Créer des timbres

Créer des timbres

Dans BIMcollab Twin, les tampons peuvent être ajoutés aux documents PDF par le biais d'une étape planifiée dans un flux de travail où ils peuvent représenter diverses informations.
Il n'est possible d'ajouter des timbres qu'aux documents au format PDF. Si un autre type de document déclenche le flux de travail, l'action du tampon sera ignorée et l'étape suivante se poursuivra.
Si un PDF est composé de plusieurs pages, les cachets ne seront placés que sur la première page du document.

Utilisation des timbres

Dans le processus de construction, l'apposition d'un cachet sur les documents peut indiquer que les documents ont été examinés et approuvés/rejetés par les parties concernées. Dans l'exemple ci-dessous, le tampon d'approbation dans le flux de travail signifie que le document répond à toutes les exigences et qu'il est prêt à être utilisé dans le processus de construction.

Etape de tamponnage programmée par un flux de travail dans Twin :


Tampon appliqué automatiquement à un document :


Les timbres ont de multiples fonctions :
Indication du statut : Les cachets peuvent indiquer le statut du document, par exemple s'il est approuvé ou rejeté après qu'une tâche de révision a été effectuée par la personne responsable.
Vérification de la version : L'ajout d'un code QR permet de vérifier si le document est la dernière version de BIMcollab Twin.

Pour ces raisons, il existe un certain nombre d'options quant aux informations pouvant figurer sur un timbre :
  1. Texte libre
  2. Date d'approbation ou de rejet
  3. Nom de la personne qui a approuvé/rejeté le document
  4. Code QR

Création d'un timbre

Pour créer un nouveau timbre, cliquez d'abord sur l'icône de l'engrenage en haut à droite pour ouvrir la page de l'administrateur.
Seuls les administrateurs d'espace peuvent créer de nouveaux timbres et flux de travail. Consultez cet article pour en savoir plus sur les capacités d'administration de Twin: Get Started with BIMcollab Twin for Admins (en anglais)
  1. Cliquez sur la section "Tampons pour documents" dans le menu.

  2. Cliquez sur le bouton "Ajouter".
  3. Complétez les informations relatives à votre nouveau timbre. Au fur et à mesure de l'ajout d'informations, l'aperçu sera mis à jour. Les champs obligatoires sont marqués d'un "*".

    Information
    1. Nom : Identification du tampon qui le rend reconnaissable dans BIMcollab Twin. Ce champ ne sera pas utilisé dans le cachet.
    2. Résultat de l'audit : Permet de regrouper les cachets en fonction de leur statut, c'est-à-dire les cachets correspondant à des documents "rejetés" ou "approuvés". Lors de la création d'un flux de travail, cela permet de filtrer rapidement les tampons pertinents en fonction du résultat de l'action, ce qui évite d'attribuer le mauvais tampon d'état.
    3. Texte : Champ de texte libre qui sera affiché comme titre du timbre.
    4. Couleur : sélectionne une couleur pour l'ensemble du timbre.
    5. Avec la date et l'heure : Ajouter la date et l'heure actuelles à l'estampille (au moment où cette étape a été déclenchée dans le flux de travail).
    6. Nom de la personne à imprimer : ajoutez le nom de la personne qui a approuvé/rejeté le document.
En fonction de l'emplacement d'une action de tampon dans un flux de travail, le champ Nom de la personne à imprimer sera rempli avec le nom de la personne qui a effectué la dernière action :
  1. Si un cachet est apposé au début d'un flux de travail, la personne qui a téléchargé le document apparaîtra dans le champ "Approuvé par".
  2. Si un cachet est apposé après une action d'audit ou de révision, la personne qui a approuvé ou rejeté le document apparaîtra dans le champ "Approuvé par".
  3. Si un cachet est apposé après une notification qui fait suite à une action d'audit ou de révision, le nom de la personne qui a approuvé ou rejeté le document apparaît dans le champ "Approuvé par".
    Code QR
    1. Avec code QR : Déterminez si un code QR sera inclus dans le timbre.
    2. Taille fixe (Taille (mm)) : Si nécessaire, déterminez la taille du code QR. Le code QR est un carré et le nombre en mm indique la taille de chaque côté.
    Positionnement à la page
    1. Positionnement sur la page :choisissez l'une des quatre positions d'angle prédéfinies.
    2. Offset-X (mm) : déplacement dans la direction X par rapport à la position sélectionnée.
    3. Offset-Y (mm) : déplacement dans la direction Y par rapport à la position sélectionnée.
      4. Cliquez sur enregistrer une fois que vous avez terminé.

Une fois le cachet défini, vous pouvez le trouver sous "Cachets de documents". Cliquez sur le nom du timbre pour en ouvrir les détails.

Un test peut également être effectué à partir de la page des détails du cachet pour vérifier si le cachet est satisfaisant. Dans la liste des cachets, cliquez sur le cachet souhaité. Dans la page Détails du tampon, dans le menu du bas, choisissez d'abord un fichier PDF que vous souhaitez tester dans le champ "Choisir un fichier", puis cliquez sur le bouton Tester le tampon. Un PDF sera téléchargé avec le cachet apposé sur le document à l'endroit choisi.


Une fois qu'un timbre a été créé, il ne peut plus être supprimé ! Toutefois, il est possible d'en modifier le contenu.

Modifier un timbre

Les timbres peuvent être modifiés et ajustés à tout moment en cliquant sur le bouton "Modifier".
Cette modification ne sera répercutée que sur les nouvelles versions du document qui seront téléchargées par la suite et ne modifiera pas l'apparence du cachet sur les versions existantes.



Intégrer les timbres dans votre flux de travail

Les tampons peuvent être ajoutés à n'importe quel moment du flux de travail. Il est également possible d'apposer plus d'un cachet sur un document dans le cadre d'un même flux de travail.
Lorsque des cachets sont ajoutés après une tâche d'audit ou de révision, seuls certains cachets peuvent être disponibles après certains déclencheurs, selon qu'ils ont été regroupés ou non lors de la création du cachet à l'aide du champ Résultat de l'audit.


Pour ajouter un cachet après une tâche d'audit ou de révision, ajoutez au moins un déclencheur qui définit le résultat. Pour les cycles d'audit, il s'agira de "Commentaires" ou "Pas de commentaires", et pour les révisions, de "Approuvé" ou "Rejeté".
Voici un exemple d'utilisation d'un timbre pour illustrer le résultat d'un cycle d'audit :
  1. Après un déclencheur (Commentaires ou Pas de commentaires), sélectionnez le menu déroulant "Ajouter une action" et choisissez "Ajouter une action de timbre".

  2. Le panneau d'information qui s'affiche indique le flux de travail dans lequel le cachet est actif, ainsi que le type de déclencheur auquel il est associé en fonction du résultat du cycle d'audit.
    Sélectionnez le cachet que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. Seuls les cachets qui ont été regroupés dans le résultat d'audit pertinent (dans ce cas, Rejeté) pour le déclencheur seront affichés.

  3. Une fois que le flux de travail a été déclenché et que la date limite du cycle d'audit est passée, si la personne responsable a formulé des commentaires sur le document, le cachet "Pour examen" est automatiquement apposé.
Pour en savoir plus sur la façon de créer et d'ajouter des workflows à vos phases de projet en tant qu'administrateur, reportez-vous à cet article :Workflows dans BIMcollab Twin

Informations sur le code QR

Lorsqu'un timbre comporte un code QR, le fait de le scanner avec l'appareil photo de votre smartphone ou de votre tablette permet d'ouvrir un lien.
Un écran vert ou rouge apparaît alors sur la page web. Seul le code QR de la dernière version du numéro de document affichera un écran vert, toutes les versions antérieures afficheront un écran rouge. Il est ainsi facile de vérifier si la version du dessin que vous regardez est la plus récente.





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