Importer les utilisateurs dans BIMcollab Cloud à partir d'un fichier CSV
Lorsque vous travaillez sur des projets de taille importante, vous avez probablement un grand nombre d'utilisateurs à inviter dans votre espace cloud. Lorsque c'est le cas, vous pouvez utiliser la fonction "Importer des utilisateurs" pour ajouter plus facilement un grand nombre d'utilisateur dans votre espace cloud.
Cette importation ne peut être faite qu'à partir d'un fichier CSV, et vous devez préparer votre liste à l'aide d'un logiciel de tableur en suivant les étapes ci-dessous :
- Commencer par télécharger le fichier modèle "Modèle pour l'importation des utilisateurs" depuis l'article Projets et modèles d'exemples ;
- Ouvrir le fichier modèle dans votre logiciel de tableur préféré (tel que Microsoft Excel, Google Sheets, ou Numbers), et commencer à éditer votre liste des utilisateurs à importer;
- Lorsque vous saisissez vos données, vous devez prendre en compte des conditions suivantes :
- Chaque ligne doit représenter un seul utilisateur individuel
- Les noms des colonnes doivent rester dans le même ordre que le fichier modèle et ne doivent pas être alternés
- Les colonnes supplémentaires ne seront pas prises en compte (Si vous ajoutez des colonnes supplémentaires, elles seront tout simplement ignorées lors de l'import.)
- Toutes les cellules doivent être au format TEXTE
- Les noms des colonnes ne sont pas sensibles à la casse
- Une fois que la saisie des données est terminée, vous devez enregistrer le fichier au format CSV :
- Dans Numbers, aller à Fichier > Exporter vers > CSV
- Dans Microsoft Excel, aller à Fichier > Enregistrer sous > CSV (Lisez l'article plus détaillé sur le site de Microsoft)
- Dans Google Sheets, aller à Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules (.csv, feuille active)
- Après que votre liste est prête au format CSV, vous devez aller sur la page "Utilisateurs" dans votre espace administration, et cliquer sur Importer des utilisateurs > Parcourir > Importer
Pour que l'opération de l'import des utilisateurs soit une réussite, vous devez prendre aussi en considération les points suivants :
- D'abord, les utilisateurs dans votre liste CSV seront mis en correspondance aux utilisateurs existants dans BIMcollab par leur adresse courriel pour vérifier s'ils sont déjà connus dans votre espace cloud ;
- Lorsqu'une adresse email de votre liste n'est pas connu dans votre espace cloud, un nouvel utilisateur sera créé. Mais il aura le statut "inactif" et apparaît en gris dans la liste des utilisateurs existants. Il ne pourra se connecter à votre espace que lorsque l'administrateur le définit comme utilisateur "Actif" ;
- Si votre liste a été préparée dans Microsoft Excel, vous devez prendre le soins de vérifier si l'export au format CSV a été bien réalisé avec l'encodage UTF-8. Si ce n'est pas le cas, les caractères spéciaux (ou les caractères non latins) peuvent être perdus.
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