Workflows en BIMcollab Twin

Los workflows están diseñados para traducir los diversos procesos de coordinación de documentos dentro de un proyecto en una secuencia automática de tareas. Pueden ser agregados en cualquier ubicación, a nivel de proyecto o fase de proyecto por el administrador del espacio, quien también es responsable de definir los workflows mismos. 

Los workflows se activan para comenzar en el momento en que un miembro del equipo sube un nuevo documento que cumple con ciertas condiciones predefinidas.

Añadir un Workflows de Documento

Como administrador, comience navegando a la página de Configuración del Espacio y luego al módulo de workflows. Aquí, puede ver todos los workflows que existen en su espacio, incluyendo información como si un workflow está activo o no (1), nombre (2), orden (3), descripción (4) así como a qué nivel dentro de la estructura espacial de un proyecto está vinculado (5).

      

Para agregar un nuevo workflows, siga estos pasos:

      1. Haga clic en el botón "Agregar" (6).

      2. Primero Seleccione la ubicación, el proyecto o la fase del proyecto relevante para agregar el flujo de trabajo.

             

                  Haga clic en "Guardar".

      3. En la siguiente página, ingrese la información de workflows, incluyendo los campos obligatorios "Nombre" y "Orden".

            

El número de orden determina la clasificación del workflows y cuándo debe activarse en comparación con otros, por lo tanto, cada workflows necesita un número de orden único. Por ejemplo, un workflows con orden 0 significa que este workflows ocurrirá primero, y solo una vez que se complete, ocurrirán los pedidos subsiguientes (1, luego 2, luego 3, etc...).

      4. Luego, ingrese las condiciones que el documento requiere para pasar con el fin de activar los workflows seleccionando de los listados desplegables. Para cada propiedad, se pueden agregar múltiples valores.

            

            Se puede utilizar la combinación de las siguientes propiedades:

1. Número de documento regex - Esto se refiere a un número de documento específico que puede consistir en una combinación de números, letras y caracteres especiales. Si se utiliza una convención de nombres de documentos para una fase de proyecto, la expresión regular del número de documento examinará el identificador de campo libre al final del nombre del documento.
2. Estructura espacial - Se refiere a la Ubicación, Edificio, o Nivel al que se ha vinculado el documento.
3. Disciplina - La disciplina relevante con la que está asociada el documento, que es metadatos personalizados que son configurados por el administrador.
   
4. Etiquetas - Cualquier etiqueta personalizada que se haya añadido a la información del documento, creadas por el administrador.
   
5. Tipo de documento - Se refiere al tipo de documento que se especificó al subir un documento, esto podría ser Documento, Documentación, Dibujo, Imagen o Modelo.
   
6. Autor - Se refiere a la empresa a la que pertenece el usuario que fue responsable de subir el documento.
   
7. Estado - El estado relevante que se determinó que tiene el documento, que es metadatos personalizados que son configurados por el administrador.

       Cuando termine, haga clic en "Guardar".

Definir Pasos de Workflows

Después de agregar la información inicial del workflows, a continuación, podemos configurar los pasos del grupo de workflows. Cuando se agrega un nuevo documento que cumple con las condiciones, se activa el workflows y luego monitorea automáticamente el progreso y coordina todas las tareas.

Hay cuatro acciones estándar que pueden ocurrir, incluyendo una ronda de auditoría , una tarea de revisión , un sello y una notificación . Para agregar uno de estos pasos, haga clic en el botón "Agregar acción" y luego seleccione uno de la lista desplegable.

Primero necesita seleccionar una acción, y luego definir los disparadores que siguen seleccionando el botón "Agregar disparador".

                

Ahora se explicarán los detalles de cada tipo de acción.

Ronda de Auditoría 

Una ronda de auditoría puede utilizarse en un workflows como una forma de recopilar las opiniones de varios interesados en un documento. 

Si Se activa una ronda de auditoría y se crean automáticamente tareas de auditoría personales para cada parte interesada, que pueden completarse en paralelo. El siguiente paso en los workflows depende de si los usuarios responsables agregan algún comentario a la tarea antes del vencimiento de la ronda de auditoría.

  

Una ronda de auditoría tiene las siguientes propiedades:

1. Descripción: descripción de la ronda de auditoría, solo para referencia.

2. Responsable: se pueden agregar uno o más usuarios como responsables y se crea una tarea de auditoría por cada persona responsable. Los miembros del equipo de la misma empresa pueden completar las tareas de auditoría de los demás, pero la persona a quien originalmente se le asignó la tarea de auditoría siempre aparecerá como la persona responsable.

3. Duración: número de días que la tarea de auditoría está en abertura. El vencimiento de esta tarea está determinado por la duración.

La persona responsable asignada automáticamente por el workflows, puede ser cambiada en un momento posterior desde la página de detalles de la tarea de auditoría creada.

Después del vencimiento, se evalúa el resultado de las tareas de auditoría dentro de la ronda de control y se inicia el siguiente paso en los workflows. Una ronda de auditoría tiene los siguientes resultados que se pueden agregar:

1. Comentarios: se han realizado comentarios sobre una o más tareas de auditoría dentro del plazo establecido.
2. Sin comentarios: no se han realizado comentarios en ninguna de las tareas de auditoría. Las tareas que no se completan dentro del vencimiento también se consideran como sin comentario. Por lo tanto, la ronda de auditoría no depende de que se completen todas las tareas.
   
3. Siempre ejecute: ejecute el siguiente paso de los workflows sin importar cuál sea el resultado.

Revisión 

Se puede utilizar una revisión para rechazar o aprobar un documento dentro del flujo de trabajo en función de los comentarios de una parte interesada sobre el documento.

Si se activa una acción de revisión en un workflow, se creará automáticamente una única tarea de revisión  donde se pueden asignar varias personas responsables, pero la tarea finaliza tan pronto como la primera persona la completa.

   

Una acción de revisión tiene las siguientes propiedades:

1. Descripción: descripción de la tarea de revisión, solo para referencia.

2. Responsable: los usuarios autorizados para llevar a cabo la revisión. Se pueden agregar varias personas como responsables, pero quien complete esto primero cerrará la tarea. De esta forma, solo se crea una tarea de revisión por revisión.

3. Duración: el número de días que la revisión está abierta. Después de la fecha límite, la tarea de revisión se vuelve urgente, pero el flujo de trabajo no continúa hasta que se completa la tarea.

4. Realización marca de verificación

La persona responsable asignada automáticamente por el workflows, puede ser cambiada en un momento posterior desde la página de detalles de la tarea de revisión creada.

A diferencia de la ronda de auditoría, una revisión no se evalúa hasta que se completa la tarea. El vencimiento es solo para fines informativos. Una revisión tiene dos resultados:

1. Aprobado: la revisión fue positiva y aprobada.
2. Rechazado: la revisión fue negativa, se puede agregar una explicación en forma de texto o un apéndice.
   
3. Siempre ejecute: ejecute el siguiente paso de los workflows sin importar el resultado.

Para obtener más información sobre las tareas de revisión y el módulo de realización, consulte el artículo Realización.

Sello

Como resultado de una tarea de Auditoría o Revisión, se puede colocar un sello automatizado en un documento en función del resultado.

    

En las propiedades de esta acción, se puede seleccionar uno de los sellos de documentos del espacio.

Los sellos de documentos pueden ser añadidos por el administrador desde la página del portal de administración. Lea más sobre cómo crear sellos aquí: Crear sellos

Notificación

Una acción de notificación envía una notificación de BIMcollab Twin a los destinatarios seleccionados.

En las propiedades de acción de notificación, la información de notificación puede contener:

1. Asunto: el tema del mensaje, también el asunto del correo electrónico enviado.

2. Destinatarios: los usuarios que reciben la notificación.

3. Mensaje: una explicación textual.

Las notificaciones pueden ser agendadas para enviarse en cualquier punto de los workflows. Si usted como usuario es un destinatario, esta notificación se envía por correo electrónico pero también será visible en su panel de datos personal dentro del módulo de tareas pendientes.

Activando y Desactivando Workflows

Todos los workflows pueden ser activados o desactivados directamente desde la página de resumen de un workflow. Una vez activado, el icono se volverá verde " ".

Si es necesario, también es posible desactivar todos los workflows al mismo tiempo haciendo clic en el botón "Desactivar todos los workflows" en la página de resumen de workflows.

Edición de Workflows

Es posible editar los detalles de un workflows en una etapa posterior. Sin embargo, la Ubicación, el Proyecto y la Fase del Proyecto con los que se asocia el workflows no pueden ser cambiados.

Dependiendo de si un workflows está activo o no, lo siguiente puede ser editado:

1. La información se puede editar en cualquier momento, independientemente de si el workflows está activo o no.
   
2. Las condiciones se pueden editar en cualquier momento, independientemente de si el workflows está activo o no.
   
3. Los pasos solo pueden ser editados si los workflows están desactivados.
   

Para ver más información sobre cada uno de los pasos de los workflows, puede hacer clic en el nombre para expandir o colapsar cada acción. Por ejemplo, puede ver quién es responsable de una tarea o quiénes son los destinatarios de una notificación, etc.

Para obtener más información sobre cómo los usuarios regulares pueden ver los detalles de los workflows que se crean para un proyecto, así como sus documentos asociados, consulte este artículo: Ver workflows activos como usuario

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