Revisiones

Revisiones

Con Revisiones de documentos, disponible en el Plan Ultimate, puede asignar un documento (o un grupo de documentos) para que sea revisado y seguir el proceso. Una vez que se asigna una revisión a un usuario, los documentos de la revisión se congelan. Esto significa que no pueden añadirse nuevas versiones de documentos en conflicto mientras los documentos estén en la revisión, lo que le ayuda a mantener sus documentos actualizados.

Para crear y trabajar con Revisiones en su proyecto (fase), siga los siguientes pasos.

Permisos de usuario

En BIMcollab Twin, el acceso de los usuarios está definido por los administradores a través de los Roles de Usuario. Antes de que los usuarios puedan trabajar con revisiones, primero necesitan tener permiso para hacerlo a través de los Permisos de Rol de Usuario.
Como administrador, para habilitar Revisiones para un rol de usuario específico, vaya a la pestaña Roles de Usuario (1) en la página Configuración del Espacio. Elija el rol de usuario requerido, seleccione Permisos (2) en el menú de la izquierda y haga clic en el botón Editar Permisos (3) .




En la pestaña Revisión, seleccione si el usuario en este rol de usuario puede: Ver (1), Añadir (2) o Editar (3) las revisiones de esta fase del proyecto. Puede crear varios roles de usuario con diferentes permisos.
Por ejemplo, sólo determinados usuarios pueden añadir revisiones, y sólo determinados usuarios pueden ver o editar permisos.



En la pestaña Permisos, también debe asegurarse de que, en el menú Documentos, esté activada la función Nueva tabla (vista previa de tecnología).



Crear la revisión

En el entorno Proyecto, seleccione primero la ubicación, el proyecto y la fase del proyecto correctos.
En el módulo Documentos, seleccione el documento necesario o un grupo de documentos relacionados que deban revisarse. Haga clic en el icono de revisiones del menú rápido.



Se abrirá el menú Crear revisiones, con un listado de campos de información:
  1. Número de Referencia es un número único asignado automáticamente de esta Revisión.
  2. El campo Descripción es donde puede introducir una descripción de texto libre de su revisión.
  3. Los usuarios asignados son los responsables de actualizar y cargar la nueva versión del documento. Seleccione uno o más usuarios de la lista desplegable.
  4. En el campo Informado puede seleccionar uno o más usuarios a los que se notificará por correo electrónico cuando se cree esta revisión.
  5. Fecha de inicio la fecha actual se introduce automáticamente en el campo Fecha de inicio.
  6. En Fecha final puede seleccionar la fecha límite para esta revisión.
  7. En la sección Documentos puede ver el Listado de los documentos seleccionados a los que se aplicará esta revisión.


Cuando haya terminado de añadir y revisar la información, haga clic en Guardar.
Una vez creada una revisión, no puede cancelarse ni borrarse.

Los documentos que se añaden a la revisión se congelan automáticamente, como indica el icono de congelado en la página de resumen de documentos. De este modo se evita que otros usuarios que no sean los responsables carguen versiones conflictivas de los documentos mientras éstos se están revisando.


Ver la Revisión

La lista de Revisiones creadas puede localizarse en el módulo Comunicación (1), en la pestaña Revisiones (2) .



La vista general muestra información relevante sobre la revisión, incluido el estado actual de la misma.

Las revisiones pueden tener cualquiera de los siguientes estados:

  1. Abertura: la revisión está abierta.
  2. Urgente: La revisión ha superado la fecha límite.
  3. Finalizada: La revisión se ha cerrado y se han cargado nuevas versiones del documento.

Editar la revisión

Al hacer clic en el número de revisión, se abre la página Detalles de la revisión. Aquí puede ver la información de la revisión y los documentos que forman parte de ella. En Eventos (1) puede ver las últimas acciones realizadas por los usuarios en esta revisión.

El remitente de la revisión y otros usuarios de su empresa pueden editar la revisión (siempre que no se haya resuelto) haciendo clic en el botón Editar (2).

Para empezar a trabajar con los documentos, descárguelos utilizando el icono Descargar (3), que le garantiza que está trabajando con las últimas versiones de los documentos. Puede elegir descargar sólo las últimas versiones del documento seleccionando sólo la versión "Documento". O descargar los documentos con sus anexos y documentos vinculados. También puede descargar la lista de carga para un proceso más eficiente a la hora de cargar nuevos documentos.



Cuando haya terminado de editar los documentos, puede cargar la nueva versión del documento desde la página Documentos. Siga este artículo para cargar manualmente o cargar utilizando la Lista de carga.

Cuando se sube un nuevo documento, las nuevas versiones (4) se listan en la página Detalles de la revisión, en el menú Documentos.

Una vez finalizado el trabajo sobre la revisión, el remitente y otros usuarios de su empresa pueden cerrar la revisión, pulsando el botón Resolver ( 5).




Si no se ha cargado una nueva versión de un documento, aparecerá un mensaje debajo del documento. Haga clic en Guardar para cerrar la revisión, lo que cambia el estado de la revisión a "completada".


Una vez completada la revisión, ya no podrá editarse. Cuando se carguen nuevas versiones de los documentos, no formarán parte de esta revisión y, por tanto, no aparecerán en la página de detalles de la revisión.


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