1. Interfaz de usuario de BIMcollab Twin

2. Configurar los Campos obligatorios de la cuenta

En cada proyecto es importante utilizar una estructura de datos clara y coherente. Los administradores pueden configurar los Campos obligatorios en Configuración. Estos campos, predefinidos por los administradores, se rellenarán automáticamente cuando los usuarios añadan documentos y comunicaciones. A continuación se muestra un Listado de todos los campos que se pueden añadir y sus descripciones. Cada nuevo valor puede ser añadido bajo el campo requerido, haciendo clic en el botón Añadir en la esquina superior derecha.

2.1 Disciplinas

Todas las empresas pueden clasificarse por sus disciplinas comerciales. Cada empresa pertenece a una disciplina, que puede ser configurada por el administrador. Al añadir una nueva disciplina, puede añadir el nombre de la disciplina, el código (abreviatura de una disciplina en 3 caracteres) y una descripción clara.

2.2 Etiquetas

Las etiquetas pueden ser muy útiles a la hora de filtrar documentos. Pueden utilizarse para definir cualquier otra métrica de su proyecto que sea necesaria. Todos los documentos pueden etiquetarse con una o varias etiquetas.

2.3 Campos personalizados

Con los campos personalizados puede añadir información adicional a su proyecto, que no se proporciona en otros campos.

2.4 Estados

Cuando se carga un documento, y a lo largo del flujo de trabajo, los documentos recibirán un estado. El progreso de los flujos de trabajo dentro de BIMcollab Twin también depende del estado del documento. Para tener valores de estado estandarizados, los administradores pueden añadirlos desde el menú Estado.

3. Invitar usuarios

Has comenzado tu proyecto BIMcollab Twin y ahora te gustaría invitar a gente para colaborar. El administrador puede configurar la estructura de usuarios del proyecto, incluyendo empresas, usuarios, equipos y roles desde las funciones descritas a continuación. Cada nuevo valor se puede añadir en el campo requerido, haciendo clic en el botónAñadir en la esquina superior derecha.

3.1 Crear empresas

Todos los usuarios forman parte de una empresa, por lo que primero hay que crear empresas que luego se pueden conectar a los usuarios. Las empresas se guardan en la base de datos de BIMcollab Twin y pueden estar activas en varios espacios. Al añadir una empresa, si la empresa ya es conocida por BIMcollab Twin, introduciendo el nombre estatutario o el nombre comercial es suficiente, el resto de los campos se autocompletarán.

3.2 Crear usuarios

Sólo se pueden añadir nuevos usuarios si su empresa ya ha sido añadida a BIMcollab Twin. Cada usuario tiene su propia cuenta de usuario con un panel de datos personal donde puede configurar sus ajustes personales. Los usuarios pueden formar parte de otros espacios BIMcollab twin. Por lo tanto, si un usuario ya existe en BIMcollab Twin, al crear el usuario sólo es necesario rellenar la dirección de correo electrónico, el resto de datos se rellenarán automáticamente.

A nivel de Espacio los usuarios pueden tener uno de dos roles:

1. Los usuarios normales sólo pueden ver las ubicaciones, proyectos y fases de proyecto a las que tienen acceso en función de su rol de proyecto. Al añadir un nuevo usuario, por defecto se le añade como usuario normal.
   
2. Los Administradores de Espacio tienen acceso a la página de Administración y a todas las Ubicaciones. Para convertir a un usuario en Administrador, haga clic en el nombre del usuario en el Listado, y en la Página de Edición, en Configuración, cambie el campo Administrador de Espacio a "Sí".
   
   

3.3 Crear roles de usuario

Los roles permiten a los administradores definir permisos y determinar a qué secciones de un proyecto pueden acceder los usuarios asignados a dichos roles. Obtén más información sobre los roles de usuario y cómo crearlos y editarlos en este artículo: Permisos de roles de usuario

Los roles se asignan por proyecto. Si un usuario forma parte de varios equipos, puede tener varios roles dentro de un proyecto. En este caso, los permisos se fusionarán y el usuario tendrá permisos de todos los roles en todos los equipos.

Una vez que añada un nuevo rol de usuario, para modificar los permisos y accesos asociados a ese rol, haga clic en el rol de usuario requerido de la lista, y en la siguiente ventana, elija Permisos o Derechos a formatos de archivo. Los roles de usuario se asignan a los usuarios al añadirlos a los equipos en la pestaña Equipos.

4. Configurar el proyecto

4.1 Crear Ubicación, Parcelas, Edificio y Plantas

En Ubicación, el administrador del espacio puede definir la estructura espacial del espacio. En BIMcollab Twin, puede vincular los documentos y datos a la estructura espacial del edificio. Esta estructura espacial crece con el desarrollo del edificio, por lo que cada fase tiene su propia estructura espacial.

La estructura espacial actual consta de 5 componentes:

1.  Ubicaciones - Cada espacio puede contener múltiples ubicaciones, que son creadas por el administrador del espacio. La ubicación es una agrupación de un grupo contiguo de parcelas y edificios, y a menudo para sitios grandes; una sola ubicación puede contener múltiples parcelas, edificios y fases. Por eso, al crear la estructura espacial, es importante tener una idea clara de cómo debe ser. Las ubicaciones pueden agruparse en Grupos de Ubicaciones, de forma que pueda filtrar fácilmente las ubicaciones agrupadas en la pestaña Mi Proyecto de la página Entorno del Proyecto. 
   

   Tenga en cuenta que no es posible eliminar ubicaciones o proyectos en Twin, sin embargo, si no se añaden usuarios o miembros del equipo a proyectos en una ubicación, ni los proyectos ni la ubicación serían visibles para los usuarios. Sin embargo, serán visibles para los administradores del proyecto.
2. Parcelas - . Una parcela es un terreno en el que se sitúa un edificio. Una parcela puede contener su propia estructura espacial, documentos y datos. En una ubicación puede añadir una o más parcelas.
   
   
3. Edificio - Un edificio es una representación de la estructura física que se va a construir. Pueden existir múltiples edificios en una parcela, y cada edificio tiene su propia estructura espacial.
   
   
4. Partes del edificio - Un edificio puede dividirse en partes separadas, que ayudan a agrupar las acciones del proyecto por partes.
   
   
5. Plantas - Las plantas definen los pisos de la estructura espacial. Una vez definidos, pueden utilizarse en todo el proyecto con una nomenclatura normalizada.
   

Siguiendo esta estructura, el orden recomendado para configurar la ubicación de su proyecto es:

1. Añadir ubicación > Añadir parcela > Añadir edificio > Añadir partes del edificio o Añadir plantas.
   

4.2 Crear proyecto

Una vez creada la estructura espacial, se crean los proyectos y se vinculan a la estructura espacial, de forma que las partes de la estructura son gestionadas por proyectos. Se pueden vincular varios proyectos a una estructura espacial. Esto permite crear diferentes proyectos que se desarrollan por separado dentro de la misma estructura. Un proyecto puede aplicarse a una o más parcelas, edificios o partes de edificios. Para añadir un nuevo proyecto, navegue hasta la Ubicación deseada y, en Proyectos, seleccione Añadir proyecto (1). En la siguiente ventana, añada la información necesaria al formulario de creación de proyectos.

Los proyectos se añaden desde la pestaña específica de su Ubicación, pero todos los proyectos tienen una visión general en la pestaña Proyecto.

4.3 Crear fases

Los proyectos se dividen en fases, que significan periodos específicos o series de eventos dentro de un proyecto. Cuando un Equipo está vinculado a una o más fases, y cuando se añaden Usuarios a un equipo, entonces tendrán acceso sólo a la información de esta fase.

Haga clic en el botón Editar (1) para editar la fase actual, o en el botón Añadir fase siguiente (2) para añadir una nueva fase.

4.4 Crear equipos

Los equipos representan grupos de usuarios que están asociados a una o más fases. Al añadir un nuevo equipo, en la siguiente ventana se selecciona en qué Fases del Proyecto estará activo este equipo. Vincular un equipo a una fase de proyecto da a los miembros del equipo acceso directo a esta fase de proyecto. En la interfaz del entorno del proyecto, un miembro de un equipo sólo puede ver las fases del proyecto a las que está vinculado el equipo.

4.5 Añadir usuarios a equipos y asignarles un rol de usuario

Para añadir usuarios a un equipo, haga clic en el Equipo de la lista general, y en Miembros del equipo puede Añadir nuevos miembros del equipo. Al añadir un nuevo usuario al equipo, también puede asignarle un Rol de Usuario (que ya ha sido creado en Roles). Al agrupar a los usuarios en equipos con acceso a fases específicas y asignar roles a usuarios individuales, está definiendo efectivamente su acceso y permisos dentro del proyecto.

5. Flujos de trabajo

Con los flujos de trabajo, puede convertir cualquier proceso documental en un flujo de trabajo automatizado. Utilice acciones estandarizadas como auditoría, revisión, sellado o notificaciones, y configure su orden, plazo y condiciones. A continuación, el flujo de trabajo se automatiza para supervisar el progreso y coordinar las tareas.