Buena gestión de incidencias
El uso de una plataforma de gestión de incidencias como BIMcollab Cloud puede ahorrar tiempo, evitar errores y crear transparencia dentro de un equipo. Por muy potente que sea la gestión de incidencias de BIMcollab, si no se utiliza de forma estructurada, puede que no se alcance todo su potencial.
Aplicando las siguientes recomendaciones, puede maximizar el potencial de su gestión de incidencias y aportar todos los beneficios que promete.
Para lograr una buena gestión de incidencias, es necesario:
- Definir claramente las incidencias.
- Comparta sus incidencias en tiempo real en la nube.
- Documentar todos los cambios de estado.
- Evitar la pérdida de comunicación.
- Evitar retrasos en la sincronización.
- Evitar duplicados.
Definir claramente las incidencias
Cuando quieras informar de un nuevo problema en tu proyecto ten en cuenta los siguientes puntos:
- Siempre hay que crear un punto de vista claro que capte de qué se trata el problema. Para saber cómo crear los mejores puntos de vista, consulte el artículo Crear los mejores puntos de vista.
- Crea una incidencia a través de tu software BIM con ayuda del BCF manager o directamente desde BIMcollab ZOOM.
Esto le permite crear un vínculo directo entre la incidencia que hay que resolver y los componentes del modelo relacionados con el problema. De este modo, se puede recuperar fácilmente la ubicación del problema, incluso si los miembros de tu equipo no utilizan el mismo software BIM que tú. - Formule el título de la incidencia de forma concisa y explícita, y dé explicaciones detalladas en los comentarios, para que el problema pueda encontrarse fácilmente mediante la función de búsqueda.
- Asigne la incidencia a la persona que debe ocuparse de ella. Se le enviarán automáticamente notificaciones en cuanto se cree una incidencia. También recibirán notificaciones cuando se realicen cambios en la incidencia.
- Rellene lo mejor posible todos los campos disponibles, como el tipo, la zona, la fase, la prioridad y otros.
Necesitará de estos campos si quiere clasificar, categorizar o filtrar los problemas más fácilmente después. También es posible definir campos personalizados para facilitar la gestión de los problemas según sus necesidades específicas.
Los campos personalizados son una característica de los planes Connected y Enterprise.
Comparta sus incidencias en tiempo real en la nube
La forma más sencilla de compartir tus incidencias es conectar tu aplicación BIM a BIMcollab Cloud mediante un BCF manager y sincronizar los cambios con el equipo. Al conectarse a la nube, la comunicación se gestiona automáticamente y las incidencias nunca se pierden.
Aprenda como conectar su software BIM a BIMcollab Cloud en los artículos Conectar con BIMcollab Cloud desde BCF Manager o BIMcollab ZOOM y Conectarse desde Solibri.
Documentar todos los cambios de un estado
Cuando se crea una incidencia o se realizan cambios en ella, se realizan acciones. Esto puede dar lugar a un cambio de estado de la cuestión.
Es importante registrar siempre las acciones que tienen lugar creando un comentario claro en la incidencia. De este modo, es posible volver a ver los motivos de un cambio.
El estado de una incidencia puede ser el siguiente:
- Activo: La incidencia aún debe ser resuelta. El estado de una nueva incidencia será siempre activo.
- Resuelto: Se ha aplicado una solución a la incidencia en el modelo.
- Cerrado: La solución ha sido verificada. Si el problema se repite, se puede reabrir de nuevo
Por defecto, las incidencias pueden ser cerradas por cualquiera, pero el líder de proyecto proyecto puede restringir esta función a ciertos roles o miembros del equipo. Para más información vea el siguiente artículo Limitar a miembros del equipo de cerrar incidencias.
Para un flujo de trabajo más formal es posible hacer que la solución de una incidencia sea aprobada o rechazada por uno o más miembros del equipo antes de ser cerrada.
El flujo de trabajo de aprobación es una característica de los planes Connected y Enterprise.
Evitar la pérdida de comunicación
Utiliza la plataforma para comunicarte con la mayor frecuencia posible sobre el proyecto. De este modo, todas las acciones son transparentes y los miembros del equipo pueden contribuir y responder si es necesario. Utiliza el campo "tipo" en una incidencia para definir la modalidad de comunicación, de modo que sea posible filtrar mientras se gestionan las incidencias.
BIMcollab te informará automáticamente de los cambios realizados por otros miembros del equipo que te conciernen. Esto es inmediatamente visible en el panel de control del proyecto cuando te conectas a tu BIMcollab Cloud y seleccionas el proyecto. Puedes activar las notificaciones por correo electrónico para recibir una notificación inmediata, diaria o semanal sobre los cambios que te conciernen. Como líder del proyecto, puedes recibir un resumen programado de la actividad de todo el proyecto.
Evitar retrasos en la sincronización
Recuerde hacer clic en el botón "Sincronizar proyecto" cuando haya terminado su trabajo. De este modo, se evitan los retrasos en la sincronización y se minimizan los conflictos de comunicación entre los miembros del equipo que trabajan en las mismas incidencias.
Evitar duplicados
Evite utilizar la comunicación basada en archivos o fuera de línea. Esto conduce a tareas manuales para incorporar los problemas en BIMcollab Cloud. Lo que, de nuevo, podría provocar retrasos y, posiblemente, errores, ya que los problemas se desincronizan.
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