Pour en savoir plus sur la manière de télécharger des documents dans le module de documents, vous pouvez consulter cet article : Télécharger des documents

Créer un espace réservé

Ajouter manuellement un espace réservé

1. Dans le module Documents, cliquez sur le bouton "Ajouter à la phase de projet" dans le coin supérieur droit.
   
2. Sélectionnez le bouton "Placeholder". Il n'est pas nécessaire d'ajouter un fichier à ce stade.
   
   
   
3. Votre file d'attente personnelle sera alors mise à jour pour inclure le placeholder que vous venez de créer.
   Sélectionnez le(s) placeholder(s) auquel(s) vous souhaitez ajouter des informations, puis cliquez sur le bouton "Add information to uploaded files" (Ajouter des informations aux fichiers téléchargés).
   
   
   
4. Remplissez les métadonnées comme vous le feriez pour le téléchargement d'un document normal. Tous les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque "*".
   
   Vous pouvez également choisir d'ajouter une notification à envoyer à un membre de l'équipe.
   
   
   
5. Cliquez sur le bouton "Enregistrer" au bas de la page une fois que vous avez terminé.
   
6. Vous recevrez ensuite un récapitulatif de tous les espaces réservés créés. Cliquez sur "continuer" pour revenir à la page principale des documents.
   
   
   
7. L'espace réservé est ajouté avec une icône "" à côté du nom du document. Toute information concernant la date du document, la date de la version, le numéro de la version, la description de la version ou le statut restera vide jusqu'à ce qu'un document soit effectivement téléchargé.
   
   
   

Ajouter plusieurs espaces réservés à partir de la liste des téléchargements

Pour ajouter des espaces réservés sans ajouter les métadonnées de chaque fichier lors du téléchargement, vous pouvez utiliser une liste de téléchargement qui ajoutera en masse des espaces réservés sur la base des informations sur le document spécifiées dans le fichier Excel.

Pour créer une liste de téléchargement, vous devez d'abord télécharger le fichier modèle Excel disponible ici. Remplissez ensuite ce champ avec toutes les informations relatives aux documents que vous souhaitez créer. 

Pour en savoir plus sur l'utilisation du modèle Excel Liste de chargement, vous pouvez consulter cet article : Liste de chargement

Lors de la création de la liste de téléchargement, les champs de métadonnées relatifs à la dernière version doivent être laissés vides, car cette information ne peut être prédite à l'avance. Toutes les colonnes bleu clair de la liste Excel, y compris les champs Données du fichier, Date du document et tous les détails de la version doivent être laissés vides. Ils seront ajoutés lorsque les modèles réels seront téléchargés.

File d'attente personnelle
Vous pouvez à tout moment consulter vos documents en attente en sélectionnant le bouton "File d'attente personnelle" dans le module des documents. Cette section affichera tous les espaces réservés nécessitant des informations supplémentaires avant de pouvoir être téléchargés et ajoutés à la liste des documents.

Lorsque vous consultez votre file d'attente personnelle, vous pouvez supprimer les espaces réservés en les cochant et en sélectionnant le bouton .

Il est possible d'éditer en masse les espaces réservés en les sélectionnant plusieurs fois dans votre file d'attente personnelle, puis lorsque vous choisissez d'ajouter des informations aux fichiers téléchargés, les informations de chaque espace réservé peuvent être complétées sur la même page.

Il est possible d'ajouter des To do tels que des notes, des questions ou des tâches aux espaces réservés avant que toute version du document ne soit téléchargée.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des tâches pour communiquer sur vos documents, consultez cet article : Module de To do's

Télécharger un document dans un espace réservé

1. Cliquez sur le numéro du document dans lequel vous souhaitez télécharger un document.
   
2. Allez dans l'onglet versions (1 ) et cliquez sur le bouton "Ajouter une version" (2).
   
   
   
3. Le champ du numéro de document sera automatiquement rempli puisque vous l'avez déjà spécifié.
   Complétez les informations obligatoires marquées d'un astérisque "*" :
1. Télécharger le fichier (1)
   
2. Spécifier un numéro de version (2)
   
3. Ajouter la date de la version (3)
   
4. Spécifier un statut (4)
   
   
4. Une fois que toutes les informations requises sont complétées, cliquez sur le bouton "Upload" (5).
   
5. La page "documents créés" s'affiche et résume tous les documents qui ont été créés. Cela inclut leurs numéros de version et s'ils sont associés à des flux de travail.
   Cliquez sur "Continuer" pour revenir à la page des documents.
   
   
   
6. Une version du document a été ajoutée et l'espace réservé est désormais considéré comme un document normal dans votre liste de documents.
   
   

Ajouter plusieurs documents à des espaces réservés à partir de la liste de téléchargement

Si vous souhaitez télécharger des documents en masse à l'aide d'une liste de téléchargement, vous pouvez également l'utiliser pour ajouter des documents à plusieurs espaces réservés à la fois.

1. Tout d'abord, modifiez votre feuille de calcul Excel Liste de téléchargement et ajoutez les informations manquantes dans les cellules bleues :Nom du fichier, Date du document et Détails de la version.
   
   

Le nom du fichier doit correspondre exactement au nom du document et inclure l'extension du type de fichier (par exemple .pdf).

      2. Enregistrez le fichier Excel.

      3. Dans Twin, naviguez jusqu'à l'emplacement, le projet ou la phase où se trouvent vos espaces réservés et cliquez sur le bouton "Ajouter à".

      4. Glissez-déposez ou choisissez le(s) fichier(s) avec la liste de téléchargement à télécharger.

      5. Cliquez sur le bouton "Upload".

      6. Examiner les informations et les notifications éventuelles. Cliquez sur le bouton "Go to personal queue".

      7. Cochez les documents pour lesquels vous souhaitez ajouter des informations, puis cliquez sur le bouton "Ajouter des informations aux fichiers téléchargés".
      

      8. Confirmez lesmétadonnées supplémentaires ajoutées à la liste de téléchargement pour le nom du fichier, la date du document et les détails de la version. Tous les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque "*".

      9. Vous pouvez également choisir d'ajouter une notification à envoyer à un membre de l'équipe.

      

      10. Cliquez sur le bouton "Enregistrer" au bas de la page une fois que vous avez terminé.

      11. La page "documents créés" s'affiche et résume tous les documents qui ont été créés. Cela inclut leurs numéros de version (tels que spécifiés dans la liste de téléchargement) ainsi que le fait qu'ils soient associés à des flux de travail.
Cliquez sur "Continuer" pour revenir à la page des documents.

            

      12. Les espaces réservés sont désormais considérés comme des documents normaux dans votre liste de documents.