Convención para la elaboración y utilización de documentos en el marco de un proyecto

Convención para la elaboración y utilización de documentos en el marco de un proyecto

Dentro de BIMcollab Twin, el número de documento es muy importante, porque toda la gestión de versiones depende de los números de documentos correspondientes.
Las convenciones para nombrar documentos son esenciales para organizar archivos de manera estructurada y consistente. Las convenciones de nomenclatura bien estructuradas proporcionan claridad sobre el contenido y el contexto de un documento. 

Una convención de nombres de documentos es un grupo de reglas utilizadas para nombrar consistentemente los documentos del proyecto. Se aplican las mismas reglas de nomenclatura a todos los que cargan documentos en la fase activa del proyecto.

Sigue los pasos a continuación para crear convenciones de nombres de documentos para tu proyecto.

1. Crea una convención de nombres

Los administradores del Espacio pueden agregar una nueva convención de nombres desde la página de Configuración del Espacio. Haz clic en la pestaña de Configuración (1) en el menú de la izquierda. Selecciona la pestaña de Convención de Nombres de Documentos (2), y haz clic en el botón de Añadir (3) en la esquina superior derecha.



Se abre un nuevo menú, donde puede crear la nueva convención de nomenclatura. Comience agregando el nombre y la descripción de la convención, así como eligiendo la longitud del campo libre. El campo libre es un identificador único para cada documento, que consta de números, letras y caracteres especiales.

 En la siguiente parte, seleccione cuál será la estructura de su convención de nomenclatura. Se divide en los siguientes campos de metadatos: Empresa, Disciplina, Ubicación, Proyecto, Fase del proyecto y los nombres de los campos personalizados de un solo campo (si los hay configurados en sus metadatos). El campo "Libre" es obligatorio para todas las convenciones y, como tal, ya está añadido a la fórmula de la convención de nomenclatura. 
Info
Todos los campos en el listado deben tener abreviaturas establecidas para poder ser utilizados en la convención. Las abreviaturas se gestionan en las pestañas Configuración, Empresas, Ubicaciones, Proyecto o Campo personalizado respectivamente.


Idea
Cada equipo debe ponerse de acuerdo, como parte de la configuración de su proyecto, sobre la estructura de la convención de nombres a utilizar, así como el orden secuencial de los caracteres del campo libre.

Para crear tu convención de nombres, arrastra y suelta cualquier campo en cualquier orden a la fórmula de convención de nombres que está abajo. También puedes usar delimitadores, como guión (-), guión bajo (_), punto (.) o espacio ( ), para separar los campos y hacerlos más legibles. Puedes reorganizar los campos de metadatos y los delimitadores en cualquier orden arrastrándolos hacia la izquierda o la derecha en la convención, o eliminarlos de la fórmula haciendo clic en el símbolo "x".

Cuando termines, haz clic en Guardar en la parte inferior de la pantalla.

Warning
La convención de nombres de documentos se puede editar después, como cambiar el orden o eliminar campos. Estos cambios aplican solo a los documentos futuros, los documentos existentes mantienen el mismo nombre.

Las convenciones de nombramiento de documentos pueden ser eliminadas, o se puede aplicar una nueva convención de nombramiento a la fase del proyecto. En cualquier caso, ¡los cambios sólo afectarán a los documentos futuros!


2. Añade una convención de nombres a la fase de tu proyecto.

Una vez creadas, las convenciones de nombres deben añadirse a la(s) fase(s) del proyecto requerida(s) para aplicarse. Solo los usuarios con un rol de usuario que tienen permisos para agregar Convenciones de Nomenclatura de Documentos a los proyectos pueden realizar esta acción.

Desde la página del proyecto, una vez que hayas seleccionado tu ubicación requerida, proyecto y página del proyecto, ve a la pestaña de Configuración (1) en el menú de la izquierda. En la pestaña Convención de Nombres de Documentos (2), haz clic en el botón Editar (3) para agregar una nueva convención de nombres a esta fase del proyecto.


Selecciona una convención de nombres del listado desplegable y haz clic en guardar.



3. Sube los documentos

Ahora que la convención de nombres ha sido creada y añadida al proyecto, puedes aplicarla a tus documentos.

Los nuevos documentos se pueden subir desde la página de Documentos, ya sea manualmente o utilizando el Listado de Subida.

Cuando subes un documento manualmente, los campos obligatorios deben ser llenados manualmente. Los valores seleccionados se mostrarán automáticamente en la convención de nombres de números de documentos.


Si se agrega un documento con el mismo número de documento, se muestra una notificación, que indica que el documento subido se tratará como una nueva versión del documento existente con el mismo número de documento.


Cuando los documentos están en el listado de subida, los campos de metadatos se llenan automáticamente de acuerdo con el listado de subida. Todos los campos de nombre de documento, incluyendo el campo libre, se extraen del listado de subida, y se llenan automáticamente. Si falta un campo obligatorio de metadatos (marcado con un símbolo '*') en el listado de carga, entonces deben introducirse manualmente.




Info
Cuando una Convención de Nomenclatura de Documentos está activa para su proyecto o fase, BIMcollab Twin puede extraer automáticamente metadatos de los nombres de archivo durante la carga de archivos. El sistema escanea el nombre de archivo en busca de metadatos correspondientes utilizando la sintaxis definida en la convención de nomenclatura del documento, incluso si el nombre de archivo contiene caracteres adicionales. Todos los campos definidos por la convención de nomenclatura que están presentes en el mismo orden en el nombre del archivo, se rellenarán previamente en el campo Número de documento.
  1. Si carga una lista de carga adjunta, sus valores tendrán prioridad sobre los derivados del nombre del archivo.
  2. Sin embargo, si la lista de carga contiene celdas vacías para campos de metadatos específicos, Twin utilizará valores extraídos del nombre de archivo para mayor comodidad.
  3. Los códigos no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, siempre se importarán en mayúsculas.
Para obtener los mejores resultados de esta característica, asegúrese de que los nombres de archivo coincidan con la sintaxis de la convención de nomenclatura de documentos.


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