1. Interface utilisateur de BIMcollab Twin

2. Configurer les champs obligatoires du compte

Pour chaque projet, il est important d'utiliser une structure de données claire et cohérente. Les administrateurs peuvent configurer des champs obligatoires sous Paramètres. Ces champs, prédéfinis par les administrateurs, seront alors automatiquement remplis lorsque les utilisateurs ajouteront des documents et des communications. Vous trouverez ci-dessous une liste de tous les champs qui peuvent être ajoutés et leur description. Chaque nouvelle valeur peut être ajoutée sous le champ requis, en cliquant sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit.

2.1 Disciplines

Toutes les entreprises peuvent être classées en fonction de leurs disciplines commerciales. Chaque entreprise appartient à une discipline, qui peut être définie par l'administrateur. Lors de l'ajout d'une nouvelle discipline, vous pouvez ajouter le nom de la discipline, le code (abréviation d'une discipline en 3 caractères) et une description claire.

2.2 Étiquettes

Les étiquettes peuvent être très utiles pour filtrer les documents. Elles peuvent être utilisées pour définir toute autre métrique nécessaire à votre projet. Tous les documents peuvent être étiquetés avec une ou plusieurs étiquettes.

2.3 Champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter des informations supplémentaires à votre projet, qui ne sont pas fournies dans d'autres champs.

2.4 Statuts

Lorsqu'un document est chargé, et tout au long du flux de travail, les documents reçoivent un statut. La progression des Workflows dans BIMcollab Twin dépend également du statut du document. Pour avoir des valeurs de statut standardisées, les administrateurs peuvent les ajouter à partir du menu Statut.

3. Inviter des utilisateurs

Vous avez démarré votre projet BIMcollab Twin et vous souhaitez maintenant inviter des personnes à collaborer. L'administrateur peut configurer la structure des utilisateurs du projet, y compris les sociétés, les utilisateurs, les équipes et les rôles à partir des fonctions décrites ci-dessous. Chaque nouvelle valeur peut être ajoutée dans le dossier requis, en cliquant sur le boutonAjouter dans le coin supérieur droit.

3.1 Créer des entreprises

Tous les utilisateurs font partie d'une entreprise. Créez donc d'abord des entreprises que vous pourrez ensuite connecter à des utilisateurs. Les sociétés sont enregistrées dans la base de données de BIMcollab Twin et peuvent être actives dans plusieurs espaces. Lors de l'ajout d'une entreprise, si l'entreprise est déjà connue de BIMcollab Twin, il suffit de saisir le nom statutaire ou le nom commercial, le reste des champs se remplit automatiquement.

3.2 Créer des utilisateurs

Les nouveaux utilisateurs ne peuvent être ajoutés que si leur entreprise a déjà été ajoutée à BIMcollab Twin. Chaque utilisateur dispose de son propre compte utilisateur avec un tableau de bord personnel où il peut définir ses paramètres personnels. Lesutilisateurs peuvent faire partie d'autres espaces de BIMcollab Twin. Ainsi, si un utilisateur existe déjà dans BIMcollab Twin, lors de la création de l'utilisateur, il suffit de remplir l'adresse e-mail, les autres données étant remplies automatiquement.

Au niveau de l'espace, les utilisateurs peuvent avoir l'un des deux rôles suivants :

1. Les utilisateurs ordinaires ne peuvent voir que les lieux, les projets et les phases de projet auxquels ils ont accès en fonction de leur rôle dans le projet. Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur, celui-ci est par défaut ajouté en tant qu'utilisateur ordinaire.
   
2. Les administrateurs d'espace ont accès à la page d'administration et à tous les sites. Pour faire d'un utilisateur un administrateur, cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de présentation, et dans la page de modification, sous Paramètres, modifiez le champ Administrateur d'espace sur "Oui".
   
   

3.3 Créer des rôles d'utilisateur

Les rôles permettent aux administrateurs de définir les autorisations et de déterminer les sections d'un projet auxquelles les utilisateurs assignés à ces rôles peuvent accéder. Les rôles sont attribués sur la base d'un projet. Si un utilisateur fait partie de plusieurs équipes, il peut avoir plusieurs rôles au sein d'un projet. Dans ce cas, les autorisations seront fusionnées et l'utilisateur aura les autorisations de tous les rôles dans toutes les équipes.

4. Configurer le projet

4.1 Créer un emplacement, des parcelles, un bâtiment et des étages

Dans l'onglet Emplacement, l'administrateur de l'espace peut définir la structure spatiale de l'espace. Dans BIMcollab Twin, vous pouvez lier les documents et les données à la structure spatiale du bâtiment. Cette structure spatiale évolue avec le développement du bâtiment, de sorte que chaque phase possède sa propre structure spatiale.

La structure spatiale actuelle se compose de 5 éléments :

1. Emplacements - Chaque espace peut contenir plusieurs emplacements, qui sont créés par l'administrateur de l'espace. L'emplacement est un regroupement d'un groupe contigu de parcelles et de bâtiments, et souvent, pour les grands sites, un seul emplacement peut contenir plusieurs parcelles, bâtiments et phases. C'est pourquoi, lors de la création de la structure spatiale, il est important d'avoir une idée claire de ce à quoi elle doit ressembler. Les lieux peuvent être regroupés dans des groupes de lieux, ce qui vous permet de filtrer facilement les lieux regroupés dans l'onglet Mon projet de la page Environnement du projet.
   
   
2. Parcelles - . Une parcelle est un terrain sur lequel un bâtiment est placé. Une parcelle peut contenir sa propre structure spatiale, des documents et des données. Dans une localisation, vous pouvez ajouter une ou plusieurs parcelles.
   
   
3. Bâtiment - Un bâtiment est une représentation de la structure physique à construire. Plusieurs bâtiments peuvent exister sur une parcelle, et chaque bâtiment possède sa propre structure spatiale.
   
   
4. Parties du bâtiment - Un bâtiment peut être divisé en parties distinctes, ce qui permet de regrouper les actions du projet par parties.
   
   
5. Étages - Les étages définissent les niveaux de la structure spatiale. Une fois définis, ils peuvent être utilisés dans l'ensemble du projet avec une dénomination normalisée.
   

En suivant cette structure, l'ordre recommandé pour la mise en place de l'emplacement du projet est le suivant :

1. Ajouter un lieu > Ajouter une parcelle > Ajouter un bâtiment > Ajouter des parties de bâtiment ou des étages
   

4.2 Créer un projet

Une fois la structure spatiale créée, les projets sont créés et liés à la structure spatiale, de sorte que les parties de la structure sont gérées par les projets. Plusieurs projets peuvent être liés à une même structure spatiale. Un projet peut s'appliquer à une ou plusieurs parcelles, bâtiments ou parties de bâtiment. Pour ajouter un nouveau projet, naviguez jusqu'à l'emplacement souhaité et, sous Projets, sélectionnez Ajouter un projet (1). Dans la fenêtre suivante, ajoutez les informations nécessaires au formulaire de création de projet.

Les projets sont ajoutés à partir de leur onglet Emplacement spécifique, mais tous les projets ont une vue d'ensemble dans l'onglet Projet.

4.3 Créer des phases

Les projets sont divisés en phases, qui correspondent à des périodes spécifiques ou à des séries d'événements au sein d'un projet. Lorsqu'une équipe est liée à une ou plusieurs phases et que des utilisateurs sont ajoutés à une équipe, ils n'ont accès qu'aux informations de cette phase.

Cliquez sur le bouton Modifier (1) pour modifier la phase actuelle, ou sur le bouton Ajouter la phase suivante (2) pour ajouter une nouvelle phase.

4.4 Créer des équipes

Les équipes représentent des groupes d'utilisateurs associés à une ou plusieurs phases. Lorsque vous ajoutez une nouvelle équipe, vous sélectionnez dans la fenêtre suivante les phases du projet dans lesquelles cette équipe sera active. Le fait de lier une équipe à une phase de projet donne aux membres de l'équipe un accès direct à cette phase de projet. Dans l'interface de l'environnement de projet, un membre d'une équipe ne peut voir que les phases de projet auxquelles l'équipe est liée.

4.5 Ajouter des utilisateurs à des équipes et leur attribuer un rôle d'utilisateur

Pour ajouter des utilisateurs à une équipe, cliquez sur l'équipe dans la liste d'aperçu et, sous Membres de l'équipe, vous pouvez Ajouter de nouveaux membres à l'équipe. Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur à l'équipe, vous pouvez également lui attribuer un rôle d'utilisateur (qui a déjà été créé sous Rôles). En regroupant les utilisateurs en équipes ayant accès à des phases spécifiques et en attribuant des rôles à des utilisateurs individuels, vous définissez efficacement leur accès et leurs autorisations au sein du projet.

5. Les flux de travail

Les flux de travail vous permettent de transformer n'importe quel processus documentaire en un flux de travail automatisé. Utilisez des actions standardisées telles que l'audit, la révision, l'estampillage ou les notifications, et configurez leur ordre, leur délai et leurs conditions. Le flux de travail est ensuite automatisé pour suivre la progression et coordonner les tâches.