Dokument-Platzhalter

Dokument-Platzhalter

Wenn Sie Ihre Dokumente in BIMcollab Twin hochladen, können Sie einen Platzhalter für ein Dokument verwenden, anstatt es sofort zu diesem Zeitpunkt hochzuladen. Diese enthalten alle relevanten Informationen über das Dokument, ermöglichen es Ihnen aber, den eigentlichen Upload der Datei zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen.
Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten im Dokumentenmodul finden Sie in diesem Artikel: Dokumente hochladen

Einen Platzhalter erstellen

Platzhalter können auf zwei Arten erstellt werden: entweder durch manuelles Hinzufügen einzelner Platzhalter oder durch die Verwendung einer Upload-Liste zur Erstellung mehrerer Platzhalter.

Platzhalter manuell hinzufügen

Um einen Dokumentplatzhalter hinzuzufügen, navigieren Sie zunächst zu der Projektphase, der Sie ihn hinzufügen möchten.
  1. Klicken Sie im Modul Dokumente auf die Schaltfläche "Zur Projektphase hinzufügen" in der oberen rechten Ecke.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche "Platzhalter". Sie müssen in diesem Stadium keine Datei hinzufügen.


  3. Ihre persönliche Warteschlange wird dann aktualisiert und enthält den soeben erstellten Platzhalter.
    Wählen Sie den/die Platzhalter aus, dem/denen Sie Informationen hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen".


  4. Füllen Sie die Metadaten genauso aus, wie Sie es bei einem normalen Dokumenten-Upload tun würden. Alle erforderlichen Felder sind mit einem Sternchen "*" gekennzeichnet.

    Sie können auch eine Benachrichtigung hinzufügen, die an ein Teammitglied gesendet wird.


  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" am unteren Rand der Seite, wenn Sie fertig sind.
  6. Sie erhalten dann eine Übersicht über alle erstellten Dokumentplatzhalter. Klicken Sie auf "Weiter", um zur Hauptseite der Dokumente zurückzukehren.


  7. Der Platzhalter wird mit einem "" Symbol neben dem Dokumentnamen hinzugefügt. Alle Informationen bezüglich des Dokumentendatums, des Versionsdatums, der Versionsnummer, der Versionsbeschreibung oder des Status bleiben unausgefüllt, bis ein Dokument tatsächlich hochgeladen wird.


Mehrere Platzhalter aus der Upload-Liste hinzufügen

Um Platzhalter hinzuzufügen, ohne die Metadaten für jede Datei beim Hochladen hinzuzufügen, können Sie eine Upload-Liste verwenden, die auf der Grundlage der in der Excel-Datei angegebenen Dokumentinformationen Platzhalter in großen Mengen hinzufügt.

Um eine Upload-Liste zu erstellen, müssen Sie zunächst die Excel-Vorlagendatei herunterladen, die Sie hier finden. Geben Sie dann alle Dokumentinformationen für die Platzhalter ein, die Sie erstellen möchten. 
Um mehr über die Verwendung der Excel-Vorlage Upload-Liste zu erfahren, können Sie diesen Artikel lesen: Upload-Liste
Bei der Erstellung der Upload-Liste sollten die Metadaten-Felder, die sich auf die letzte Version beziehen, für Platzhalter leer gelassen werden, da diese Informationen nicht im Voraus bestimmt werden können. Alle hellblauen Spalten in der Excel-Liste, einschließlich der Felder Dateidaten, Dokumentendatum und alle Versionsdetails, sollten leer gelassen werden. Diese werden hinzugefügt, wenn die eigentlichen Modelle hochgeladen werden.


  1. Navigieren Sie zur gewünschten Ebene Ihres Projekts (Standort, Projekt oder Phase) und klicken Sie im Modul Dokumente auf die Schaltfläche "Hinzufügen" in der oberen rechten Ecke.
  2. Ziehen Sie die von Ihnen erstellte Upload-Listendatei per Drag & Drop in das Feld Dokumente hinzufügen oder wählen Sie diese aus.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen".
  4. Überprüfen Sie alle potenziellen Benachrichtigungen oder Informationen zu den neuen Platzhaltern, die hochgeladen wurden.


  5. Klicken Sie auf der gleichen Seite auf die Schaltfläche "Zur persönlichen Warteschlange".
  6. Klicken Sie auf "Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen", um alle Metadaten zu überprüfen, die aus der Upload-Liste importiert wurden.



  7. Klicken Sie auf "Speichern", nachdem Sie die Informationen für die Dokumente in Ihrer Warteschlange hinzugefügt oder angepasst haben.
  8. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf "Weiter".

  9. Nun können Sie zur Dokumentenübersicht zurückkehren, wo Sie die neu hinzugefügten Dokumentplatzhalter finden.


Persönliche Warteschlange
Sie können Ihre ausstehenden Dokumentplatzhalter jederzeit einsehen, indem Sie im Dokumentenmodul die Schaltfläche "Persönliche Warteschlange" auswählen. In diesem Abschnitt werden alle Platzhalter angezeigt, die zusätzliche Informationen benötigen, bevor sie hochgeladen und der Dokumentenliste hinzugefügt werden können.


Wenn Sie Ihre persönliche Warteschlange anzeigen, können Sie jeden Platzhalter entfernen, indem Sie ihn markieren und die Schaltfläche  wählen.


Es ist möglich, Platzhalter in großen Mengen zu bearbeiten , indem Sie sie in Ihrer persönlichen Warteschlange mehrfach auswählen. Wenn Sie dann "Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen" wählen, können die Informationen für jeden Platzhalter auf derselben Seite ausgefüllt werden.




Info
Es ist möglich, To-do-Elemente wie Notizen, Fragen oder Aufgaben zu Platzhaltern hinzuzufügen, bevor eine Dokumentversion hochgeladen wird. Auf diese Weise können die Dokumentinhalte besprochen werden, bevor sie überhaupt erstellt werden.
Weitere Informationen zur Verwendung von To-dos für die Kommunikation zu Ihren Dokumenten finden Sie in diesem Artikel: Modul To do's


Dokument auf Platzhalter hochladen

Sobald Sie bereit sind, Ihre Dokumente für BIMcollab Twin freizugeben, können Sie sie in die von Ihnen bereits erstellten Platzhalter hochladen. Genau wie bei der Erstellung der Platzhalter selbst können Sie auch hier Dokumente entweder manuell oder über eine Upload-Liste hinzufügen.

Manuelles Hinzufügen von Dokumenten zum Platzhalter

  1. Klicken Sie auf die Dokumentnummer des Platzhalters, in den Sie ein Dokument hochladen möchten.
  2. Gehen Sie auf die Registerkarte Versionen (1) und klicken Sie auf die Schaltfläche "Version hinzufügen" (2).


  3. Das Feld für die Dokumentennummer wird automatisch ausgefüllt, da Sie diese zuvor angegeben haben.
    Füllen Sie die mit einem Sternchen "*" gekennzeichneten Pflichtangaben aus:
    1. Hochladen der Datei (1)
    2. Geben Sie eine Versionsnummer an (2)
    3. Versionsdatum hinzufügen (3)
    4. Geben Sie einen Status an (4)

  4. Wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" (5).
  5. Es erscheint die Seite "Erstellte Dokumente", auf der alle erstellten Dokumente zusammengefasst sind. Dazu gehören ihre Versionsnummern und ob sie mit Arbeitsabläufen verbunden sind.
    Klicken Sie auf "Weiter", um zur Seite mit den Dokumenten zurückzukehren.


  6. Es wurde nun eine Dokumentversion hinzugefügt, und der Platzhalter wird nun als reguläres Dokument in Ihrer Dokumentenliste betrachtet.

Mehrere Dokumente zu Platzhaltern aus der Upload-Liste hinzufügen

Wenn Sie mit Hilfe einer Upload-Liste Dokumente in großen Mengen hochladen möchten, können Sie diese auch verwenden, um Dokumente zu mehr als einem Platzhalter auf einmal hinzuzufügen.
  1. Bearbeiten Sie zunächst Ihre Excel-Tabelle " Upload-Liste" und ergänzen Sie die fehlenden Informationen in den blauen Zellen:Dateiname, Dokumentdatum und Versionsangaben

Der Dateiname sollte genau mit dem Dateinamen des Dokuments übereinstimmen und die Erweiterung des Dateityps enthalten (z. B. .pdf).
      2. Speichern Sie die Excel-Datei.
      3. Navigieren Sie in Twin zu dem Ort, dem Projekt oder der Phase, an dem/der sich Ihre Platzhalter befinden, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen zu".


      4. Ziehen Sie die Datei(en) per Drag & Drop oder wählen Sie sie zusammen mit der Upload-Liste aus, um sie hochzuladen.


      5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen".
      6. Überprüfen Sie die Informationen und eventuelle Benachrichtigungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zur persönlichen Warteschlange gehen".


      7. Markieren Sie die Dokumente, denen Sie Informationen hinzufügen möchten, und wählen Sie dann die Schaltfläche "Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen".
      

      8. Bestätigen Sie die zusätzlichen Metadaten, die in der Upload-Liste für Dateiname, Dokumentdatum und Versionsdetails hinzugefügt wurden. Alle erforderlichen Felder sind mit einem Sternchen "*" gekennzeichnet.
      9. Sie können auch eine Benachrichtigung hinzufügen, die an ein Teammitglied gesendet wird.
      


      10. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" am unteren Rand der Seite, wenn Sie fertig sind.
      11. Es erscheint die Seite "Erstellte Dokumente", auf der alle erstellten Dokumente zusammengefasst sind. Dazu gehören ihre Versionsnummern (wie in der Upload-Liste angegeben) sowie die Angabe, ob sie mit Workflows verbunden sind.
Klicken Sie auf "Weiter", um zur Seite mit den Dokumenten zurückzukehren.
            
      12. Die Platzhalter werden nun als reguläre Dokumente in Ihrer Dokumentenliste betrachtet.
      
      

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