Por favor, ten en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
Los workflows están diseñados para traducir los diversos procesos de coordinación de documentos dentro de un proyecto en una secuencia automática de tareas. Pueden añadirse a nivel de ubicación, proyecto o fase del proyecto por el administrador del espacio, quien también es responsable de definir los workflows en sí.
❗ Advertencia: Los workflows se activan solo al usar la carga avanzada de documentos, y no en la configuración de carga predeterminada.
⚠️ Atención: Los workflows se activan para comenzar en el momento en que un miembro del equipo sube un nuevo documento que cumple con condiciones predefinidas particulares.
Añadir un Workflow de Documentos
Como administrador, comienza navegando a la página de Configuración del Espacio y luego al módulo de Workflows. Aquí, puedes ver todos los workflows que existen en tu espacio, incluyendo información como si un workflow está activo o no (1), nombre (2), orden (3), descripción (4) así como a qué nivel dentro de la estructura espacial de un proyecto está adjunto (5).
Para añadir un nuevo workflow, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el botón "Añadir" (6).
2. Primero selecciona la ubicación, proyecto o fase del proyecto relevante para añadir el workflow.
Haz clic en "Guardar".
3. En la siguiente página, ingresa la información del workflow incluyendo los campos requeridos "Nombre" y "Orden".
📝 Nota: El número de orden determina la clasificación del workflow y cuándo debe activarse en comparación con otros, por lo tanto, cada workflow necesita un número de orden único. Por ejemplo, un workflow con orden 0 significa que este workflow ocurrirá primero, y solo una vez que esté completo ocurrirán los órdenes subsiguientes (1, luego 2, luego 3, etc.).
4. Luego ingresa las condiciones que el documento necesita cumplir para activar el workflow seleccionando de las listas desplegables. Para cada propiedad, se pueden añadir múltiples valores.
Se puede usar la combinación de las siguientes propiedades:
Expresión regular del nombre del documento - Esto se refiere a un nombre de documento específico que puede consistir en una combinación de números, letras y caracteres especiales. Si se utiliza una convención de nomenclatura de documentos para una fase del proyecto, la expresión regular del nombre del documento observará el identificador de campo libre al final del nombre del documento.
Estructura espacial - Se refiere a la Ubicación, Edificio o Nivel al que se ha vinculado el documento.
Disciplina - La disciplina relevante con la que se asocia el documento, que es un metadato personalizado configurado por el administrador.
Etiquetas - Cualquier etiqueta personalizada que se haya añadido a la información del documento y que son creadas por el administrador.
Tipo de documento - Se refiere a qué tipo de documento se especificó al subir un documento, esto podría ser Documento, Documentación, Dibujo, Imagen o Modelo.
Autor - Se refiere a la empresa a la que pertenece el usuario que fue responsable de subir el documento.
Estado - El estado relevante que se determinó que tiene el documento, que es un metadato personalizado configurado por el administrador.
Cuando esté acabado, haz clic en "Guardar".
Definir los Pasos del Workflow
Después de añadir la información inicial del workflow, a continuación podemos configurar los pasos del workflow. Cuando se añade un nuevo documento que cumple con las condiciones, el workflow se activa y luego monitorea automáticamente el progreso y coordina todas las tareas.
Hay cuatro acciones estándar que pueden ocurrir, incluyendo una Ronda de Auditoría, una Tarea de Revisión, un Sello y una Notificación. Para añadir uno de estos pasos, haz clic en el botón "Añadir Acción" y luego selecciona uno de la lista desplegable.
Primero necesitas seleccionar una acción, y luego definir los disparadores que siguen seleccionando el botón "Añadir disparador".
Aquí están los detalles de cada tipo de acción.
Ronda de Auditoría
Una ronda de auditoría se puede usar en un workflow como una forma de recoger la retroalimentación de múltiples partes interesadas sobre un documento.
Si se activa una ronda de auditoría, se crearán automáticamente tareas de auditoría personales para cada parte interesada, que se pueden completar en paralelo. El siguiente paso en el workflow depende de si los usuarios responsables añaden comentarios a la tarea antes del vencimiento de la ronda de auditoría.
Una ronda de auditoría tiene las siguientes propiedades:
1. Descripción: descripción de la ronda de auditoría, solo para referencia.
2. Responsable: se pueden añadir uno o más usuarios como responsables y se crea una tarea de auditoría por cada persona responsable. Los miembros del equipo de la misma empresa pueden completar las tareas de auditoría de los demás, pero la persona a la que originalmente se le asignó la tarea de auditoría siempre aparecerá como la persona responsable.
3. Duración: número de días que la tarea de auditoría está abierta. El vencimiento de esta tarea está determinado por la duración.
📝 Nota: La persona responsable asignada automáticamente por el workflow, se puede cambiar más adelante desde la página de detalles de la tarea de auditoría creada.
Después del vencimiento, el resultado de las tareas de auditoría dentro de la ronda de control se evalúa y se inicia el siguiente paso en el workflow. Una ronda de auditoría tiene los siguientes resultados que se pueden añadir:
Comentarios: se han colocado comentarios en una o más tareas de auditoría dentro del vencimiento.
Sin comentarios: no se han colocado comentarios en ninguna de las tareas de auditoría. Las tareas no completadas dentro del vencimiento también cuentan como sin comentario. Por lo tanto, la ronda de auditoría no depende de que todas las tareas se completen.
Ejecutar siempre: ejecutar el siguiente paso del workflow sin importar el resultado.
Revisión
Una Revisión se puede usar para rechazar o aprobar un documento dentro del workflow basado en la retroalimentación de un solo interesado sobre el documento.
Si se activa una acción de revisión en un workflow, se creará automáticamente una única tarea de revisión donde se pueden asignar múltiples personas responsables, pero la tarea termina tan pronto como la primera persona la complete.
Una acción de revisión tiene las siguientes propiedades:
1. Descripción: descripción de la tarea de revisión, solo para referencia.
2. Responsable: los usuarios autorizados para llevar a cabo la revisión. Se pueden añadir varias personas como responsables, pero quien complete esto primero cerrará la tarea. Por lo tanto, solo se crea una tarea de revisión por revisión.
3. Duración: el número de días que la revisión está abierta. Después del vencimiento, la tarea de revisión se vuelve urgente, pero el workflow no continúa hasta que la tarea se complete.
4. Para Publicar marca de verificación: Si esto está seleccionado, una vez que la tarea de revisión sea aprobada, los documentos asociados aparecerán en la carpeta Publicados.
📝 Nota: La persona responsable asignada automáticamente por el workflow, se puede cambiar más adelante desde la página de detalles de la tarea de revisión creada.
A diferencia de la ronda de auditoría, una revisión no se evalúa hasta que la tarea se complete. El vencimiento es solo para fines informativos. Una revisión tiene dos resultados:
Aprobado: la revisión fue positiva y aprobada.
Rechazado: la revisión fue negativa, se puede añadir una explicación en forma de texto o un anexo.
Ejecutar siempre: ejecutar el siguiente paso del workflow sin importar el resultado.
📝 Nota: Para saber más sobre los estados de aprobación de documentos y workflows, por favor consulta este artículo.
Sello
Como resultado de una tarea de Auditoría o Revisión, se puede colocar un sello automatizado en un documento basado en el resultado.
En las propiedades de esta acción, se puede seleccionar uno de los sellos de documento del espacio.
📝 Nota: Los sellos de documento pueden ser añadidos por el administrador desde la página del portal de administración. Lee más sobre cómo crear sellos aquí: Crear sellos
Notificación
Una acción de notificación envía una notificación a los destinatarios seleccionados.
En las propiedades de la acción de notificación, la información de la notificación puede contener:
1. Asunto: el asunto del mensaje, también el asunto del correo electrónico enviado.
2. Receptores: los usuarios que reciben la notificación.
3. Mensaje: una explicación en texto.
📝 Nota: Las notificaciones pueden programarse para ser enviadas en cualquier momento del workflow. Si tú, como usuario, eres un destinatario, esta notificación se envía por correo electrónico pero también será visible en tu panel de datos personal dentro del módulo de Tareas pendientes.
Activar y Desactivar Workflows
Todos los workflows pueden ser activados o desactivados directamente desde la página de vista general de un workflow. Una vez activado, el interruptor se volverá verde.
Si es necesario, también es posible desactivar todos los workflows al mismo tiempo haciendo clic en el botón "Desactivar todos los workflows" en la página de vista general de workflows.
Editando Workflows
Es posible editar los detalles de un workflow en una etapa posterior. Sin embargo, la Ubicación, el Proyecto y la Fase del Proyecto con los que está asociado el workflow no pueden ser cambiados.
Dependiendo de si un workflow está activo o no, se puede editar lo siguiente:
Información puede ser editada en cualquier momento, independientemente de si el workflow está activo o no.
Condiciones pueden ser editadas en cualquier momento, independientemente de si el workflow está activo o no.
Pasos solo pueden ser editados si el workflow está desactivado.
📝 Nota: Para ver más información sobre cada uno de los pasos del workflow, puedes hacer clic en el nombre para expandir o colapsar cada acción. Por ejemplo, puedes ver quién es responsable de una tarea o quiénes son los destinatarios de una notificación, etc.
💡 Consejo: Para más información sobre cómo los usuarios regulares pueden ver los detalles de los workflows que se crean para un proyecto, así como sus documentos asociados, consulta este artículo: Ver workflows activos como usuario.