gearchiveerde, door te klikken op de knopToevoegen in de rechterbovenhoek.

3.1 Bedrijven maken
Alle gebruikers maken deel uit van een bedrijf, dus maak eerst bedrijven aan die je vervolgens kunt koppelen aan gebruikers. Bedrijven worden opgeslagen in de BIMcollab Twin-database en kunnen actief zijn in meerdere spaces. Bij het toevoegen van een bedrijf, als het bedrijf al bekend is bij BIMcollab Twin, is het invoeren van de statutaire naam of handelsnaam voldoende, de rest van de velden wordt automatisch ingevuld.

3.2 Gebruikers aanmaken
Nieuwe gebruikers kunnen alleen worden toegevoegd als hun bedrijf al is toegevoegd aan BIMcollab Twin. Elke gebruiker krijgt een eigen gebruikersaccount met een persoonlijk dashboard waar ze hun persoonlijke instellingen kunnen instellen.Gebruikers kunnen deel uitmaken van andere BIMcollab Twin spaces. Dus, als een gebruiker al bestaat in BIMcollab Twin, hoeft bij het aanmaken van de gebruiker alleen het e-mailadres te worden ingevuld, de andere gegevens worden automatisch ingevuld.

Op space niveau kunnen gebruikers een van de volgende twee rollen hebben:
  1. Gewone gebruikers kunnen alleen de locaties, projecten en projectfasen zien waartoe ze toegang hebben op basis van hun projectrol. Wanneer een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd, wordt deze standaard toegevoegd als gewone gebruiker.
  2. Space Administrators hebben toegang tot de beheerpagina en alle locaties. Om van een gebruiker een beheerder te maken, klik je op de gebruikersnaam in de overzichtslijst en op de pagina Bewerken, onder Instellingen, wijzig je het veld Ruimtebeheerder in 'Ja'.



3.3 Gebruikersrollen aanmaken

Met rollen kunnen beheerders machtigingen definiëren en bepalen tot welke delen van een project gebruikers die aan deze rollen zijn toegewezen toegang hebben. Leer meer over gebruikersrollen en hoe je ze kunt maken en bewerken in dit artikel: Machtigingen voor gebruikersrollen

Rollen worden toegewezen op projectbasis. Als een gebruiker deel uitmaakt van meerdere teams, kan de gebruiker meerdere rollen hebben binnen een project. In dit geval worden machtigingen samengevoegd en heeft de gebruiker machtigingen van alle rollen in alle teams.

Zodra je een nieuwe gebruikersrol hebt toegevoegd, klik je op de gewenste gebruikersrol in de lijst om de rechten en toegang die bij die rol horen te wijzigen en kies je in het volgende venster ofwel Rechten op bestandsformaten of Rechten op bestandsformaten. Gebruikersrollen worden toegewezen aan gebruikers wanneer je ze toevoegt aan teams op het tabblad Teams.



4. Het project opzetten

4.1 Locatie, kavels, gebouw en verdiepingen aanmaken
Onder Locatie kan de ruimtebeheerder de ruimtelijke structuur van de space definiëren. In BIMcollab Twin kun je de documenten en gegevens koppelen aan de ruimtelijke structuur van het gebouw. Deze ruimtelijke structuur groeit mee met de ontwikkeling van het gebouw, dus elke fase heeft zijn eigen ruimtelijke structuur.

De huidige ruimtelijke structuur bestaat uit 5 componenten:

Locaties - Elke space kan meerdere locaties bevatten, die worden aangemaakt door de ruimtebeheerder. Locaties zijn een groepering van een aaneengesloten groep percelen en gebouwen, en vaak kan een enkele locatie voor grote locaties meerdere percelen, gebouwen en fasen bevatten. Daarom is het belangrijk om bij het maken van de ruimtelijke structuur een duidelijk idee te hebben van hoe deze eruit moet zien. Locaties kunnen worden gegroepeerd onder Locatiegroepen, zodat je gemakkelijk gegroepeerde locaties kunt filteren onder het tabblad Mijn project op de pagina Projectomgeving.

Het is niet mogelijk om locaties of projecten te verwijderen in Twin, maar als gebruikers of teamleden niet zijn toegevoegd aan projecten in een locatie, zijn noch de projecten noch de locatie zichtbaar voor de gebruikers. Het zou echter wel zichtbaar zijn voor de projectbeheerders.

  1.  Locaties - Elke space kan meerdere locaties bevatten, die worden aangemaakt door de space administrator. Een locatie is een groepering van een aaneengesloten groep percelen en gebouwen, en voor grote sites kan een enkele locatie vaak meerdere percelen, gebouwen en fasen bevatten. Daarom is het belangrijk om bij het maken van de ruimtelijke structuur een duidelijk idee te hebben van hoe deze eruit moet zien. Locaties kunnen worden gegroepeerd onder Locatiegroepen, zodat je gegroepeerde locaties gemakkelijk kunt filteren onder het tabblad Mijn project op de pagina Projectomgeving. 

    Het is niet mogelijk om locaties of projecten te verwijderen in Twin, maar als gebruikers of teamleden niet zijn toegevoegd aan projecten in een locatie, zijn noch de projecten noch de locatie zichtbaar voor de gebruikers. Het zou echter wel zichtbaar zijn voor de projectbeheerders.

  2. Gebouw - Een gebouw is een representatie van de fysieke structuur die gebouwd gaat worden. Er kunnen meerdere gebouwen op één perceel staan en elk gebouw heeft zijn eigen ruimtelijke structuur.

  3. Gebouwdelen - Een gebouw kan worden opgesplitst in afzonderlijke delen, die helpen bij het groeperen van de projectacties per deel.

  4. Verdiepingen - Verdiepingen definiëren de verdiepingen van de ruimtelijke structuur. Als ze eenmaal gedefinieerd zijn, kunnen ze in het hele project worden gebruikt met een gestandaardiseerde naamgeving.




Volgens deze structuur is de aanbevolen volgorde voor het opzetten van een projectlocatie:
  1. Locatie toevoegen > Perceel toevoegen > Gebouw toevoegen > Gebouwonderdelen toevoegen of Verdiepingen toevoegen

4.2 Project aanmaken
Zodra de ruimtelijke structuur is aangemaakt, worden projecten aangemaakt en gekoppeld aan de ruimtelijke structuur, zodat delen van de structuur worden beheerd door projecten. Meerdere projecten kunnen gekoppeld worden aan één ruimtelijke structuur. Hierdoor kunt u verschillende projecten creëren die zich afzonderlijk binnen dezelfde structuur afspelen. Een project kan van toepassing zijn op een of meer percelen, gebouwen of gebouwdelen. Om een nieuw project toe te voegen, navigeert u naar de gewenste locatie en selecteert u onder Projecten Project toevoegen (1). In het volgende venster voeg je de benodigde informatie toe aan het projectcreatieformulier.






Projecten worden toegevoegd op het tabblad Locatie, maar alle projecten hebben een overzicht op het tabblad Project.



4.3 Fasen aanmaken
Projecten worden onderverdeeld in fasen, die specifieke periodes of reeksen gebeurtenissen binnen een project aangeven. Wanneer een team is gekoppeld aan een of meer fasen en wanneer gebruikers worden toegevoegd aan een team, dan hebben zij alleen toegang tot de informatie van deze fase.
Zodra een project is aangemaakt, wordt het automatisch toegewezen aan Beginfase (een automatische fase aangemaakt door BIMcollab Twin). Om de fase te bewerken, klik je op de fasenaam.



Klik op de knop Bewerken (1) om de huidige fase te bewerken of op de knop Volgende fase toevoegen (2) om een nieuwe fase toe te voegen.




4.4 Teams maken
Teams zijn groepen gebruikers die zijn gekoppeld aan een of meer fasen. Als je een nieuw team toevoegt, selecteer je in het volgende venster in welke projectfasen dit team actief zal zijn. Door een team aan een projectfase te koppelen, krijgen teamleden direct toegang tot deze projectfase. In de interface van de projectomgeving kan een lid van een team alleen de projectfasen zien waaraan het team is gekoppeld. 




4.5 Gebruikers aan teams toevoegen en een gebruikersrol toewijzen
Om gebruikers aan een team toe te voegen, klik je op het team in de overzichtslijst en onder Teamleden kun je nieuwe teamleden toevoegen. Wanneer je een nieuwe gebruiker aan het team toevoegt, kun je hem ook een gebruikersrol toewijzen (die al is aangemaakt onder Rollen). Door gebruikers te groeperen in teams met toegang tot specifieke fasen en rollen toe te wijzen aan individuele gebruikers, bepaal je effectief hun toegang en rechten binnen het project.




5. Werkstromen

Met workflows kun je elk documentproces omzetten in een geautomatiseerde workflow. Gebruik gestandaardiseerde acties zoals controle, beoordeling, stempelen of meldingen en configureer hun volgorde, deadline en voorwaarden. De workflow wordt vervolgens geautomatiseerd om de voortgang te bewaken en taken te coördineren.
Via een workflow kun je een reeks acties ontwerpen die automatisch starten wanneer een nieuw document (dat voldoet aan de specifieke vereisten van de workflow set) wordt geüpload. Een reeks acties wordt in een vaste volgorde uitgevoerd naarmate het document wordt bijgewerkt. Lees meer over het toevoegen van workflows en mogelijke workflowstappen in dit artikel.






    • Related Articles

    • Beschikbare integraties voor BIMcollab Twin

      Het is mogelijk om je informatie die is opgeslagen op BIMcollab Twin naadloos te koppelen aan een aantal andere applicaties en platforms. Dankzij onze Open API kun je met veel van je favoriete apps werken binnen het gekoppelde ecosysteem van je ...

    • API BIMcollab Twin Quickstart

      Dit document is bedoeld als een snelstartgids van de BIMcollab Twin Public API. Gedetailleerde documentatie over onze API is beschikbaar op https://api.demo-bimlink.nl/swagger. Om toegang te krijgen tot onze API en de documentatie heb je een ...

    • Systeemvereisten BIMcollab Twin

      BIMcollab Twin De BIMcollab webapplicatie draait op elke moderne webbrowser die TLS 1.2 of een latere versie ondersteunt. Van de volgende clients is bekend dat ze TLS 1.2 niet kunnen gebruiken. Je kunt deze clients niet gebruiken voor toegang tot de ...

    • Workflows in BIMcollab Twin

      Workflows zijn ontworpen om de verschillende documentcoördinatieprocessen binnen een project te vertalen naar een automatische opeenvolging van taken. Ze kunnen worden toegevoegd op locatie-, project- of projectfaseniveau door de ruimtebeheerder, die ...

    • Power BI Connector BIMcollab Twin

      Met onze eigen Power BI connector zijn alle gegevens uit het gebouwdossier van BIMcollab Twin eenvoudig in te lezen in Power BI. Er is geen technische kennis nodig om Power BI en BIMcollab Twinmet elkaar te koppelen. Klanten van BIMcollab Twin kunnen ...