Arbeitsabläufe in BIMcollab Twin
Workflows dienen dazu, die verschiedenen Prozesse der Dokumentenkoordination innerhalb eines Projekts in eine automatische Abfolge von Aufgaben zu übersetzen. Sie können entweder auf Standort-, Projekt- oder Projektphasenebene vom Raumverwalter hinzugefügt werden, der auch für die Definition der Arbeitsabläufe selbst verantwortlich ist.
Workflows werden ausgelöst, sobald ein Teammitglied ein neues Dokument hochlädt, das bestimmte vordefinierte Bedingungen erfüllt.
Einen Dokumenten-Workflow hinzufügen
Navigieren Sie als Administrator zunächst zur Seite "Raumeinstellungen" und dann zum Modul "Workflows". Hier können Sie alle in Ihrem Raum vorhandenen Arbeitsabläufe sehen, einschließlich Informationen wie z. B. ob ein Arbeitsablauf aktiv ist oder nicht (1), Name (2), Reihenfolge (3), Beschreibung (4) sowie die Ebene innerhalb der räumlichen Struktur eines Projekts, der er zugeordnet ist (5).
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen neuen Workflow hinzuzufügen:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" (6).
2. Wählen Sie zunächst unter den entsprechenden Standort, das Projekt oder die Projektphase aus, zu dem/der der Workflow hinzugefügt werden soll.
Klicken Sie auf "Speichern".
3. Geben Sie auf der nächsten Seite die Workflow-Informationen ein, einschließlich der Pflichtfelder "Name" und "Auftrag".
Die Auftragsnummer bestimmt die Rangfolge des Workflows und wann er im Vergleich zu anderen ausgelöst werden sollte, daher benötigt jeder Workflow eine eindeutige Auftragsnummer. Ein Workflow mit Auftrag 0 bedeutet zum Beispiel, dass dieser Workflow zuerst ausgeführt wird, und erst wenn er abgeschlossen ist, werden die nachfolgenden Aufträge ausgeführt (1, dann 2, dann 3, usw...). 4. Geben Sie dann die Bedingungen ein, die das Dokument erfüllen muss, um den Workflow auszulösen, indem Sie aus den Dropdown-Listen auswählen. Für jede Eigenschaft können mehrere Werte hinzugefügt werden.
Die Kombination der folgenden Eigenschaften kann verwendet werden:
- Dokumentnummer Regex - Dies bezieht sich auf eine bestimmte Dokumentnummer, die aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen bestehen kann. Wenn eine Dokumentennamenskonvention für eine Projektphase verwendet wird, sucht die Dokumentennummer-Regex nach dem freien Feldbezeichner am Ende des Dokumentennamens.
- Räumliche Struktur - Bezieht sich auf den Ort, das Gebäude oder das Stockwerk, mit dem das Dokument verknüpft wurde.
- Disziplin - Die relevante Disziplin, mit der das Dokument verknüpft ist. Dabei handelt es sich um benutzerdefinierte Metadaten, die vom Administrator eingerichtet werden.
- Beschriftungen - Alle benutzerdefinierten Beschriftungen, die den Dokumentinformationen hinzugefügt wurden und vom Administrator erstellt wurden.
- Dokumenttyp - Gibt an, welcher Dokumenttyp beim Hochladen eines Dokuments angegeben wurde. Dies kann entweder ein Dokument, eine Dokumentation, eine Zeichnung, ein Bild oder ein Modell sein.
- Autor - Gibt an, zu welchem Unternehmen der Benutzer gehört, der für das Hochladen des Dokuments verantwortlich war.
- Status - Der relevante Status, der für das Dokument ermittelt wurde. Dabei handelt es sich um benutzerdefinierte Metadaten, die vom Administrator eingerichtet werden.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".
Workflow-Schritte definieren
Nach dem Hinzufügen der ersten Workflow-Informationen können wir als nächstes die Workflow-Schritte einrichten. Wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, das die Bedingungen erfüllt, wird der Workflow ausgelöst, der dann automatisch den Fortschritt überwacht und alle Aufgaben koordiniert.
Es gibt vier Standardaktionen, die auftreten können, darunter einePrüfungsrunde, eineÜberprüfungsaufgabe, einStempel und eineBenachrichtigung. Um einen dieser Schritte hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktion hinzufügen" und wählen dann einen Schritt aus der Dropdown-Liste aus.
Wählen Sie zunächst eine Aktion aus und definieren Sie dann die folgenden Auslöser, indem Sie auf die Schaltfläche "Auslöser hinzufügen" klicken.
Die Einzelheiten der einzelnen Aktionsarten werden nun erläutert.
Audit-Runde
Eine Prüfungsrunde kann in einem Arbeitsablauf verwendet werden, um das Feedback mehrerer Beteiligter zu einem Dokument zu sammeln.
Wird eine Prüfungsrunde ausgelöst, werden automatisch persönliche Prüfungsaufgaben für jeden Beteiligten erstellt, die parallel erledigt werden können. Der nächste Schritt im Arbeitsablauf hängt davon ab, ob die zuständigen Benutzer vor Ablauf der Frist für die Prüfungsrunde Kommentare zu der Aufgabe hinzufügen.
Eine Auditrunde hat die folgenden Eigenschaften:
1. Beschreibung: Beschreibung der Prüfungsrunde, nur zur Information.
2. Verantwortlich: Ein oder mehrere Benutzer können als Verantwortliche hinzugefügt werden, und für jede verantwortliche Person wird eine Auditaufgabe erstellt. Teammitglieder desselben Unternehmens können die Prüfungsaufgaben des jeweils anderen erledigen, aber die Person, der die Prüfungsaufgabe ursprünglich zugewiesen wurde, erscheint immer als die verantwortliche Person.
3. Dauer: Anzahl der Tage, die die Prüfungsaufgabe offen ist. Die Frist für diese Aufgabe wird durch die Dauer bestimmt.
Die durch den Workflow automatisch zugewiesene verantwortliche Person kann zu einem späteren Zeitpunkt auf der Detailseite der erstellten Prüfungsaufgabe geändert werden.
Nach Ablauf der Frist wird das Ergebnis der Prüfungsaufgaben innerhalb der Kontrollrunde bewertet und der nächste Schritt im Arbeitsablauf eingeleitet. Eine Auditrunde hat die folgenden Ergebnisse, die hinzugefügt werden können:
- Kommentare: Zu einer oder mehreren Prüfungsaufgaben wurden innerhalb der Frist Kommentare abgegeben.
- Keine Anmerkungen: Zu keiner der Prüfungsaufgaben wurden Anmerkungen gemacht. Aufgaben, die nicht innerhalb der Frist erledigt werden, gelten ebenfalls als unkommentiert. Die Prüfungsrunde hängt also nicht von der Erledigung aller Aufgaben ab.
- Immer ausführen:Führen Sie den nächsten Schritt des Workflows unabhängig vom Ergebnis aus.
Überprüfung
Eine Überprüfung kann verwendet werden, um ein Dokument innerhalb des Workflows abzulehnen oder zu genehmigen, basierend auf dem Feedback eines Stakeholders zu dem Dokument.
Wenn eine Überprüfungsaktion in einem Workflow ausgelöst wird, wird automatisch eine einzelne Überprüfungsaufgabe erstellt, der mehrere verantwortliche Personen zugewiesen werden können; die Aufgabe endet jedoch, sobald die erste Person sie abgeschlossen hat.
Eine Überprüfungsaktion hat die folgenden Eigenschaften:
1. Beschreibung: Beschreibung der Überprüfungsaufgabe, nur als Referenz.
2. Verantwortlich: die Benutzer, die berechtigt sind, die Überprüfung durchzuführen. Es können mehrere Personen als Verantwortliche hinzugefügt werden, aber derjenige, der dies zuerst erledigt, schließt die Aufgabe ab. Pro Überprüfung wird also nur eine Aufgabe erstellt.
3. Dauer: die Anzahl der Tage, die die Überprüfung offen ist. Nach Ablauf der Frist wird die Überprüfungsaufgabe als dringend eingestuft, aber der Arbeitsablauf wird nicht fortgesetzt, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.
4. Häkchen für die Realisierung
Die durch den Workflow automatisch zugewiesene verantwortliche Person kann zu einem späteren Zeitpunkt auf der Detailseite der erstellten Überprüfungsaufgabe geändert werden.
Im Gegensatz zur Auditrunde wird eine Überprüfung nicht bewertet, bevor die Aufgabe abgeschlossen ist. Die Frist dient nur zur Information. Eine Überprüfung hat zwei Ergebnisse:
- Genehmigt: Die Überprüfung war positiv und wurde genehmigt.
- Abgelehnt: Die Bewertung war negativ, eine Erklärung kann in Form eines Textes oder eines Anhangs hinzugefügt werden.
- Immer ausführen: Führen Sie den nächsten Schritt des Workflows unabhängig vom Ergebnis aus.
Weitere Informationen zu Überprüfungsaufgaben und dem Realisierungsmodul finden Sie im Artikel Realisierung.
Stempel
Als Ergebnis einer Audit- oder Review-Aufgabe kann ein automatischer Stempel auf ein Dokument gesetzt werden, der auf dem Ergebnis basiert.
In den Eigenschaften dieser Aktion kann einer der Dokumentstempel aus dem Bereich ausgewählt werden.
Dokumentstempel können vom Administrator auf der Seite des Verwaltungsportals hinzugefügt werden. Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie Stempel erstellen können: Stempel erstellen
Benachrichtigung
Eine Benachrichtigungsaktion sendet eine BIMcollab Twin-Benachrichtigung an ausgewählte Empfänger.
In den Eigenschaften der Benachrichtigungsaktion können die Benachrichtigungsinformationen enthalten sein:
1. Betreff: der Betreff der Nachricht, auch der Betreff der gesendeten E-Mail.
2. Empfänger: die Benutzer, die die Benachrichtigung erhalten.
3. Botschaft: eine textliche Erklärung.
Benachrichtigungen können so geplant werden, dass sie an jedem beliebigen Punkt des Arbeitsablaufs gesendet werden. Wenn Sie als Nutzer ein Empfänger sind, wird diese Benachrichtigung per E-Mail verschickt, sie wird aber auch in Ihrem persönlichen Dashboard im Modul Aufgaben sichtbar sein.
Aktivieren und Deaktivieren von Workflows
Alle Workflows können direkt auf der Übersichtsseite eines Workflows aktiviert oder deaktiviert werden. Sobald es aktiviert ist, wird das Symbol grün "
".
Bei Bedarf ist es auch möglich, alle Workflows gleichzeitig zu deaktivieren, indem Sie auf der Übersichtsseite der Workflows auf die Schaltfläche "Alle Workflows deaktivieren" klicken.
Bearbeitung von Arbeitsabläufen
Es ist möglich, die Details eines Workflows zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. Der Standort, das Projekt und die Projektphase, mit denen der Workflow verknüpft ist, können jedoch nicht geändert werden.
Je nachdem, ob ein Workflow aktiv ist oder nicht, kann Folgendes bearbeitet werden:
- Die Informationen können jederzeit bearbeitet werden, unabhängig davon, ob der Workflow aktiv ist oder nicht.
- Bedingungen können jederzeit bearbeitet werden, unabhängig davon, ob der Workflow aktiv ist oder nicht.
- Schritte können nur bearbeitet werden, wenn der Workflow deaktiviert ist.
Um weitere Informationen zu den einzelnen Workflow-Schritten zu erhalten, können Sie auf den Namen klicken, um die einzelnen Aktionen ein- oder auszublenden. So können Sie z. B. sehen, wer für eine Aufgabe zuständig ist oder wer die Empfänger einer Benachrichtigung sind usw.
Weitere Informationen darüber, wie reguläre Benutzer die Details von Workflows, die für ein Projekt erstellt wurden, sowie die zugehörigen Dokumente anzeigen können, finden Sie in diesem Artikel: Aktive Workflows als Benutzer anzeigen
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