Erstellen und Hinzufügen einer Namenskonvention für Dokumente zu einer Projektphase

Erstellen und Hinzufügen einer Namenskonvention für Dokumente zu einer Projektphase

Innerhalb von BIMcollab Twin ist die Dokumentnummer sehr wichtig, da die gesamte Versionsverwaltung von entsprechenden Dokumentnummern abhängt.
Namenskonventionen für Dokumente sind wichtig, um Dateien strukturiert und einheitlich zu organisieren. Gut strukturierte Benennungskonventionen schaffen Klarheit über den Inhalt und den Kontext eines Dokuments. 

Eine Dokumentennamenskonvention ist eine Reihe von Regeln, die zur einheitlichen Benennung von Projektdokumenten verwendet werden. Die gleichen Benennungsregeln gelten für alle, die Dokumente in die aktive Projektphase hochladen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Namenskonventionen für Ihr Projekt zu erstellen.

1. Erstellen Sie eine Namenskonvention

Space-Administratoren können auf der Seite Space-Einstellungen eine neue Namenskonvention hinzufügen. Klicken Sie im linken Menü aufauf die Registerkarte Einstellungen (1) . Wählen Sie die Registerkarte Dokumentbenennungskonvention (2), und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen (3) in der oberen rechten Ecke.



Es öffnet sich ein neues Menü, in dem Sie die neue Benennungskonvention erstellen können. Fügen Sie zunächst den Namen und die Beschreibung der Konvention hinzu.



Im nächsten Teil wählen Sie die Struktur Ihrer Namenskonvention aus. Es ist in die folgenden Metadatenfelder unterteilt: Unternehmen, Fachgebiet, Standort, Projekt und Projektphase.
Für alle aufgelisteten Felder müssen Abkürzungen eingerichtet sein, damit sie in der Konvention verwendet werden können. Die Abkürzungen werden auf den Registerkarten Einstellungen, Unternehmen, Standorte bzw. Projekt verwaltet.

Das Feld "Frei" ist für jede Konvention obligatorisch und als solches bereits in der Formel der Namenskonvention enthalten. Das Feld Frei ist ein eindeutiger Bezeichner für jedes Dokument, der aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen besteht.

Jedes Team sollte sich im Rahmen des Projektaufbaus auf die Struktur der zu verwendenden Namenskonvention sowie auf die Reihenfolge der Zeichen des freien Feldes einigen.

Um Ihre Benennungskonvention zu erstellen, ziehen Sie ein beliebiges Feld in beliebiger Reihenfolge auf die unten stehende Formel für die Benennungskonvention und legen es dort ab. Sie können auch Trennzeichen wie Bindestrich (-), Unterstrich (_), Punkt (.) oder Leerzeichen ( ) verwenden, um die Felder voneinander zu trennen und sie lesbarer zu machen. Sie können die Metadatenfelder und Begrenzungszeichen in beliebiger Reihenfolge anordnen, indem Sie sie in der Konvektion nach links oder rechts ziehen, oder sie aus der Formel entfernen, indem Sie auf das Symbol "x" klicken.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern am unteren Rand des Bildschirms.

Die Namenskonvention des Dokuments kann nachträglich bearbeitet werden, z. B. durch Ändern der Reihenfolge oder Entfernen von Feldern. Diese Änderungen gelten nur für die zukünftigen Dokumente, die bestehenden Dokumente bleiben gleich benannt.

Benennungskonventionen für Dokumente können gelöscht werden, oder es kann eine neue Benennungskonvention auf die Projektphase angewendet werden. In jedem Fall wirken sich die Änderungen nur auf die zukünftigen Dokumente aus!


2. Fügen Sie eine Namenskonvention für Ihre Projektphase hinzu

Nach der Erstellung müssen den gewünschten Projektphasen Namenskonventionen hinzugefügt werden, die dann angewendet werden. Nur Benutzer in einer Benutzerrolle mit der Berechtigung, Dokumentbenennungskonventionen zu Projekten hinzuzufügen, können diese Aktion durchführen.

Wenn Sie auf der Projektseite den gewünschten Standort, das Projekt und die Projektseite ausgewählt haben, gehen Sie im linken Menü auf die Registerkarte Einstellungen (1) . Klicken Sie auf der Registerkarte Dokumentbenennungskonvention (2) auf die Schaltfläche Bearbeiten (3), um eine neue Benennungskonvention für diese Projektphase hinzuzufügen.


Wählen Sie eine Benennungskonvention aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Speichern.



3. Dokumente hochladen

Nachdem die Benennungskonvention erstellt und dem Projekt hinzugefügt wurde, kann sie nun auf Ihre Dokumente angewendet werden.

Neue Dokumente können auf der Seite Dokumente hochgeladen werden, entweder manuell oder über die Upload-Liste.

Beim manuellen Hochladen eines Dokuments müssen die Pflichtfelder manuell ausgefüllt werden. Die ausgewählten Werte werden automatisch in der Namenskonvention für die Belegnummer angezeigt.


Wenn ein Dokument mit der gleichen Dokumentnummer hinzugefügt wird, wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass das hochgeladene Dokument als neue Version des bestehenden Dokuments mit der gleichen Dokumentnummer behandelt wird.


Wenn sich Dokumente in der Uploadliste befinden, werden die Metadatenfelder automatisch entsprechend der Uploadliste ausgefüllt. Alle Felder für den Dokumentennamen, einschließlich des freien Feldes, werden aus der Uploadliste extrahiert und automatisch ausgefüllt. Wenn ein obligatorisches Metadatenfeld (mit einem '*'-Symbol gekennzeichnet) in der Upload-Liste fehlt, muss es manuell ausgefüllt werden.



    • Related Articles

    • Dokumente hochladen

      Oben rechts auf dem Bildschirm befindet sich die Schaltfläche zum Hinzufügen (1) von Dokumenten zu einer Projektphase. Der Pfad im Navigationsmenü (2) bestimmt den WebRaum, den Ort, das Projekt oder die Projektphase, in der die Dokumente platziert ...

    • Modul Dokumente

      Sie finden das Dokumentenmodul, indem Sie auf "Meine Projekte" gehen, eine Phase oder ein Projekt auswählen und in der linken Leiste die Option "Dokumente" wählen. In diesem Modul können alle Arten von Dateien klassifiziert und gespeichert werden. ...

    • Briefmarken erstellen

      In BIMcollab Twin können Stempel über einen geplanten Schritt in einem Workflow zu PDF-Dokumenten hinzugefügt werden Arbeitsablauf wo sie verschiedene Informationen darstellen können. Es ist nur möglich, Dokumente im PDF-Format mit Stempeln zu ...

    • Erste Schritte mit BIMcollab Twin für Administratoren

      Dieser Leitfaden beschreibt die Funktionalitäten und das Konfigurieren Ihres BIMcollab WebRaums. So können Sie im Handumdrehen loslegen. Ihr WebRaum wurde bereits von unserem Team aktiviert. Bei der Bestellung eines WebRaums wurden Sie gebeten, erste ...

    • Dokumente herunterladen

      Dieser Artikel enthält eine Kurzanleitung zum Herunterladen und Zugreifen auf Dokumente in BIMcollab Twin. Beginnen Sie mit der Suche nach den benötigten Dokumenten. Sobald Sie sich im richtigen Projekt und in der richtigen Phase (1) befinden, gehen ...