Workflows dans BIMcollab Twin
Les flux de travail sont conçus pour traduire les différents processus de coordination des documents au sein d'un projet en une séquence automatique de tâches. Ils peuvent être ajoutés au niveau du lieu, du projet ou de la phase du projet par l'administrateur de l'espace qui est également responsable de la définition des flux de travail eux-mêmes. Les flux de travail sont déclenchés dès qu'un membre de l'équipe télécharge un nouveau document répondant à certaines conditions prédéfinies.
Ajouter un flux de travail de document
En tant qu'administrateur, commencez par naviguer sur la page Paramètres de l'espace, puis sur le module Flux de travail. Ici, vous pouvez voir tous les flux de travail qui existent dans votre espace, y compris des informations telles que si un flux de travail est actif ou non (1), nom (2), ordre (3), description (4) ainsi que le niveau dans la structure spatiale d'un projet auquel il est rattaché (5).
Pour ajouter un nouveau flux de travail, procédez comme suit :
1. Cliquez sur le bouton "Ajouter" (6).
2. Tout d'abord, sélectionne le lieu, le projet ou la phase du projet auxquels le flux de travail doit être ajouté.
Cliquez sur "Enregistrer".
3. Sur la page suivante, saisissez les informations relatives au flux de travail, y compris les champs obligatoires "Nom" et "Ordre".
Le numéro d'ordre détermine le classement du flux de travail et le moment où il doit être déclenché par rapport aux autres, c'est pourquoi chaque flux de travail a besoin d'un numéro d'ordre unique. Par exemple, un flux de travail avec l'ordre 0 signifie que ce flux de travail sera exécuté en premier et que ce n'est qu'une fois qu'il sera terminé que les ordres suivants seront exécutés (1, puis 2, puis 3, etc...). 4. Saisissez ensuite les conditions que le document doit remplir pour déclencher le flux de travail en les sélectionnant dans les listes déroulantes. Pour chaque propriété, plusieurs valeurs peuvent être ajoutées.
La combinaison des propriétés suivantes peut être utilisée :
- Expression rationnelle pour le numéro de document - Il s'agit d'un numéro de document spécifique qui peut être composé d'une combinaison de chiffres, de lettres et de caractères spéciaux. En cas d'utilisation d'une convention de dénomination de document pour une phase de projet, l'expression rationnelle du numéro de document prendra en compte l'identifiant de champ libre à la fin du nom du document.
- Structure spatiale - Fait référence à l'emplacement, au bâtiment ou à l'étage auquel le document est lié.
- Discipline - La discipline à laquelle le document est associé est une métadonnée personnalisée définie par l'administrateur.
- Étiquettes - Toutes les étiquettes personnalisées qui ont été ajoutées aux informations du document et qui ont été créées par l'administrateur.
- Type de document - Indique le type de document spécifié lors du téléchargement d'un document. Il peut s'agir d'un document, d'une documentation, d'un dessin, d'une image ou d'un modèle.
- Auteur - Indique l'entreprise à laquelle appartient l'utilisateur et qui est responsable du téléchargement du document.
- Statut - Le statut pertinent que le document a été déterminé à avoir, qui est une métadonnée personnalisée configurée par l'administrateur.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".
Définir les étapes du flux de travail
Après avoir ajouté les informations initiales sur le flux de travail, nous pouvons définir les étapes du flux de travail. Lorsqu'un nouveau document est ajouté et qu'il remplit les conditions, le flux de travail est déclenché et il surveille alors automatiquement la progression et coordonne toutes les tâches.
Quatre actions standard sont possibles, à savoir un cycle d'audit, une tâche d'examen, un cachet et une notification. Pour ajouter une de ces étapes, cliquez sur le bouton "Ajouter une action" et sélectionnez-en une dans la liste déroulante.
Vous devez d'abord sélectionner une action, puis définir les déclencheurs qui suivent en sélectionnant le bouton "Ajouter un déclencheur".
Les détails de chaque type d'action vont maintenant être expliqués.
Cycle d'audit
Une ronde d'audit peut être utilisée dans un flux de travail pour recueillir les commentaires de plusieurs parties prenantes sur un document.
Si uncycle d'audit est déclenché, des tâches d'audit personnelles sont automatiquement créées pour chaque partie prenante et peuvent être réalisées en parallèle. L'étape suivante du flux de travail dépend de l'ajout éventuel de commentaires à la tâche par les utilisateurs responsables avant la date limite du cycle d'audit.
Un cycle d'audit possède les propriétés suivantes :
1. Description : description du cycle d'audit, à titre de référence uniquement.
2. Responsable : un ou plusieurs utilisateurs. Une tâche d'audit est créée par personne responsable. Les membres de l'équipe d'une même entreprise peuvent accomplir les tâches d'audit les uns des autres, mais il y a toujours un utilisateur de l'entreprise qui sera désigné comme responsable.
3. Durée : nombre de jours pendant lesquels la tâche d'audit est ouverte. L'échéance de cette tâche est déterminée par la durée.
Après la date limite, le résultat des tâches d'audit dans le cadre du cycle de contrôle est évalué et l'étape suivante du flux de travail est lancée. Un cycle d'audit a les résultats suivants qui peuvent être ajoutés :
- Commentaires : des commentaires ont été placés sur une ou plusieurs tâches d'audit dans le délai imparti.
- Pas de commentaires : aucun commentaire n'a été formulé sur les tâches d'audit. Les tâches qui n'ont pas été accomplies dans le délai imparti sont également considérées comme sans commentaire. Le cycle d'audit ne dépend donc pas de l'achèvement de toutes les tâches.
- Toujours exécuter :exécuter l'étape suivante du flux de travail, quel que soit le résultat.
Révision
Une révision peut être utilisée pour rejeter ou approuver un document dans le flux de travail sur la base des commentaires d'une partie prenante sur le document.
Si une action de révision est déclenchée dans un flux de travail, une tâche de révision unique est automatiquement créée et plusieurs personnes responsables peuvent être désignées, mais la tâche se termine dès que la première personne l'a terminée.
Une action de révision a les propriétés suivantes :
1. Description : description de la tâche d'examen, à titre de référence uniquement.
2. Responsables : les utilisateurs autorisés à effectuer l'examen. Plusieurs personnes peuvent être ajoutées en tant que responsables, mais la tâche sera clôturée par la personne qui la terminera en premier. Ainsi, une seule tâche d'examen est créée par examen.
3. Durée : le nombre de jours pendant lesquels l'examen est ouvert. Après la date limite, la tâche de révision devient urgente, mais le flux de travail ne se poursuit pas tant que la tâche n'est pas terminée.
Contrairement au cycle d'audit, une révision n'est pas évaluée tant que la tâche n'est pas achevée. La date limite est donnée à titre d'information uniquement. Un examen a deux résultats :
- Approuvé : l'examen a été positif et approuvé.
- Rejeté : l'évaluation est négative, une explication peut être ajoutée sous forme de texte ou d'annexe.
- Toujours exécuter :exécuter l'étape suivante du flux de travail, quel que soit le résultat.
Pour en savoir plus sur les tâches de révision et le module de réalisation, reportez-vous à l'article Réalisation.
Tampon
À la suite d'une tâche d'audit ou de révision, un cachet automatisé peut être apposé sur un document en fonction du résultat.
Dans les propriétés de cette action, il est possible de sélectionner l'un des timbres de document de l'espace.
Les tampons de documents peuvent être ajoutés par l'administrateur à partir de la page Paramètres du compte.
Notification
Une action de notification envoie une notification BIMcollab Twin aux destinataires sélectionnés.
Dans les propriétés de l'action de notification, les informations de notification peuvent contenir :
1. Objet : l'objet du message, ainsi que l'objet de l'e-mail envoyé.
2. Récepteurs : les utilisateurs qui reçoivent la notification.
3. Le message : une explication de texte.
Les notifications peuvent être programmées pour être envoyées à n'importe quel moment du flux de travail. Si vous êtes destinataire en tant qu'utilisateur, cette notification est envoyée par e-mail, mais elle sera également visible dans votre tableau de bord personnel au sein du module de communication.
Activation et désactivation des flux de travail
Tous les flux de travail peuvent être activés ou désactivés directement à partir de la page d'aperçu d'un flux de travail. Une fois activée, l'icône devient verte "
".
Si nécessaire, il est également possible de désactiver tous les flux de travail en même temps en cliquant sur le bouton "Désactiver tous les flux de travail" sur la page d'aperçu des flux de travail.
Flux de travail d'édition
Il est possible de modifier les détails d'un flux de travail à un stade ultérieur :
- Les informations peuvent être modifiées à tout moment, que le flux de travail soit actif ou non.
- Les conditions peuvent être modifiées à tout moment, que le flux de travail soit actif ou non.
- Les étapes ne peuvent être modifiées que si le flux de travail est désactivé.
Pour obtenir plus d'informations sur chacune des étapes du flux de travail, vous pouvez cliquer sur le nom pour développer ou réduire chaque action. Par exemple, vous pouvez voir qui est responsable d'une tâche ou qui sont les destinataires d'une notification, etc.
Comment les utilisateurs peuvent-ils visualiser les flux de travail
Les utilisateurs peuvent visualiser les flux de travail actifs dans leur projet de deux manières :
- Le module Documents où ils peuvent sélectionner un numéro de document, puis naviguer jusqu'à la page Flux de travail pour voir quels flux de travail ont été déclenchés. La page Événements permet également aux utilisateurs de visualiser toutes les actions précédentes effectuées sur un document à la suite de son passage dans un flux de travail.
- Le module Workflows (avec l'autorisation du rôle de l'utilisateur activée) qui montre tous les workflows actifs dans le projet.
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