Uploaden Liste
Hochladen von Dokumenten
Beim Hochladen von Dokumenten fragt BIMcollab Twin nach Dokumentendetails, die mithilfe einer speziellen Upload-Liste automatisch ausgefüllt werden können, insbesondere wenn viele Dokumente hochgeladen werden müssen. Diese Liste verknüpft den Dateinamen mit den Dokumentendetails und sorgt für die Konsistenz der Dokumentinformationen. Wenn Sie diese Upload-Liste zusammen mit den Dateien hochladen, können die Daten kopiert werden.
Upload-Liste erstellen
Die meisten Zeichnungs- und Modellierungspakete bieten die Möglichkeit, die Daten aus der unteren Ecke einer Zeichnung in eine Excel-Datei zu übertragen. Diese Angaben können in Twin eingefügt werden, indem die dafür vorgesehene Excel-Upload-Liste von Twin verwendet wird. Manchmal kann es etwas Arbeit kosten, dies einzurichten, aber es würde viel Zeit beim Hochladen von Dateien sparen. Sie stellen vor allem sicher, dass die Informationen auf BIMcollab Twin immer genau mit den Angaben auf dem Blatt oder der Zeichnung übereinstimmen. Durch diese Methode werden auch Tippfehler beim Ausfüllen der Dokumentenangaben ausgeschlossen.
Sie können eine der unten stehenden Optionen auswählen, um unsere Upload-Liste zu nutzen, die in verschiedenen Sprachen verfügbar ist:
Um eine Upload-Liste zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Schritt 1: Öffnen Sie die heruntergeladene Excel-Datei in der von Ihnen bevorzugten Sprache. Das Blatt ist in vier Hauptkategorien unterteilt: Dokumentnummer (1), Dateiname (2), Dokumentdetails (3) und Versionsdetails (4).
Schritt 2: Geben Sie in Spalte A die Dokumentnummer ein, die für dieses Dokument in Twin verwendet werden soll. Beachten Sie, dass eine aktivierte Option zur Benennung von Dokumenten befolgt werden sollte.
Schritt 3: Geben Sie in Spalte B den Namen des hochzuladenden Dokuments ein, einschließlich seiner Erweiterung. Siehe das Bild unten: "test.pdf", wobei ".pdf" die Dateierweiterung ist.
Schritt 4: Geben Sie in den Spalten C-L die erforderlichen Dokumentendetails ein, einschließlich der räumlichen Struktur, des Dokumenttyps, der Disziplin, des Autors, des Dokumentdatums, der Beschreibungen 1-3, der Bezeichnungen und der Arbeitspaketcodes.
Schritt 5:Geben Sie in den Spalten M-S die Versionsangaben ein, darunter Versionsnummer, Versionsdatum, Status, Versionsbeschreibung, Maßstab, Papierformat und Anhänge. Felder mit einem Sternchen inder Upload-Liste sollten ausgefüllt werden; alternativ können sie auf der Seite "Dokumente hinzufügen" ausgefüllt werden.
Die Spielregeln
Für die Verwendung einer Dokumentenliste gibt es einige Regeln. Auf diese Weise wird die Excel-Datei von Twin nur zu ihrem Zweck als Upload-Liste gelesen und nicht als Excel-Datei, die als Dokument hochgeladen werden muss. Die Datei sollte immer dann aktualisiert werden, wenn eine neue Dateiversion verfügbar ist, und sie muss jedes Mal zusammen mit den hochzuladenden Dokumenten hochgeladen werden. Wenn die Upload-Liste die nachstehenden Anforderungen erfüllt, wird sie korrekt gelesen:
- Der Dateiname der Uploadliste enthält das Wort "Upload-Liste". Der Text kann vorne oder hinten platziert werden.
- Die Dateierweiterung lautet .xlsx .
- Verwenden Sie die gleichen Spaltennamen wie in der Vorlage.
- Diese Spaltennamen müssen immer in der 4. Zeile der Excel-Datei stehen.
- Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle, so dass diese im Vergleich zum Beispiel angepasst werden kann.
- Die Zeilen 1 bis 3 werden nicht gelesen, hier können Projektdaten, Logos oder eigene Erklärungen platziert werden.
- Jede Zeile mit einer Dokumentennummer wird als Datei betrachtet. Setzen Sie also keine Zwischenüberschriften in diese Spalte.
- Die Spalte Dateiname muss auch die Dateierweiterung enthalten, z. B.: Zeichnung.pdf
- Der Inhalt der Zellen muss exakt mit den in BIMcollab Twin eingestellten Metadaten übereinstimmen.
BIMcollab Twin sucht beim Hochladen nach den Dateinamen in der Upload-Liste. Es werden nur die Dateien gelesen, die zusammen mit der Upload-Liste hochgeladen wurden. Die Upload-Liste kann daher zusätzliche Zeilen für andere Dateien enthalten, die jedoch nicht gelesen werden. BIMcollab Twin meldet, dass diese Datei nicht gefunden wurde.
Die Upload-Liste kann zusätzliche Informationen enthalten und kann z.B. mit Farben und Unterüberschriften formatiert werden. Achten Sie darauf, dass diese Informationen immer in einer eigenen Spalte stehen, die von BIMcollab Twin nicht gelesen wird.
Hochladen mit Upload-Liste
Um Ihre Dokumente mit Ihrer Upload-Liste hochzuladen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Schritt 1: Wählen Sie die Ebene, auf der Sie Ihr Projekt speichern möchten (Standort, Projekt oder Phase). Gehen Sie auf die Seite Dokumente und klicken Sie auf "Hinzufügen". Je nach gewählter Ebene kann dies "Zum Standort hinzufügen", "Zum Projekt hinzufügen" oder "Zur Projektphase hinzufügen" sein.
Schritt 2: Ziehen Sie die Datei(en) per Drag & Drop oder wählen Sie sie zusammen mit der Upload-Liste aus und klicken Sie auf "Hochladen".
Schritt 3: Überprüfen Sie die Benachrichtigungen, falls vorhanden.
Schritt 4: Klicken Sie auf "Zur persönlichen Warteschlange gehen".
Schritt 5: Klicken Sie auf "Informationen zur hochgeladenen Datei hinzufügen" und überprüfen Sie die importierten Informationen. Wie bereits erwähnt, sind die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder obligatorisch. Wenn sie nicht über die Uploadliste ausgefüllt werden, müssen sie manuell ausgefüllt werden.
Schritt 6: Klicken Sie auf "Speichern", nachdem Sie alle erforderlichen Informationen zu den Dokumenten in Ihrer Warteschlange hinzugefügt haben.
Schritt 7: Klicken Sie auf "Weiter", um zurück zur Dokumentenübersicht zu gelangen, wo Sie die neu hinzugefügten Dokumente finden.
Platzhalter Upload-Liste
Beim Hochladen von Dokumenten in BIMcollab Twin ist es auch möglich, Platzhalter als temporären Ersatz für Dokumente zu verwenden, die später hochgeladen werden sollen.
Platzhalter können auch über die Hochladeliste hochgeladen werden. Um eine Liste von Platzhaltern hochzuladen, befolgen Sie die gleichen Schritte und Spielregeln wie oben beschrieben. Allerdings müssen Sie nur die Datei mit der Upload-Liste (ohne Modelle) hochladen, da dies die Platzhalter für die zukünftigen Modelle sind.
Bei der Erstellung der Upload-Liste sollten die Metadaten-Felder, die sich auf die letzte Version beziehen, leer gelassen werden, da diese Information nicht im Voraus bestimmt werden kann. Alle hellblauen Spalten in der Excel-Liste, einschließlich der Felder Dateidaten, Dokumentendatum und alle Versionsdetails, sollten leer gelassen werden. Diese werden hinzugefügt, wenn die eigentlichen Modelle hochgeladen werden.
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