Workflows in BIMcollab Twin

Workflows in BIMcollab Twin

Workflows dienen dazu, die verschiedenen Prozesse innerhalb eines Projekts in einen automatischen Arbeitsablauf zu übersetzen. Ein festgelegter Workflow startet, wenn ein neuer Beleg gebucht wird, der die vordefinierten Anforderungen erfüllt. Alle Workflows können auf der Übersichtsseite Workflows aktiviert oder deaktiviert werden.

Auf der Seite Kontoeinstellungen (1) kann ein Administrator einen neuen Workflow hinzufügen (2). Beim Hinzufügen eines neuen Workflows müssen Informationen wie Name, Beschreibung, Reihenfolge und Anhänge hinzugefügt werden. Darüber hinaus können vordefinierte Bedingungen (3) festgelegt werden, die ein Dokument erfüllen muss, um einen Workflow auszulösen.



Nach dem Hinzufügen der ersten Workflow-Informationen können wir als Nächstes die Workflow-Schritte einrichten (4). Es gibt vier Standardaktionen, die eingestellt werden können, darunter eine Prüfungsrunde, eine Überprüfung, ein Stempel und eine Benachrichtigungsaktion. Wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, das die Bedingungen erfüllt, wird der Workflow ausgelöst, der dann automatisch den Fortschritt überwacht und alle Aufgaben koordiniert.



Audit-Runde

Eine Prüfrunde hat die folgenden Eigenschaften:

1. Beschreibung: Beschreibung der Prüfrunde, nur als Referenz.
2. Verantwortlicher: ein oder mehrere Benutzer. Pro Verantwortlichem wird eine Auditaufgabe erstellt. Team-Mitglieder desselben Unternehmens können gegenseitig ihre Audit-Aufgaben erledigen, aber es gibt immer einen Benutzer, dessen Name als Verantwortlicher zugewiesen wird.
3. Dauer: Anzahl der Tage, die die Auditaufgabe offen ist. Die Frist für diese Aufgabe wird durch die Dauer bestimmt.

Nach Ablauf der Frist wird das Ergebnis der Prüfungsaufgaben innerhalb der Kontrollrunde ausgewertet und der nächste Schritt im Arbeitsablauf eingeleitet. Eine Auditrunde hat zwei Ausgänge:
  1. Immer ausführen: Der nächste Schritt des Workflows wird unabhängig vom Ergebnis ausgeführt.
  2. Keine Kommentare: Zu keiner der Auditaufgaben wurden Kommentare abgegeben. Aufgaben, die nicht innerhalb der Frist abgeschlossen werden, gelten ebenfalls als unkommentiert. Die Prüfungsrunde hängt also nicht davon ab, dass alle Aufgaben erledigt werden.
  3. Kommentare: Es wurden Kommentare zu einer oder mehreren Prüfungsaufgaben abgegeben (innerhalb der Frist).

Überprüfung

Eine Bewertung hat die folgenden Eigenschaften:

1. Beschreibung: Beschreibung der Prüfungsaufgabe, nur als Referenz.
2. Verantwortlich: die Benutzer, die berechtigt sind, die Überprüfung durchzuführen. Jede dieser Personen kann die Bewertung bearbeiten, je nachdem, wer sie zuerst startet. Es wird also nur eine Überprüfungsaufgabe pro Überprüfung erstellt.
3. Frist: die Anzahl der Tage, die die Überprüfung offen ist; nach Ablauf der Frist wird die Überprüfungsaufgabe dringend, aber der Arbeitsablauf wird nicht fortgesetzt, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

Anders als bei der Prüfungsrunde wird eine Überprüfung nicht bewertet, bevor die Aufgabe abgeschlossen ist. Die Frist dient nur zur Information. Eine Überprüfung hat zwei Ausgänge:
  1. Immer ausführen: Der nächste Schritt des Workflows wird unabhängig vom Ergebnis ausgeführt
  2. Genehmigt: Die Überprüfung war positiv.
  3. Abgelehnt: Die Überprüfung war negativ, eine Erklärung kann in Form eines Textes oder eines Anhangs hinzugefügt werden.

Stempel

Dieser Block wird verwendet, um einen Stempel auf das Dokument zu setzen. Es kann einer der Dokumentstempel aus dem WebRaum ausgewählt werden. Dokumentstempel können auf der Seite mit den Kontoeinstellungen hinzugefügt werden.

Benachrichtigung

Eine Benachrichtigung sendet eine BIMcollab Twin-Benachrichtigung an ausgewählte Empfänger. Diese Benachrichtigung wird per E-Mail verschickt, aber auch im persönlichen Dashboard des Benutzers gespeichert. Die Benachrichtigung enthält:

1. Betreff: der Betreff der Nachricht, auch der Betreff der gesendeten E-Mail.
2. Empfänger: die Benutzer, die die Benachrichtigung erhalten.
3. Nachricht: eine textliche Erklärung


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