Tâches d'audit

Les tâches d'audit sont créées à la suite d'une ronde d'audit programmée par les administrateurs dans le cadre d'unprocessus de flux de documents. Un tour d'audit dans BIMcollab Twin fait référence à un processus d'audit au cours duquel les documents sont vérifiés pour la qualité, la conformité et la coordination par plusieurs membres de l'équipe. Un cycle d'audit peut être utilisé dans un flux de travail comme un moyen de recueillir les commentaires de plusieurs parties prenantes sur un documentdans un délai déterminé.

Lorsqu'un cycle d'audit est déclenché, des tâches d'audit individuelles pour chaque partie prenante sont automatiquement créées, ce qui permet de les réaliser simultanément. Les tâches d'audit peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs et peuvent être traitées par l'utilisateur responsableou par un membre du projet de son entreprise, car elles leur seront également visibles. Par conséquent, la planification d'un cycle d'audit dans un flux de travail est particulièrement utile lorsqu'un document doit être examiné par plusieurs membres de l'équipe.  Chaque cycle d'auditse rapporte à une version spécifique du document et nécessite la définition d'une durée, qui spécifie le nombre de jours jusqu'à la fin du cycle d'audit.

Créer une tâche d'audit

Pour créer une tâche d'audit, l'administrateur de l'espace chargé de définir le flux de travail pour la coordination des documents doit d'abord ajouter un cycle d'audit. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Ajouter une action d'audit" dans les étapes du flux de travail. Les étapes détaillées de la création d'une ronde d'audit sont fournies dans cet article: Workflows dans BIMcollab Twin

Une fois les documents téléchargés qui déclenchent un cycle d'audit, des tâches d'audit personnelles sont automatiquement créées pour chaque partie prenante. En résumé, les tâches d'audit ne sont pas créées manuellement; elles sont générées automatiquement lorsqu'une ronde d'audit est déclenchée. 

Accès à vos tâches d'audit

Dans BIMcollab Twin, les tâches d'audit sont accessibles via:

1. Le tableau de bord où les utilisateurs peuvent visualiser et accéder aux tâches d'audit lorsqu'elles sont créées directement dans un projet. Toutes les tâches d'audit sont affichées en évidence, ce qui permet aux utilisateurs de naviguer facilement vers les tâches dont ils sont responsables.

1. Ouvert: toutes les tâches d'audit ouvertes et urgentes.

2. Urgent: toutes les tâches d'audit dont le délai est dépassé et qui n'ont pas encore été traitées.

3. Terminé: tâches d'audit terminées.

4. Responsable: tâches d'audit ouvertes ou urgentes dont vous êtes le principal responsable.

5. Propriétaire: tâches de vérification ouvertes ou urgentes sur les documents dont votre entreprise est l'auteur.

En cliquant sur l'un de ces statuts, la vue d'ensemble des tâches d'audit s'ouvre dans le module "A faire", avec les filtres correspondants.

2. Le module To-do's (1) où se trouvent les éléments de communication. Cliquez sur Tâche d'audit (2) pour obtenir une vue d'ensemble de toutes les tâches d'audit de votre projet.

3. Le module Documents (1) sous la section du menu où l'optionAudit round (2) peut être sélectionnée. Cliquez sur lecycle d'audit souhaité (3) pour accéder à sa page détaillée. Cette page fournit des détails sur le cycle d'audit, le document qui y est lié et une liste des tâches d'audit associées, qui varie en fonction du nombre d'utilisateurs auxquels la responsabilité a été attribuée.

 

Si la fonction Audit des tâches du module Tâches n'est pas visible, cela signifie que votre droit d'affichage des flux de travail est limité. Veuillez contacter votre administrateur de l'espace.

Propriétés de la tâche d'audit

Une tâche d'audit affiche les propriétés de la tâche d'audit elle-même et du document qui lui est associé. Ces propriétés fournissent en un coup d'œil des informations supplémentaires sur la tâche d'audit et le document. Cliquez sur le numéro de la tâche d'audit pour en voir les propriétés.

Tâche d'audit:

1. Numéro: chaque tâche d'audit se voit attribuer un numéro unique en fonction du lieu, du bâtiment et de la phase associés à la tâche.

2. Statut: le statut offre aux parties prenantes des informations claires sur l'état d'avancement de la tâche. Ce point sera développé dans la section suivante.

3. Description: la description du cycle d'audit qui déclenche la tâche d'audit est affichée ici.

4. Cycle d'audit: représenté par un numéro qui identifie de manière unique un cycle d'audit. En cliquant sur ce lien, les utilisateurs sont redirigés vers le cycle d'audit lié à la tâche.

5. Démarré: date de création de la tâche d'audit.

6. Date de fin: date marquant la fin de la durée du cycle d'audit, c'est-à-dire le nombre de jours pendant lesquels le cycle d'audit est ouvert.

7. Responsable: vous pouvez trouver les membres du projet responsables de la tâche, ainsi que leurs entreprises respectives.

8. Transférer: transférer la tâche d'audit à un autre utilisateur, qui deviendra responsable de cette tâche.

9. Terminé le: date et heure auxquelles la tâche d'audit a été traitée.

10. Complété par: le nom du membre du projet et de son entreprise qui a traité la tâche d'audit.

11. Commentaires: si des commentaires ont été ajoutés à la tâche d'audit, ils peuvent être téléchargés ici. Si aucun commentaire n'a été ajouté, la description "Aucun commentaire" s'affiche.

Document:

1. Numéro du document: un numéro ou un code unique pour le document. En cliquant sur le lien, les utilisateurs sont redirigés vers le document associé à la tâche.

2. Descriptions: une description du document.

3. Date du document: date d'émission de la première version du document.

4. Auteur: fait référence à la société de l'utilisateur responsable du téléchargement du document.

5. Numéro de version: texte ou numéro qui permet de suivre les différentes versions d'un document.

6. Description de la version: description de la version du document.

7. Date de la version: la date de la version actuelle.

Statut de la tâche d'audit

Lorsqu'une nouvelle tâche d'audit est ajoutée, son statut par défaut est Ouvert. En fonction de la durée définie dans le cycle d'audit et du traitement d'une tâche par l'utilisateur responsable, la tâche se voit attribuer l'un des statuts ci-dessous:

1. En cours: la tâche d'audit est ouverte et n'a pas encore été traitée.

2. Urgent: la durée de la tâche d'audit est dépassée. Bien que la tâche d'audit puisse encore être traitée, elle n'affectera pas le flux de travail si l'étape suivante a déjà été réalisée.

3. Audité: la tâche d'audit a été achevée, avec ou sans commentaires.

4. Annulée: une tâche d'audit peut être annulée si elle n'est plus nécessaire.  Par ailleurs, si une tâche d'audit est ouverte et que une nouvelle version du document est téléchargée, le flux de travail actif actuel et toutes les tâches associées à la version précédente sont annulés. L'option d'annulation d'une tâche d'audit n'est visible que par les administrateurs de l'Espace.

5. Vérifié (trop tard): la tâche d'audit a été traitée alors qu'elle était considérée comme urgente. Les commentaires peuvent toujours être consultés et téléchargés à partir de la vue d'ensemble des tâches d'audit.

6. Vérifié (en cas d'annulation): les tâches qui ont été annulées peuvent encore être traitées, mais comme la tâche d'audit est annulée, elle n'a pas d'effet sur les étapes restantes du flux de travail.

7. Non vérifié: si le statut d'une tâche d'audit est marqué comme "Urgent" et que la tâche est annulée ou qu'une nouvelle version du document est téléchargée, le statut de la tâche d'audit passe à "Non vérifié".

  

L'option d'annulation d'une tâche d'audit n'est visible que par les administrateurs de l'espace, car ils sont les seuls à disposer des autorisations nécessaires pour effectuer cette action.

Gestion des tâches d'audit

Une tâche d'audit ouverte peut être traitée en fournissant ou en ne fournissant pas de commentaires. L'utilisateur désigné comme responsable de la tâche d'audit et n'importe lequel de ses collègues de la même entreprise peuvent traiter une tâche d'audit en utilisant l'une des deux options:

1. Pas de commentaires

2. Avec commentaires

Dans l'aperçu des tâches d'audit (1), les utilisateurs responsables et les membres de leur entrepriseont accès au bouton "Je n'ai pas de commentaires" (2), qui permet de traiter immédiatement une tâche sans ajouter de commentaires. Lorsqu'un utilisateur a des commentaires, ceux-ci peuvent être ajoutés sur la page de détails d'une tâche d'audit, à laquelle on accède en cliquant sur lenuméro (3) de la tâche d'audit.

Dans la page de détails d'une tâche d'audit, les utilisateurs peuvent télécharger le document associé à cette tâche et y ajouter leurs commentaires.  En cliquant surle bouton "J'ai des commentaires" (1), l'utilisateur accède à une liste déroulante dans laquelle il peut choisir (2) et télécharger (3) le document contenant ses commentaires. En outre, le bouton "Je n'ai pas de commentaires" est également présent sur la même page. Si l'option "Je n'ai pas de commentaires" est sélectionnée, le statut du document est mis à jour et devient "Audité".

Une fois les commentaires téléchargés, ils peuvent être téléchargés par les membres du projet à l'aide du bouton "Télécharger les commentaires" figurant dans l'image ci-dessous.

Les membres du projet désignés comme responsables d'une tâche d'audit, ainsi que d'autres utilisateurs de la même entreprise, ont la possibilité de traiter les mêmes tâches.

Gestion de plusieurs tâches d'audit

Dans l'aperçu des tâches d'audit, vous pouvez également télécharger les documents à contrôler. Choisissez le filtre "Je suis responsable" (1) ou "Mon entreprise est responsable" pour filtrer les tâches pertinentes. Sélectionnez toutes les tâches d'audit (2) ou uniquement les tâches d'audit pertinentes, puis cliquez sur le bouton Télécharger (3). Un fichier .zip contenant tous les documents des tâches d'audit sélectionnées est téléchargé sur votre ordinateur.

Les documents téléchargés ont un nom de fichier spécial contenant un code unique, qui ne doit pas être modifié afin d'éviter des erreurs lors du rechargement. Ce code permet à BIMcollab Twin d'associer correctement le fichier aux tâches d'audit qui lui sont assignées.

Ouvrez le document et ajoutez les commentaires nécessaires. Ensuite, téléchargez les documents commentés en utilisant le bouton "Ajouter des documents audités" (4) sans changer le nom du fichier. Dans l'écran suivant, vous verrez une confirmation des tâches d'audit qui ont été menées à bien et de celles qui ne l'ont pas été. Les documents qui n'ont pas été téléchargés avec succès seront marqués d'un statut d'erreur, indiquant la raison de l'échec.

Pour les documents qui ne nécessitent pas de commentaires, les utilisateurs peuvent sélectionner les documents concernés et cliquer sur le bouton "Pas de commentaires", comme le montre l'image ci-dessous. Une fois cette action effectuée, le statut de la tâche d'audit devient "Audité".

Lors de l'ajout de documents audités, ceux-ci doivent être téléchargés directement sans passer par une liste de téléchargement.

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