Tareas de auditoría
Las tareas de auditoría se crean como resultado de una ronda de auditoría programada por los administradores como parte de un proceso de flujo de trabajo de documentos. Una ronda de auditoría en BIMcollab Twin se refiere a un proceso de auditoría donde los documentos son revisados por múltiples miembros del equipo en términos de calidad, cumplimiento y coordinación. Se puede utilizar una ronda de auditoría en un flujo de trabajo como una forma de recopilar los comentarios de múltiples partes interesadas sobre un documento dentro de un plazo establecido.
Cuando se activa una ronda de Auditoría, se crean automáticamente tareas de Auditoría individuales para cada interesado, permitiendo que se completen simultáneamente. Las tareas de auditoría se pueden asignar a uno o varios usuarios y pueden ser abordadas por el usuario responsable o un miembro del proyecto de su empresa, ya que también serán visibles para ellos. Por lo tanto, programar una ronda de Auditoría en un Workflows es particularmente beneficioso cuando un documento requiere revisión por parte de varios miembros del equipo. Cada ronda de auditoría pertenece a una versión específica del documento y requiere que se establezca una duración que especifique el número de días hasta que concluya la ronda de auditoría.
Crear una tarea de auditoría
Para crear una tarea de Auditoría, el administrador del Espacio responsable de definir los workflows para la coordinación de documentos debe agregar primero una Ronda de Auditoría. Esto se puede hacer haciendo clic en el botón "Agregar acción de ronda de auditoría" dentro de los pasos de los workflows. Los pasos detallados para crear una ronda de Auditoría se proporcionan en este artículo: Workflows en BIMcollab Twin
Una vez que se cargan los documentos que desencadenan una Ronda de auditoría, se crean automáticamente tareas de auditoría personales Tareas de auditoría para cada interesado. En resumen, las tareas de auditoría no se crean manualmente; se generan de forma automática cuando se activa una ronda de auditoría.
Accediendo a sus tareas de auditoría
En BIMcollab Twin, las tareas de auditoría se pueden acceder a través de:
1. El tablero de instrumentos donde los usuarios pueden ver y acceder a las tareas de auditoría cuando se crean dentro de un proyecto directamente. Todas las tareas de auditoría se muestran de manera prominente, permitiendo a los usuarios navegar fácilmente a las tareas de las que son responsables.
1. Abierto: todas las tareas de auditoría abiertas y urgentes.2. Urgente: todas las tareas de auditoría cuyo vencimiento ha pasado y aún no se han abordado.3. Completado: tareas de auditoría completadas.4. Responsable: tareas de auditoría abiertas o urgentes de las cuales usted es principalmente responsable.5. Propietario: abertura o verificación urgente de tareas en documentos de los cuales su empresa es autora.
Al hacer clic en uno de estos estados, se abre la visión general de las tareas de Auditoría en el módulo de Pendientes, con los filtros correspondientes aplicados.
2. El Módulo de tareas pendientes (1) donde se encuentran los elementos de comunicación. Haga clic en Tarea de auditoría (2) para ver una descripción general de todas las tareas de auditoría en su proyecto.
3. El módulo Documentos (1) en la sección de menú donde se encuentra la opción Ronda de auditoría (2) Se puede seleccionar. Haga clic en la ronda de auditoría deseada (3) para acceder a su página de detalles. Esta página proporciona detalles sobre la ronda de Auditoría, el documento vinculado a ella, y un listado de las tareas de Auditoría asociadas, que varía en función del número de usuarios a los que se les ha asignado responsabilidad.
Si la función de tareas de auditoría en el módulo de pendientes no es visible, significa que su permiso de visualización para los workflows está restringido. Por favor, póngase en contacto con su Administrador de Espacio.
Propiedades de la tarea de auditoría
Una tarea de auditoría muestra las propiedades de la propia tarea de auditoría y del documento relacionado con ella. Estas propiedades proporcionan más información de un vistazo tanto sobre la tarea de Auditoría como sobre el documento. Haga clic en el número de tarea de Auditoría para ver las propiedades.
Tarea de auditoría:
1. Número: a cada tarea de auditoría se le asigna un número único basado en la ubicación, el edificio y la fase asociada con la tarea.
2. Estado: el estado proporciona a los interesados información clara sobre el progreso de la tarea. Esto se elaborará en la próxima sección.
3. Descripción: la descripción de la ronda de auditoría que activa la tarea de auditoría se muestra aquí.
4. Ronda de auditoría: representada por un número, que identifica de manera única una ronda de auditoría. Al hacer clic en este enlace, los usuarios son redirigidos a la ronda de auditoría relacionada con la tarea.
5. Iniciado: la fecha en que se creó la tarea de auditoría.
6. Fecha de finalización: la fecha que marca el final de la duración de la ronda de auditoría, que es el número de días que la ronda de auditoría está en abertura.
7. Responsable: puede encontrar a los miembros del proyecto responsables de la tarea, junto con sus respectivas empresas.
8. Reenviar: reenvíe la tarea de auditoría a otro usuario, quien se hará responsable de esta tarea.
9. Completado en: la fecha y hora en que se aborda la tarea de auditoría.
10. Completado por: el nombre del miembro del proyecto y su empresa que se encargó de la tarea de auditoría.
11. Comentarios: si se han añadido comentarios a la tarea de auditoría, pueden descargarse aquí. Si no se han agregado comentarios, se mostrará la descripción "Sin comentarios".
Documento:
1. Número de documento: un número o código único para el documento. Al hacer clic en el enlace, los usuarios son redirigidos al documento asociado con la tarea.
2. Descripciones: una descripción del documento.
3. Fecha del documento: la fecha de incidencia de la primera versión del documento.
4. Autor: se refiere a la empresa del usuario responsable de subir el documento.
5. Número de versión: un texto o número que ayuda a rastrear las diversas versiones que puede tener un documento.
6. Descripción de la Versión: una descripción de la versión del documento.
7. Fecha de la versión: la fecha de la versión actual.
Estado de la tarea de auditoría
Cuando se agrega una nueva tarea de auditoría, su estado predeterminado es Abierto. Dependiendo de la duración definida en la ronda de auditoría, y si el usuario responsable ha gestionado una tarea, se asigna a la tarea uno de los estados a continuación:
1. Abierto: la tarea de auditoría está abierta y aún no se ha abordado.
2. Urgente: el plazo para la tarea de auditoría ha pasado. Aunque la tarea de auditoría aún puede abordarse, no afectará el flujo de trabajo si ya se ha completado el siguiente paso.
3. Auditado: la tarea de auditoría se ha completado con o sin comentarios.
4. Cancelado: una tarea de auditoría puede ser cancelada si ya no es necesaria. De manera alternativa, si una tarea de auditoría está abierta y se carga una nueva versión del documento, se cancelan el flujo de trabajo activo actual y todas las tareas asociadas con la versión anterior. La opción para cancelar una tarea de auditoría solo es visible para los administradores de Espacio.
5. Verificado (demasiado tarde): la tarea de auditoría se abordó mientras estaba marcada como urgente. Los comentarios aún pueden ser accedidos y descargados desde la vista general de la tarea de auditoría.
6. Verificado (mientras se cancela): las tareas que se han cancelado aún pueden ser abordadas, pero dado que la tarea de auditoría se cancela, no tiene efecto en los pasos restantes en los workflows.
7. No revisado: si el estado de una tarea de auditoría se marca como "Urgente" y la tarea se cancela o se carga una nueva versión del documento, el estado de la tarea de auditoría cambia a "No revisado".
La opción para cancelar una Tarea de Auditoría solo es visible para los Administradores de Espacio, ya que son los únicos con los permisos para realizar esta acción.
Manejando tareas de auditoría
Una tarea de Auditoría abierta puede ser abordada ya sea proporcionando o no proporcionando comentarios. Tanto el usuario asignado como responsable de la tarea de Auditoría, como cualquiera de sus colegas de la misma empresa, pueden manejar una tarea de Auditoría utilizando una de las dos opciones:
1. Sin comentarios
2. Con comentarios
En las tareas de Auditoría (1) Descripción general Los usuarios responsables y los miembros de su empresa tienen acceso a "No tengo comentarios" (2) botón, que permite gestionar una tarea inmediatamente sin añadir comentarios. Cuando un usuario tiene comentarios, estos pueden agregarse en la página de detalles de una tarea de Auditoría, a la cual se accede haciendo clic en el número (3) de la tarea de Auditoría.
Mientras se encuentran en la página de detalles de una tarea de Auditoría, los usuarios pueden descargar el documento asociado con esta tarea y agregar sus comentarios. Al hacer clic en el botón "Tengo comentarios" (1), se muestra un menú desplegable donde los usuarios pueden elegir (2) y cargar (3) el documento que contiene sus comentarios. Además, el botón "No tengo comentarios" también se encuentra en la misma página. Si se selecciona "No tengo comentarios", el estado del documento se actualiza a "Auditado".
Una vez que los comentarios hayan sido cargados, los miembros del proyecto pueden descargarlos utilizando el botón "Descargar observaciones" que se muestra en la imagen a continuación.
Los miembros del proyecto asignados como responsables de una tarea de Auditoría, junto con otros usuarios de la misma empresa, tienen la capacidad de abordar las mismas tareas.
Manejo de múltiples tareas de auditoría
Desde el resumen de tareas de auditoría, también puede descargar los documentos que deben ser revisados. Elija el filtro "Soy responsable" (1) o "mi empresa es responsable" para filtrar las tareas relevantes. Seleccione todas (2) o solo las tareas de auditoría relevantes y luego descargue (3) botón. Se descarga un archivo .zip en su computadora que contiene todos los documentos de las tareas de Auditoría seleccionadas.
Los documentos descargados tienen un nombre de archivo especial que contiene un código único, el cual no debe ser cambiado para evitar errores durante la nueva carga. Este código permite a BIMcollab Twin asociar correctamente el archivo con sus tareas de auditoría asignadas.
Abra el documento y agregue cualquier comentario necesario. Después, suba los documentos comentados utilizando el botón "Agregar documentos auditados" (4) sin cambiar el nombre del archivo. En la próxima pantalla, verá una confirmación de las tareas de auditoría que se han completado con éxito y las que no. Cualquier documento que no se cargue correctamente se marcará con un estado de error, indicando la razón del fallo.
Para documentos que no requieren comentarios, los usuarios pueden seleccionar los documentos relevantes y hacer clic en el botón "Sin Comentarios", como se muestra en la imagen a continuación. Una vez que se realice esta acción, el estado de la tarea de Auditoría cambiará a "Auditado".
Al agregar documentos auditados, deben cargarse directamente sin utilizar un listado de carga.
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