Un flux de travail est déclenché lorsqu'un membre de l'équipe télécharge un nouveau document ou une nouvelle version qui répond aux critères prédéfinis ; il ne sera pas appliqué aux documents existants dans la phase.

Actions de flux de travail

1. Ronde d'audit - Cette fonction permet de créer un certain nombre de tâches d'audit différentes qui sont attribuées à plusieurs utilisateurs et pour lesquelles des commentaires doivent être formulés dans un certain délai. Le résultat du cycle d'audit (si des commentaires sont formulés ou non dans le délai imparti) détermine l'étape suivante du flux de travail. Ces tâches se trouvent dans le module " To do's".
   
   
2. Tâche de révision - Cette option permet de créer des tâches de révision pour les personnes responsables qui approuveront ou rejetteront un document. Le flux de travail ne se poursuivra que lorsque la première personne responsable de la réalisation d'une tâche d'examen l'aura fait. Ces tâches peuvent également être trouvées dans le module "To do's".
   
   
3. Tampon - À la suite d'une tâche d'audit ou de révision, un tampon automatisé peut être apposé sur un document en fonction du résultat. Voir Créer des timbres pour plus d'informations.
4. Notification - Des notifications peuvent être programmées pour être envoyées à n'importe quel moment du flux de travail. Si vous êtes le destinataire, cette notification est envoyée par e-mail, mais elle sera également visible dans votre tableau de bord personnel, dans le module "To do's".
   
   

Visualisation des flux de travail

1. Naviguez d'abord vers le projet ou la phase à laquelle un flux de travail a été ajouté.
2. Sélectionnez le module Paramètres dans la barre horizontale supérieure ou dans la barre latérale gauche.
   
   
3. Naviguer vers la page Workflows
   
4. Tous les flux de travail actifs dans la phase actuelle du projet sont affichés ici.
   

Les informations relatives au flux de travail comprennent son nom, son ordre, sa description ainsi que la phase à laquelle il est rattaché.

Un utilisateur doit disposer des autorisations nécessaires pour afficher lesparamètres et les flux de travail, sinon le module Paramètres ou la page Flux de travail ne seront pas visibles pour vous. Si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires, contactez votre administrateur d'espace.

En sélectionnant le nom d'un flux de travail, vous accédez à la page de présentation du flux de travail, expliquée plus loin dans cet article.

Module Documents

1. Naviguez d'abord vers le projet ou la phase à laquelle un flux de travail a été ajouté.
   
2. Sélectionnez le module Documents dans la barre horizontale supérieure ou dans la barre latérale gauche.
3. Sélectionnez le numéro du document qui vous intéresse
   
4. Naviguer vers l'onglet Workflows
   
   
5. Tout flux de travail actif dont le document fait partie est affiché ici.
   

1. Numéro de version du document qui a déclenché le flux de travail
   
2. Nom du flux de travail
   
3. Date de démarrage du flux de travail (basée sur la date à laquelle le document a été téléchargé pour la première fois et a déclenché le flux de travail)
   
4. Toutes les étapes du flux de travail actif liées au document
   
5. Nombre total d'étapes accomplies dans le flux de travail

Pour consulter l'historique complet de toutes les actions effectuées sur un document, vous pouvez également vous rendre sur la pageÉvénements du document. Il existe ici un journal des actions qui comprend toutes les actions précédentes effectuées sur un document à la suite de son passage dans un flux de travail, ainsi que toutes les actions supplémentaires effectuées en dehors du flux de travail.

Vue d'ensemble du flux de travail

Lorsque vous sélectionnez le nom d'un flux de travail dans le module Paramètres ou dans la page Détails du document, la page d'aperçu du flux de travail s'affiche, sous la forme d'un tableau ou d'un tableau de bord.

Il se compose de plusieurs colonnes différentes :

1. Liste des documents : Tous les documents qui répondent aux conditions du flux de travail sont répertoriés dans la partie gauche, avec leur description et leur numéro de version. 
   
2. Informations générales sur le flux de travail : Aperçu sommaire de l'ensemble du processus, y compris le moment où le flux de travail a commencé pour un document particulier ainsi que son état d'achèvement.
3. Étapes du flux de travail : Décomposition de chaque étape du flux de travail où chaque type est distingué par sa couleur et son icône :
   
   1. Les cycles d'audit sont de couleur jaune et comprennent des informations telles que la date de début, le statut et le résultat (commentaires). Les tâches d'audit individuelles des personnes responsables sont également affichées, y compris le statut de la tâche, la date d'achèvement et le résultat (commentaires).
      
      
   2. Les tâches de révision sont vertes et comprennent des informations telles que la date de début, le statut et la date d'achèvement de la révision.
      
      
   3. Les actions du cachet sont de couleur orange et indiquent la date à laquelle le cachet a été apposé sur un document.
      
      
   4. Les actions de notification sont en bleu et indiquent la date d'envoi de la notification.
      
      

Lecture de l'aperçu du flux de travail d'un document

Chaque document est affiché dans sa propre ligne et les informations relatives au flux de travail pour ce document particulier peuvent être lues horizontalement.

Une fois qu'un flux de travail a été déclenché, il est facile d'en suivre l'achèvement en fonction des informations de statut figurant dans la colonne générale du flux de travail :

Flux de travail général

1.  x/x étapes terminées : si un flux de travail n'est pas encore terminé pour un document, son statut sera ouvert et indiquera le nombre d'étapes terminées par rapport au nombre total.
   
2.  Terminé :le statut d'un document n'est complet que lorsque toutes les personnes responsables ont exécuté les tâches définies par le flux de travail.
   

Une fois qu'une étape a été lancée dans le flux de travail, il est également possible de suivre son statut, qui est basé sur les résultats de l'élément à faire correspondant :

Cycle d'audit

Action globale :

1.  Tâches en cours : toutes les personnes responsables n'ont pas encore terminé leurs tâches.
   
2.  Aucune tâche ouverte :toutes les personnes responsables ont achevé leurs tâches d'audit.
   

Tâche individuelle :

1. Ouvert : La personne responsable n'a pas encore terminé la tâche d'audit.
   
2. Audité : La personne responsable a accompli la tâche avec ou sans commentaires.
   
3. Urgent : La date limite pour le cycle d'audit est dépassée et la tâche n'a pas encore été accomplie.
   
4. Vérifié (trop tard) : La tâche a été achevée après la date limite du cycle d'audit.
   
5. Coché (en cas d'annulation) : La tâche a été achevée après l'annulation du cycle d'audit.
   
6. Non vérifié : Une nouvelle version du document a été téléchargée lorsque le statut de la tâche d'audit était "Urgent".
   
7. Annulé : Le cycle d'audit a été annulé ou une nouvelle version du document a été téléchargée lorsque le statut de la tâche d'audit était "Ouvert".
   

Tâche d'examen

1. Ouvert : Le responsable n'a pas encore terminé la tâche de révision.
   
2. Urgent : La date limite de réalisation de la tâche est dépassée et la tâche n'est toujours pas terminée.
3. Approuvé : La personne responsable a terminé la tâche en approuvant le document.
   
4. Rejeté : La personne responsable a terminé la tâche en rejetant le document.
   
5. Annulé : Une nouvelle version du document a été téléchargée avant l'achèvement de la tâche de révision.

Détails du flux de travail

 La page "détails" contient toutes les informations relatives au flux de travail, conformément à la manière dont l'administrateur l'a configuré. Il s'agit des pages suivantes :