Autorisations du rôle de l'utilisateur

Lorsqu'un utilisateur est ajouté à une équipe, un administrateur lui attribue un rôle d'utilisateur en fonction de ses responsabilités au sein de l'équipe. Comme les équipes sont ensuite affectées au niveau de la phase du projet, la visibilité des différents lieux, bâtiments et phases du projet sur la page Mes projets et Tableau de bord de chaque utilisateur peut varier considérablement, car les rôles des utilisateurs donnent aux administrateurs d'espace la possibilité de personnaliser l'accès au niveau individuel. 

Il existe deux types de rôles d'utilisateur dans un espace de travail jumelé BIMcollab, à savoir un rôle d'espace et un rôle d'équipe.

Le rôle de l'espace indique si un utilisateur est considéré comme un administrateur de l'espace. Cette option peut être activée dans la section "Paramètres" de la page "Détails personnels" pour chaque utilisateur.

Le rôle d'équipe fait référence aux autorisations dont dispose un utilisateur normal au sein d'une équipe, dont il est question dans cet article.

Ajouter un nouveau rôle d'utilisateur

Pour créer un nouveau rôle d'utilisateur, il faut d'abord se rendre dans le module Rôles d'utilisateur dans les paramètres de l'espace. Ici, une liste de tous les rôles d'utilisateur définis dans l'espace est disponible.

1. Cliquez sur le bouton "Ajouter"
   
   
   
2. Saisissez un nom obligatoire pour le rôle d'utilisateur et, éventuellement, une description.
   
   
   
3. Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Une fois qu'un nouveau rôle d'utilisateur a été créé, vous pouvez voir une vue d'ensemble des utilisateurs auxquels ce rôle a été attribué sur la page Information, y compris l'équipe concernée. Vous pouvez également modifier ou supprimer le rôle de l'utilisateur ici.

Modification des autorisations pour un rôle d'utilisateur

Chaque rôle d'utilisateur est assorti d'autorisations spécifiques qui permettent ou restreignent la possibilité de visualiser, d'ajouter, de modifier ou de supprimer divers aspects d'un projet. En outre, la capacité d'exécuter une série d'actions peut également être prédéterminée pour le rôle de l'utilisateur. 

Pour modifier ces autorisations, il faut d'abord se rendre dans le module Rôles des utilisateurs dans les paramètres de l'espace:

       1. Sélectionnez le rôle de l'utilisateur (1) pour lequel vous souhaitez modifier les autorisations.

            

       2. Sélectionnez la page "Permissions" (2) pour afficher les permissions dont dispose actuellement le rôle d'utilisateur.

            

            3. Cliquez sur le bouton "Modifier les autorisations" (3) pour les modifier.

            4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer" au bas de la page.

Pour chaque caractéristique, un certain nombre d'actions différentes peuvent être définies. Il s'agit notamment des éléments suivants:

1. Voir
   
2. Ajouter
   
3. Editer
   
4. Supprimer
   
5. Exécuter (terme général désignant diverses actions propres à certaines fonctionnalités)
   

Ces actions peuvent être définies selon les propriétés suivantes: toujours, jamais, par propriété ou mon entreprise.

L'autorisation par propriété permet de contrôler l'accès des utilisateurs à des documents spécifiques en fonction de leurs propriétés. À l'heure actuelle, seule la propriété du code du lot de travail est prise en charge.

Pour utiliser l'autorisation "par propriété", l'entreprise de l'utilisateur doit d'abord être affectée à un Work Package. Ce paquet de travail se verra alors attribuer un ou plusieurs codes de paquet de travail particuliers. Lorsqu'un nouveau document est téléchargé, il est possible de remplir le champ Code du lot de travail pour ce document, qui spécifie le lot de travail auquel il doit être ajouté. Par conséquent, si un document possède un code de lot de travaux associé à un lot de travaux auquel la société d'un utilisateur a été affectée, l'utilisateur sera en mesure d'effectuer l'action correspondant à cette autorisation.

L'autorisation "mon entreprise" permet à un utilisateur de n'avoir accès qu'aux documents dont son entreprise est l'auteur.

Permissions

La manière dont chaque autorisation affecte ce qu'un rôle d'utilisateur peut faire ou voir est expliquée ici:

Entreprise

Cette autorisation renvoie au module Entreprises qui comprend une liste de toutes les entreprises qui participent au projet ou à la phase de projet sélectionné(e). La capacité d'un utilisateur à visualiser le module Entreprises peut être contrôlée. Si cette possibilité est restreinte, l'ensemble du module ne sera pas visible ou sera grisé pour l'utilisateur s'il a plusieurs rôles d'utilisateur.

Document confidentiel

Si vous souhaitez que certains documents ou modèles ne soient visibles que par certains utilisateurs, ils peuvent également être ajoutés dans la catégorie Documents confidentiels du module Documents.

Par conséquent, les autorisations permettent de contrôler séparément la capacité d'un utilisateur à archiver, consulter, modifier, supprimer ou geler des documents confidentiels en plus des documents ordinaires. 

  

Lors de la sélection d'un document confidentiel, ces boutons seront ou ne seront pas visibles pour l'édition, le gel, l'archivage ou la suppression:

Si l'autorisation d'affichage est restreinte, l'ensemble de la page Documents confidentiels du module Documents ne sera pas du tout accessible à l'utilisateur. 

Document

Le module Documents est l'endroit où vous pouvez trouver tous les documents qui sont ajoutés à un projet. Les autorisations ici peuvent contrôler la capacité d'un utilisateur à archiver, visualiser, ajouter, modifier, supprimer ou geler des documents, ainsi que la capacité à modifier des liens.

   

Lors de la sélection d'un document, ces boutons seront ou ne seront pas visibles pour l'édition, le gel, l'archivage ou la suppression:

Si le droit d'affichage est restreint, l'ensemble du module des documents ne sera pas visible ou sera grisé pour l'utilisateur s'il a plusieurs rôles d'utilisateur.

La possibilité pour un utilisateur de rendre un document visible dans le WebViewer peut également être contrôlée ici. Si la possibilité de rendre un document visible dans le WebViewer est restreinte, la notification "Document IFC non partagé avec le WebViewer" ne sera pas visible sur la page d'aperçu du document d'un fichier modèle et l'utilisateur ne pourra pas sélectionner le bouton "partager".

C'est ici que se trouve l'autorisation d'approuver manuellement les documents. S'il n'est pas activé, le bouton d'approbation manuelle est grisé. Pour en savoir plus sur l'approbation des documents, cliquez ici.

Convention de dénomination des documents

Un administrateur d'espace peut déterminer si les conventions de nommage des documents doivent être utilisées lorsque quelqu'un télécharge un document dans un projet.

Par conséquent, certains rôles d'utilisateurs peuvent être autorisés à attacher une convention de dénomination de document à une phase de projet, ce qui se fait par l'intermédiaire du module de configuration.

Si cela n'est pas autorisé pour un rôle d'utilisateur, le bouton Modifier ne sera pas disponible pour ces utilisateurs.

Ensemble de documents

Lorsqu'il regroupe des documents dans un ensemble de documents, le chef de projet peut souhaiter que certaines personnes en soient responsables. Ainsi, les autorisations pour chaque rôle d'utilisateur peuvent être contrôlées, ce qui inclut la possibilité de visualiser, d'ajouter, de modifier ou de supprimer des ensembles de documents, ainsi que d'effectuer une modification en bloc sur ces derniers.

Lorsque vous êtes sur la page du jeu de documents, le bouton Ajouter sera ou ne sera pas visible:

Lors de la sélection d'un jeu de documents, ces boutons seront ou ne seront pas visibles pour la modification et la suppression:

Si l'autorisation Voir est restreinte, la page Jeux de documents du module Documents ne sera pas du tout accessible à l'utilisateur.

Le Modèle

Cette autorisation fait référence à l'onglet Modèle dans BIMcollab Twin, et la capacité d'un rôle d'utilisateur à visualiser et à télécharger un modèle dans le WebViewer, ainsi qu'à joindre des documents à des objets peut être contrôlée ici.

Si l'autorisation Voir est restreinte, l'utilisateur pourra toujours accéder à l'onglet Modèle mais recevra un message disant "Vous n'avez pas les droits nécessaires pour voir les modèles":

Si l'autorisation de téléchargement est restreinte, un utilisateur peut visualiser les modèles mais recevra la notification "Droits insuffisants pour télécharger les modèles" lorsqu'il survolera le bouton de téléchargement dans l'onglet de navigation:

Si l'autorisation de joindre des documents aux objets est restreinte, le bouton "Joindre des documents" ne sera pas disponible pour l'utilisateur dans le panneau des documents lorsqu'un élément est sélectionné dans la vue 3D.

Lorsque vous joignez un document, seuls les documents pour lesquels l'utilisateur dispose des droits nécessaires seront disponibles pour la sélection. Les autres autorisations qui affectent ce que l'on voit dans cette liste sont les suivantes:

1. La possibilité de consulter des documents
   
2. La possibilité de visualiser des documents confidentiels

De même, lorsque vous sélectionnez des objets avec des documents joints, seuls les documents qui relèvent de vos autorisations seront affichés.

Pour en savoir plus sur la manière de joindre des documents à des éléments de modèle, vous pouvez consulter cet article: Joindre des documents à des éléments de modèle 3D

Réalisation

Lors d'un workflow, certains documents peuvent nécessiter une approbation ou un rejet et apparaîtront donc dans différents chapitres du module de réalisation.

Étant donné que certains utilisateurs se verront confier des tâches d'évaluation tandis que d'autres attendront le résultat de cette évaluation, la capacité d'un utilisateur à consulter les documents approuvés, les documents à approuver ou les documents rejetés peut être contrôlée par le biais de permissions.

  

Si l'autorisation d'affichage de tous les chapitres est restreinte en même temps, l'ensemble du module de réalisation ne sera pas visible ou sera grisé pour l'utilisateur s'il a plusieurs rôles d'utilisateur, sinon seuls certains chapitres ne seront pas visibles dans le module en fonction de leurs autorisations.

Révision

Lorsque des documents nécessitent une révision, une tâche est assignée à un utilisateur particulier qui est responsable de la mise à jour et du téléchargement du nouveau document, tandis que l'expéditeur ou un autre membre de l'entreprise peut simplement être invité à vérifier et à résoudre le problème.

C'est pourquoi la possibilité d'ajouter des révisions à un document, de les visualiser ou de les modifier dans le chapitre Révisions du module Tâches à accomplir peut être contrôlée à l'aide de permissions.

1. Si l'autorisation d'ajouter est restreinte, le bouton Révisions lors de la sélection d'un document ne sera pas disponible pour l'utilisateur.
   

            

1. Si l'autorisation Voir est restreinte, le chapitre Révisions du module A faire ne sera pas disponible pour l'utilisateur.
   

            

1. Si l'autorisation de modifier est restreinte, le bouton Modifier n'est pas disponible lors de la sélection d'une révision.
   

         

Paramètres

Cette autorisation se réfère au module des paramètres, dans lequel certains rôles d'utilisateurs peuvent ajuster les détails de diverses fonctionnalités.

La possibilité d'afficher ou de modifier les paramètres peut être autorisée ou restreinte ici, mais si l'autorisation d'afficher est restreinte, le module entier ne sera pas visible ou sera grisé pour l'utilisateur s'il a plusieurs rôles d'utilisateur. 

Équipe

Cette autorisation fait référence au module Équipes, dans lequel les utilisateurs peuvent voir les équipes auxquelles ils ont été ajoutés, les phases auxquelles une équipe a été ajoutée, ainsi que les autres membres de l'équipe.

La possibilité de voir les équipes peut être autorisée ou restreinte, mais si l'autorisation de voir est restreinte, le module entier ne sera pas disponible ou sera grisé pour cet utilisateur s'il a plusieurs rôles d'utilisateur.

Utilisateur

Cette autorisation se réfère au module utilisateur dans lequel vous pouvez voir tous les autres utilisateurs qui ont accès au projet ou à la phase de projet sélectionné(e).

La possibilité de voir les utilisateurs peut être autorisée ou restreinte ici, mais si l'autorisation de voir est restreinte, le module entier ne sera pas disponible ou sera grisé pour cet utilisateur s'il a plusieurs rôles d'utilisateur.

Paquets de travail

La fonction Paquets de travail permet de regrouper des documents et d'exercer un contrôle supplémentaire sur la visibilité de ces documents, ainsi que sur la communication et les événements qui y sont liés. Ainsi, un chef de projet peut souhaiter contrôler quels rôles d'utilisateurs ont la possibilité de voir, d'ajouter ou de supprimer des lots de travaux à l'aide de permissions.  

Les actions suivantes sont attendues lorsque les permissions du paquet de travail sont définies sur les options suivantes:

1. Jamais: personne ne peut consulter, modifier, supprimer ou exécuter des lots de travaux.
2. Toujours: Tout le monde peut consulter, modifier, supprimer ou exécuter des lots de travaux.
3. Par entreprise: les lots de travaux ne sont visibles que par l'entreprise de l'utilisateur.
4. Par propriété: Si les autorisations sont définies par propriété, la visibilité d'un Work package dépend des paramètres de visibilité du Work package lui-même.
   

Si l'autorisation de visualisation est restreinte, le chapitre Work packages du module Documents ne sera pas du tout disponible pour l'utilisateur.

Code du lot de travail

Les documents sont ajoutés aux lots de travail en leur attribuant des codes de lots de travail, qui peuvent être créés dans le module Paramètres.

Il est possible d'autoriser ou de restreindre la capacité d'un rôle d'utilisateur à visualiser, ajouter, modifier ou supprimer des codes de package de travail.

Si l'autorisation de visualisation est restreinte, le chapitre Codes des paquets de travail du module Paramètres ne sera pas du tout disponible pour l'utilisateur.

Flux de travail

Seuls les administrateurs d'espace sont en mesure de créer des flux de travail pour les documents, mais la capacité de tout autre rôle d'utilisateur à les visualiser dans le module de flux de travail peut être contrôlée à l'aide de permissions.

Si l'autorisation d'affichage est restreinte, le module de workflow ne sera pas disponible ou sera grisé pour cet utilisateur s'il a plusieurs rôles d'utilisateur.

Le bouton "sélectionner tout" permet de faire basculer automatiquement toutes les autorisations pour cette fonctionnalité particulière entre "Toujours" et "Jamais".

Si, en tant qu'utilisateur, vous avez besoin de modifier vos autorisations, par exemple si un lieu ou un projet n'est pas visible, vous pouvez contacter l'administrateur de votre espace pour qu'il ajuste ces paramètres pour vous.

Utilisateurs ayant plusieurs rôles d'utilisateur

Les utilisateurs peuvent être affectés à plusieurs équipes, et les équipes peuvent être affectées à plusieurs phases du projet. Si les rôles d'utilisateur auxquels ils sont assignés ont des autorisations variables, cela peut affecter la façon dont les modules et les fonctionnalités apparaissent pour l'utilisateur dans un certain nombre de conditions différentes:

Exemple 1: Utilisateur ajouté à une équipe

Un utilisateur ne fait partie que de l'équipe A qui n'a été ajoutée qu'à une seule phase du projet.

En tant que consultant externe de l'équipe A, son rôle d'utilisateur lui permet uniquement de consulter les documents et le module de communication.

Cela signifie que tous les autres modules disponibles seront invisibles pour eux.

Exemple 2: L'utilisateur fait partie de différentes équipes pour différentes phases du projet

Un utilisateur fait partie de l'équipe A et de l'équipe B pour différentes phases du projet dans différents lieux et a des rôles d'utilisateur différents pour chaque équipe.

En tant que chef de projet de l'équipe A, il a accès à tous les modules. Dans l'équipe B, leur rôle de spectateur les limite à la communication et au modèle de documents.

S'ils naviguent vers une phase de projet où leurs droits sont plus restreints, les modules pour lesquels ils ont des droits dans l'autre rôle d'utilisateur seront grisés.

Exemple 3: L'utilisateur a plusieurs rôles au cours d'une même phase de projet

Un utilisateur fait partie de l'équipe A et de l'équipe B au cours de la même phase de projet, mais il a des rôles d'utilisateur différents pour chaque équipe.

En tant que chef de projet de l'équipe A, il peut effectuer n'importe quelle action. Dans l'équipe B, leur rôle de spectateur les limite à la consultation des documents et à aucune autre action.

Comme le rôle de chef de projet dans l'équipe A accorde plus de permissions, il supplante les restrictions de l'équipe B. Par conséquent, les permissions sont effectivement combinées, donnant à l'utilisateur les permissions plus larges associées au rôle de chef de projet.

Droits de modification des formats de fichiers pour le rôle de l'utilisateur

Chaque rôle d'utilisateur peut également être assorti d'autorisations prédéterminées qui autorisent ou restreignent leur capacité à télécharger certains formats de fichiers qui sont téléchargés dans les documents.

Cette fonction peut être contrôlée individuellement pour chaque type de fichier:

	- dng	- pln
	- docx	- rvt
	- dwg	- skp
	- ifc	- xlsx
	- ifczip	- fermeture éclair
	- pdf

Pour modifier ces autorisations, il faut d'abord se rendre dans le module Rôles des utilisateurs dans les paramètres de l'espace:

       1. Sélectionnez la page "Droits sur les formats de fichiers" (1).

       2. Vous pouvez voir ici quels formats de fichiers sont autorisés à être téléchargés. Pour les modifier, cliquez sur le bouton "Modifier les autorisations" (2).

      3. L'autorisation de téléchargement peut être modifiée entre "toujours" et "jamais".

      

      4. Cliquez sur enregistrer.

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