Workflows en BIMcollab Twin

Workflows en BIMcollab Twin

Los flujos de trabajo están diseñados para traducir los distintos procesos de coordinación de documentos de un proyecto en una secuencia automática de tareas. Pueden añadirse a nivel de ubicación, proyecto o fase de proyecto por el administrador del espacio, que también es responsable de definir los propios flujos de trabajo. Los flujos de trabajo se activan en el momento en que un miembro del equipo carga un documento nuevo que cumple unas condiciones predefinidas.

Añadir un flujo de trabajo de documentos

Como administrador, comience por navegar a la página de Configuración del Espacio y luego al módulo de Flujos de Trabajo. Aquí puede ver todos los flujos de trabajo que existen en su espacio, incluida información como si un flujo de trabajo está activo o no (1), nombre (2), orden (3), descripción (4), así como a qué nivel dentro de la estructura espacial de un proyecto está vinculado (5).


      
Para añadir un nuevo flujo de trabajo, siga estos pasos:

      1. Pulse el botón "Añadir" (6).

      2. En primer lugar, seleccione la ubicación, el proyecto o la fase del proyecto a la que desea añadir el flujo de trabajo.
             
                  Haga clic en "Guardar".

      3. En la página siguiente, introduzca la información del flujo de trabajo, incluidos los campos obligatorios "Nombre" y "Pedido".
            
El número de orden determina la clasificación del flujo de trabajo y cuándo debe activarse en comparación con otros, por lo que cada flujo de trabajo necesita un número de orden único. Por ejemplo, un flujo de trabajo con la orden 0 significa que este flujo de trabajo se producirá en primer lugar, y sólo una vez que se haya completado se producirán las órdenes posteriores (1, luego 2, luego 3, etc...).

      4. A continuación, introduzca las condiciones que debe cumplir el documento para activar el flujo de trabajo seleccionándolas en las listas desplegables. Para cada propiedad, se pueden añadir varios valores.
            
            Se puede utilizar la combinación de las siguientes propiedades:
  1. Número de documento regex - Se refiere a un número de documento específico que puede consistir en una combinación de números, letras y caracteres especiales. Si se utiliza una convención de nomenclatura de documentos para una fase del proyecto, la expresión regular del número de documento buscará el identificador de campo libre al final del nombre del documento.
  2. Estructura espacial - Se refiere a la Ubicación, Edificio o Piso al que se ha vinculado el documento.
  3. Disciplina - La disciplina pertinente a la que está asociado el documento, que son metadatos personalizados configurados por el administrador.
  4. Etiquetas - Cualquier etiqueta personalizada que se haya añadido a la información del documento y que haya sido creada por el administrador.
  5. Tipo de documento - Se refiere al tipo de documento que se especificó al cargar un documento, puede ser Documento, Documentación, Dibujo, Imagen o Modelo.
  6. Autor - Se refiere a la empresa a la que pertenece el usuario responsable de subir el documento.
  7. Estado - El estado relevante que se determinó que tenía el documento, que son metadatos personalizados configurados por el administrador.
       Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar".

Definir los pasos del flujo de trabajo

Después de añadir la información inicial del flujo de trabajo, podemos configurar los pasos del flujo de trabajo. Cuando se añade un nuevo documento que cumple las condiciones, el flujo de trabajo se activa y, a continuación, supervisa automáticamente el progreso y coordina todas las tareas.



Hay cuatro acciones estándar que pueden producirse, incluyendo unaRonda de Auditoría, unaTarea de Revisión, unSello y unaNotificación. Para añadir uno de estos pasos, haga clic en el botón "Añadir acción" y seleccione uno de la lista desplegable.
Primero debe seleccionar una acción y, a continuación, definir los desencadenantes que le siguen seleccionando el botón "Añadir desencadenante".
                
A continuación se explicarán los detalles de cada tipo de acción.

Ronda de auditoría 

Una ronda de auditoría puede utilizarse en un flujo de trabajo como forma de recopilar la opinión de varias partes interesadas sobre un documento. 
Si se activa ronda de auditorías, se crearán automáticamente tareas de auditoría personales para cada parte interesada, que podrán completarse en paralelo. El siguiente paso en el flujo de trabajo depende de si los usuarios responsables añaden algún comentario a la tarea antes de la fecha límite de la ronda de auditoría.

  

Una ronda de auditoría tiene las siguientes propiedades:

1. Descripción: Descripción de la ronda de auditoría, sólo como referencia.
2. Responsable: uno o varios usuarios. Se crea una tarea de auditoría por persona responsable. Los miembros del equipo de la misma empresa pueden completar las tareas de auditoría de los demás, pero siempre hay un usuario de la empresa cuyo nombre se asignará como responsable.
3. Duración: número de días que la tarea de auditoría está abierta. El plazo de esta tarea viene determinado por la duración.

Una vez transcurrido el plazo, se evalúa el resultado de las tareas de auditoría dentro de la ronda de control y se inicia el siguiente paso del flujo de trabajo. Una ronda de auditoría tiene los siguientes resultados que pueden añadirse :
  1. Observaciones: se han formulado observaciones sobre una o varias tareas de auditoría dentro del plazo.
  2. Sin comentarios: no se han formulado comentarios sobre ninguna de las tareas de auditoría. Las tareas no completadas dentro del plazo también cuentan como sin comentarios. Así, la ronda de auditoría no depende de que se completen todas las tareas.
  3. Ejecutar siempre:ejecuta el siguiente paso del flujo de trabajo sin importar el resultado.

Consulte

Una Revisión puede utilizarse para rechazar o aprobar un documento dentro del flujo de trabajo basándose en la opinión de una parte interesada sobre el documento.
Si se activa una acción de revisión en un flujo de trabajo, se creará automáticamente una única tarea de revisión a la que se pueden asignar varios responsables, pero la tarea finaliza en cuanto la completa la primera persona.

   

Una acción de revisión tiene las siguientes propiedades:

1. Descripción: descripción de la tarea de revisión, sólo como referencia.
2. Responsable: los usuarios autorizados a realizar la revisión. Se pueden añadir varias personas como responsables, pero quien lo haga primero cerrará la tarea. Así, sólo se crea una tarea de revisión por revisión.
3. Duración: número de días que está abierta la revisión. Una vez transcurrido el plazo, la tarea de revisión pasa a ser urgente, pero el flujo de trabajo no continúa hasta que se completa la tarea.

A diferencia de la ronda de auditoría, una revisión no se evalúa hasta que la tarea se ha completado. El plazo es meramente informativo. Una revisión tiene dos resultados:
  1. Aprobado: la revisión fue positiva y aprobada.
  2. Rechazada: la revisión ha sido negativa, se puede añadir una explicación en forma de texto o de apéndice.
  3. Ejecutar siempre:ejecuta el siguiente paso del flujo de trabajo sin importar el resultado.
Para obtener más información sobre las tareas de revisión y el módulo de realización, consulte el artículo Realización.

Sello

Como resultado de una tarea de auditoría o revisión, se puede colocar un sello automático en un documento en función del resultado.

    

En las propiedades de esta acción, se puede seleccionar uno de los sellos de documento del espacio.
Los sellos de documentos pueden ser añadidos por el administrador desde la página Configuración de la cuenta.

Notificación

Una acción de notificación envía una notificación de BIMcollab Twin a los destinatarios seleccionados.



En las propiedades de la acción de notificación, la información de notificación puede contener:

1. Asunto: el asunto del mensaje, también el asunto del correo electrónico enviado.
2. Receptores: los usuarios que reciben la notificación.
3. Mensaje: una explicación textual.

Las notificaciones pueden programarse para que se envíen en cualquier punto del flujo de trabajo. Si usted como usuario es un destinatario, esta notificación se envía por correo electrónico, pero también será visible en su panel personal dentro del módulo de comunicación.

Activación y desactivación de flujos de trabajo

Todos los flujos de trabajo pueden activarse o desactivarse directamente desde la página de resumen de un flujo de trabajo. Una vez activado, el icono se volverá verde "".


Si es necesario, también es posible desactivar todos los flujos de trabajo al mismo tiempo haciendo clic en el botón "Desactivar todos los flujos de trabajo" de la página de resumen de flujos de trabajo.



Edición de flujos de trabajo

Es posible editar los detalles de un flujo de trabajo en una fase posterior:
  1. La información puede editarse en cualquier momento, independientemente de si el flujo de trabajo está activo o no.
  2. Las condiciones pueden editarse en cualquier momento, independientemente de si el flujo de trabajo está activo o no.
  3. Los pasos sólo pueden editarse si el flujo de trabajo está desactivado.


Para ver más información sobre cada uno de los pasos del flujo de trabajo, puede hacer clic en el nombre para expandir o contraer cada acción. Por ejemplo, puede ver quién es el responsable de una tarea o quiénes son los destinatarios de una notificación, etc.


Cómo pueden ver los usuarios los flujos de trabajo

Los usuarios pueden ver los flujos de trabajo activos en su proyecto de dos maneras:
  1. El módulo Documentos, donde pueden seleccionar un número de documento y, a continuación, navegar hasta la página Flujos de trabajo para ver qué flujos de trabajo ha activado. La página Eventos también permite a los usuarios ver todas las acciones previas que se han producido en un documento como resultado de pasar por un flujo de trabajo.
  2. El módulo de flujos de trabajo (con el permiso de rol de usuario activado) que muestra todos los flujos de trabajo activos en el proyecto.
            


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