Erstellen und Hinzufügen einer Namenskonvention für Dokumente zu einer Projektphase

Erstellen und Hinzufügen einer Namenskonvention für Dokumente zu einer Projektphase

Innerhalb von BIMcollab Twin ist die Dokumentnummer sehr wichtig, da die gesamte Versionsverwaltung von entsprechenden Dokumentnummern abhängt.
Namenskonventionen für Dokumente sind wichtig, um Dateien strukturiert und konsistent zu organisieren. Gut strukturierte Namenskonventionen schaffen Klarheit über den Inhalt und den Kontext eines Dokuments.

Eine Dokumentennamenskonvention ist eine Reihe von Regeln, die zur einheitlichen Benennung von Projektdokumenten verwendet werden. Für alle, die in der aktiven Projektphase Dokumente hochladen, gelten dieselben Benennungsregeln.

Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um Dokumentbenennungsverbindungen für Ihr Projekt zu erstellen.

1. Erlauben Sie den Nutzern das Erstellen einer Namenskonvention

In Twin werden die Benutzerrechte für jede Projektphase über die Benutzerrolle verwaltet. Der erste Schritt besteht darin, die Funktion Dokumentennamenskonvention für die Benutzerrollen zu aktivieren, die in der Lage sein werden, Dokumentennamenskonventionen für Projektphasen zu erstellen und hinzuzufügen.
Navigieren Sie auf der Seite WebRaum-Einstellungen zur Registerkarte Benutzerrolle (1). Klicken Sie auf die gewünschte Benutzerrolle, und wählen Sie das Menü Berechtigungen (2). Wählen Sie Berechtigungen bearbeiten (3), aktivieren Sie die Funktion Dokumentbenennungskonventionen, und wählen Sie unten auf der Seite Speichern.



2. Erstellen Sie eine Benennungskonvention

Nutzer, denen Benutzerrollen zugewiesen sind, bei denen die Funktion Dokumentbenennungskonventionen aktiviert ist, können neue Konventionen erstellen und zu den erforderlichen Projektphasen in Twin hinzufügen.
Eine neue Benennungskonvention kann auf der Seite WebRaum-Einstellungen hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen (1) im linken Menü. Wählen Sie die Registerkarte Dokumentennamenskonvention (2) und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen (3 ) in der oberen rechten Ecke.



Es öffnet sich ein neues Menü, in dem Sie die neue Benennungskonvention erstellen können. Beginnen Sie damit, den Namen und die Beschreibung der Konvention hinzuzufügen.



Im nächsten Abschnitt wählen Sie die Struktur Ihrer Namenskonvention aus. Sie ist in die folgenden Metadatenfelder unterteilt: Unternehmen, Fachgebiet, Standort, Projekt und Projektphase.
Für alle aufgeführten Felder müssen Abkürzungen eingerichtet sein, damit sie in der Konvention verwendet werden können. Die Abkürzungen werden in den Registerkarten Einstellungen, Unternehmen, Standorte bzw. Projekt verwaltet.


Das Feld "Frei" ist für jede Konvention obligatorisch und wird als solches bereits in die Formel der Namenskonvention aufgenommen. Das Feld "Frei" ist ein eindeutiger Bezeichner für jedes Dokument, bestehend aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen.

Jedes Team sollte sich im Rahmen der Projekteinrichtung auf die Struktur der zu verwendenden Benennungskonvention sowie auf die Reihenfolge der Zeichen im Feld "Frei" einigen.


Um Ihre Namenskonvention zu erstellen, ziehen Sie ein beliebiges Feld in beliebiger Reihenfolge in die unten stehende Formel für die Namenskonvention und legen es dort ab. Sie können auch Trennzeichen wie Bindestrich (-), Unterstrich (_), Punkt (.) oder WebRaum ( ) verwenden, um die Felder voneinander zu trennen und besser lesbar zu machen. Sie können die Metadatenfelder und Begrenzungszeichen in beliebiger Reihenfolge anordnen, indem Sie sie in der Konvektion nach links oder rechts ziehen, oder sie aus der Formel entfernen, indem Sie auf das Symbol "x" klicken.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern am unteren Rand des Bildschirms.

Die Namenskonvention für das Dokument kann nachträglich bearbeitet werden, z. B. durch Ändern der Reihenfolge oder Entfernen von Feldern. Diese Änderungen gelten nur für zukünftige Dokumente, die bestehenden Dokumente bleiben gleich benannt.

Dokumentennamenskonventionen können gelöscht werden, oder es kann eine neue Namenskonvention für die Projektphase angewendet werden. In jedem Fall wirken sich die Änderungen nur auf die zukünftigen Dokumente aus!


3. Hinzufügen einer Benennungskonvention zu Ihrer Projektphase

Nach dem Erstellen müssen die Namenskonventionen zu den gewünschten Projektphasen hinzugefügt werden, damit sie angewendet werden können.

Wenn Sie auf der Projektseite den gewünschten Ort, das Projekt und die Projektseite ausgewählt haben, gehen Sie im linken Menü auf die Registerkarte Einstellungen (1) . Klicken Sie auf der Registerkarte Dokumentennamenskonvention (2) auf die Schaltfläche Hinzufügen (3), um eine neue Namenskonvention für diese Projektphase hinzuzufügen.


Wählen Sie eine Benennungskonvention aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Speichern.


4. Dokumente hochladen

Nachdem die Benennungskonvention erstellt und dem Projekt hinzugefügt wurde, kann sie nun auf Ihre Dokumente angewendet werden.

Neue Dokumente können von der Seite Dokumente aus hochgeladen werden, entweder manuell oder über die Liste Hochladen.

Beim manuellen Hochladen eines Dokuments müssen die Pflichtfelder manuell ausgefüllt werden. Die ausgewählten Werte werden automatisch in der Namenskonvention für die Dokumentennummer angezeigt.


Wird ein Dokument mit der gleichen Dokumentennummer hinzugefügt, wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass das hochgeladene Dokument als neue Version des bestehenden Dokuments mit der gleichen Dokumentennummer behandelt wird.



Wenn sich Dokumente in der Upload-Liste befinden, werden die Metadatenfelder automatisch entsprechend der Upload-Liste ausgefüllt. Alle Felder für den Dokumentennamen, einschließlich des freien Feldes, werden aus der Upload-Liste extrahiert und automatisch ausgefüllt. Wenn ein obligatorisches Metadatenfeld (mit einem '*'-Symbol gekennzeichnet) in der Upload-Liste fehlt, muss es manuell ausgefüllt werden.




    • Related Articles

    • Dokumente hochladen

      Oben rechts auf dem Bildschirm befindet sich die Schaltfläche zum Hinzufügen (1) von Dokumenten zu einer Projektphase. Der Pfad im Navigationsmenü (2) bestimmt den WebRaum, den Ort, das Projekt oder die Projektphase, in der die Dokumente platziert ...

    • Modul Dokumente

      Sie finden das Dokumentenmodul, indem Sie auf "Meine Projekte" gehen, eine Phase oder ein Projekt auswählen und in der linken Leiste die Option "Dokumente" wählen. In diesem Modul können alle Arten von Dateien klassifiziert und gespeichert werden. ...

    • Erste Schritte mit BIMcollab Twin für Administratoren

      Dieser Leitfaden beschreibt die Funktionalitäten und das Konfigurieren Ihres BIMcollab WebRaums. So können Sie im Handumdrehen loslegen. Ihr WebRaum wurde bereits von unserem Team aktiviert. Bei der Bestellung eines WebRaums wurden Sie gebeten, erste ...

    • Hinzufügen von Kommunikation

      Eine Frage, eine Notiz oder eine Aufgabe kann in BIMcollab Twin an zwei Stellen erstellt werden. 1. Dieallgemeine Kommunikation wird im Kommunikationsmodul des jeweiligen Projekts erstellt. 2. Elementspezifische Kommunikation kann auch hinzugefügt ...

    • Hinzufügen von Kommunikation zum Objekt(typ)

      Um die Kommunikation zu 3D-Objekten hinzuzufügen, gehen Sie zum Modul 3D-Objekte. Wenn das Modell geladen ist, wählen Sie in der Ansicht das Objekt (1), zu dem Sie die Kommunikation hinzufügen möchten. Öffnen Sie dann in der rechten Seitenleiste das ...