Convención para la elaboración y utilización de documentos en el marco de un proyecto

Convención para la elaboración y utilización de documentos en el marco de un proyecto

Dentro de BIMcollab Twin, el número de documento es muy importante, ya que toda la gestión de versiones depende de los números de documento correspondientes.
Las convenciones de nomenclatura de documentos son esenciales para organizar los archivos de forma estructurada y coherente. Unas convenciones de nomenclatura bien estructuradas proporcionan claridad sobre el contenido y el contexto de un documento.

Una convención de nomenclatura de documentos es un grupo de reglas que se utilizan para nombrar de forma coherente los documentos de un proyecto. Las mismas reglas de nomenclatura se aplican a todos los que suben documentos a la fase activa del proyecto.

Siga los siguientes pasos para crear conexiones de nomenclatura de documentos para su proyecto.

1. Permitir a los usuarios crear una convención de nomenclatura

En Twin, los permisos de los usuarios para cada fase del proyecto son gestionados por el Rol de Usuario. El primer paso es habilitar la función Convención de nomenclatura de documentos para los roles de usuario que podrán crear y añadir convenciones de nomenclatura de documentos a las fases del proyecto.
En la página Configuración del Espacio, vaya a la pestaña Rol de Usuario (1), haga clic en el rol de usuario deseado y seleccione el menú Permisos (2). Seleccione Editar permisos (3), habilite la función Convenciones de nomenclatura de documentos y seleccione Guardar en la parte inferior de la página.



2. Crear una convención de nomenclatura

Los usuarios asignados a los roles de usuario que tienen activada la función Convenciones de nomenclatura de documentos pueden crear nuevas convenciones y añadirlas a las fases necesarias del proyecto en Twin.
Se puede añadir una nueva convención de nomenclatura desde la página Configuración de Espacio. Haga clic en la pestaña Configuración (1) del menú de la izquierda. Seleccione la pestaña Convención de nomenclatura de documentos (2), y haga clic en el botón Añadir (3) en la esquina superior derecha.



Se abrirá un nuevo menú en el que podrá crear la nueva convención de nomenclatura. Comience por añadir el nombre y la descripción de la convención.



En la siguiente parte, seleccione cuál será la estructura de su convención de nomenclatura. Se divide en los siguientes campos de metadatos: Empresa, Disciplina, Ubicación, Proyecto y Fase del Proyecto.
Todos los campos listados deben tener abreviaturas configuradas para poder ser utilizados en la convención. Las abreviaturas se gestionan en las pestañas Configuración, Empresas, Ubicaciones o Proyecto respectivamente.


El campo "Libre" es obligatorio para cada convención, y como tal ya está añadido a la fórmula de la convención de nomenclatura. El campo Libre es un identificador único para cada documento, compuesto por números, letras y caracteres especiales.

Cada equipo debe acordar, como parte de la configuración de su proyecto, la estructura de la convención de nomenclatura que se utilizará, así como el orden secuencial de los caracteres del campo Libre.


Para crear su convención de nomenclatura, arrastre y suelte cualquier campo en cualquier orden en la fórmula de convención de nomenclatura que aparece a continuación. También puede utilizar delimitadores, como guión (-), guión bajo (_), punto (.) o espacio ( ), para separar los campos y hacerlos más legibles. Puede reorganizar los campos de metadatos y los delimitadores en cualquier orden arrastrándolos hacia la izquierda o la derecha en la convección, o eliminarlos de la fórmula haciendo clic en el símbolo "x".

Cuando haya terminado, haga clic en Guardar en la parte inferior de la pantalla.

La nomenclatura del documento puede editarse después, como cambiar el orden o eliminar campos. Estos cambios sólo se aplican a los documentos futuros, los documentos existentes siguen teniendo el mismo nombre.

Las convenciones de nomenclatura de documentos pueden eliminarse, o puede aplicarse una nueva convención de nomenclatura a la fase del proyecto. En cualquier caso, los cambios sólo afectarán a los documentos futuros.


3. Añadir una convención de nomenclatura a la fase del proyecto

Una vez creadas, las convenciones de nomenclatura deben añadirse a la(s) fase(s) de proyecto necesaria(s) para su aplicación.

En la página Proyecto, una vez que haya seleccionado la ubicación, el proyecto y la página del proyecto que desee, vaya a la pestaña Configuración (1) del menú de la izquierda. En la pestaña Convención de nomenclatura de documentos (2), haga clic en el botón Editar (3) para añadir una nueva convención de nomenclatura a esta fase del proyecto.


Seleccione una convención de nomenclatura de la lista desplegable y haga clic en Guardar.



4. Cargar documentos

Ahora que la convención de nomenclatura se ha creado y añadido al proyecto, puede aplicarse a sus documentos.

Los nuevos documentos pueden cargarse desde la página Documentos, ya sea manualmente o utilizando el Listado de carga.

Al cargar manualmente un documento, los campos obligatorios deben rellenarse manualmente Los valores seleccionados se mostrarán automáticamente en la convención de nomenclatura del número de documento.


Si se añade un documento con el mismo número de documento, se muestra una notificación de que el documento cargado se tratará como una nueva versión del documento existente con el mismo número de documento.



Cuando los documentos están en la lista de subida, los campos de metadatos se rellenan automáticamente de acuerdo con la lista de subida. Todos los campos de nombre de documento, incluido el campo libre, se extraen de la lista de subida y se rellenan automáticamente. Si falta algún campo de metadatos obligatorio (marcado con el símbolo "*") en la lista de carga, deberá rellenarse manualmente.




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